Berufsbild Travel Manager

Für Travel Manager gibt es derzeit weder in Deutschland noch europaweit ein anerkanntes Berufsbild. Der VDR hat daher 1998 eine Bildungsoffensive gestartet. Mit dem CTM-Certified Travel Manager™ hat der VDR ein Weiterbildungs- und Studienkonzept geschaffen, das einzigartig in Deutschland ist. Ziel der Bildungsinitiative ist es unter anderem, dem Berufsbild des Travel Managers noch mehr Profil durch einen staatlich anerkannten Abschluss zu geben. Ein Ausbildungsberuf zum Travel bzw. Mobility Manager ist mittelfristig zu etablieren.

Eingliederung des Travel Managements im Unternehmen

Die vom Travel Manager geleitete Abteilung war früher meist als "Reisestelle" bekannt. Die heute gängigen Bezeichnungen reichen von Dienstreiseservice über Business Travel Center bis hin zu Corporate Mobility Service. In großen Unternehmen ist das Travel Management häufig innerhalb des Personalbereiches, im Bereich Finanzen oder auch im Einkauf angesiedelt. In Unternehmen mit geringerem Reiseaufkommen obliegen die Organisation von Geschäftsreisen und die damit verbundenen Aufgaben oftmals den Chefsekretariaten. Die Anzahl der Unternehmen, die einen Travel Manager beschäftigen sowie einen eigenen Funktionsbereich Travel Management installiert haben, ist in den letzten Jahren gestiegen. (VDR-Geschäftsreiseanalyse 2010)

Ziele des Travel Managements

Zu den wichtigsten Zielen des Travel Managements zählen die direkten Kosteneinsparungen, gefolgt von der Zufriedenheit der Geschäftsreisenden. Die Zufriedenheit der Geschäftsreisenden wird beispielsweise durch die eingekauften Leistungen, durch die Organisation des Buchungs- und Abrechnungsprozesses sowie durch den Umgang mit Problemen während der Reise beeinflusst. Weitere Ziele des Travel Managements stellen die effiziente Durchführung der Geschäftsreise, indirekte Kosteneinsparungen durch eine effiziente Prozessorganisation, Sicherstellung einer dem Unternehmen angemessenen Reisequalität sowie die Transparenz des Bereichs Geschäftsreisen hinsichtlich Organisation, Volumen und Kosten dar. (VDR-Geschäftsreiseanalyse 2010)

Aufgaben des Travel Managements

Der Travel Manager unterstützt strategisch die eigentliche Geschäftstätigkeit des Unternehmens und ist Dienstleister in einer Wertschöpfungskette. Zu den Kernaufgaben des Travel Managers gehören:

• Verhandlungen mit Leistungsträgern und Reisebüros
• Festlegung bevorzugter Vertragspartner
• Festlegung der Reiserichtlinien
• Vertragsgestaltung
• Optimierung des Einkaufs aller Reiseleistungen (Bündelung der Nachfrage) mit dem Ziel einer Minimierung der entstehenden Kosten oder der Verbesserung des Leistungsstandards ohne gleichzeitige Erhöhung des Aufwands
• Qualitätskontrolle
• Interne Kommunikation

Qualität und Sicherheit der Reiseleistungen sowie ein exzellenter und flexibler Service für den Reisenden stehen dabei ebenso im Vordergrund wie der quantifizierbare, wirtschaftliche Nutzen. Der Travel Manager wird zunehmend zum Mobilitätsmanager, denn häufig ergänzen folgende Aufgaben die oben genannten Kernaufgaben:

• Reisekostenabrechnung, d.h. jede einzelne Transaktion mit einem Beginn- und Enddatum: Üblicherweise erhält jede Reisekostenabrechnung eine eindeutige, nur einmalig vergebene Nummer. Diese stellt gleichzeitig die Transaktion dar. Unabhängig davon, ob die Reisekostenabrechnung als Einzel- oder Sammelabrechnung eingereicht wurde, ist somit die Anzahl der Geschäftsreisen anhand der einmaligen Transaktionsnummer pro Reise feststellbar.
• Veranstaltungsmanagement, d.h. im Zusammenhang des betrieblichen Geschäftsreise-Managements insbesondere der Einkauf der Reiseleistungen, zum Beispiel für Arbeitskreise, Ausstellungen, Besprechungen, Fortbildungsveranstaltungen, Gesprächskreise, Konferenzen, Kongresse, Meetings, Messen, Produkt- und Präsentations-Events, Symposien, Seminare sowie Tagungen.
• Fuhrparkmanagement (auch Flottenmanagement oder Fleet Management), d.h. strategische Planung und operative Steuerung der Mobilitätsanforderungen eines Fuhrparks unter Berücksichtigung der übergeordneten betrieblichen Zielsetzungen.
• Relocation Services, d.h. im Zusammenhang des betrieblichen Geschäftsreise-Managements: Organisation längerfristiger Ortswechsel von Mitarbeitern.
• Mobile Kommunikation (VDR-Geschäftsreiseanalyse 2010)
• Auf Geschäftsreisen bezogene Versicherung / Sicherheit
  (VDR-Geschäftsreiseanalyse 2012)

Der Travel Manager muss über aktuelle Kenntnisse des Geschäftsreisemarktes verfügen, Managementfähigkeiten besitzen, IT-Kenntnisse haben, betriebswirtschaftliche Zusammenhänge kennen, ein Team führen können und - last but not least - zumindest Englisch als Fremdsprache beherrschen.

Stand: Mai 2012