VDR-Leitfaden: Veranstaltungsrichtlinie

Nach der Reaktivierung des Fachausschusses MICE im Mai 2013 setzte sich der Expertenkreis gleich ein großes Ziel: es sollte ein Leitfaden für die Erstellung einer Veranstaltungsrichtlinie erstellt werden, der die VDR-Mitgliedsunternehmen bei der individuellen Erarbeitung einer Richtlinie im eigenen Unternehmen unterstützt.

Der endgültige Abschluss des neuen VDR-Standardinstruments des Fachausschusses MICE erfolgte dann im Juli 2015. Es besteht aus mehreren Teilen:

1. Vorbereitung und Voraussetzung für die Einführung einer Veranstaltungsrichtlinie

Bevor mit der Erstellung der Veranstaltungsrichtlinie begonnen werden kann, bedarf es einiger Vorbereitungen und Voraussetzungen, wie bspw. einer umfangreichen IST-Analyse. Eine beispielhafte Vorgehensweise können Sie dem Dokument "Vorbereitung und Voraussetzung für die Einführung einer Veranstaltungsrichtlinie" entnehmen.

2. Fragebogen zur Erstellung einer IST-Analyse

Ergänzung zum Dokument "Vorbereitung und Voraussetzung für die Einführung einer Veranstaltungsrichtlinie" mit Praxisbeispielen und einem Interviewleitfaden.

3. Leitfaden zur Erstellung einer Veranstaltungsrichtlinie

Nachdem wichtige Voraussetzungen erfüllt und notwendige Vorbereitungen getroffen wurden, kann mit der Erstellung der Veranstaltungsrichtlinie begonnen werden. Dabei muss auf diverse Punkte, wie bspw. Compliance oder Datenschutz eingegangen werden.

4. Leitfaden Compliance im Veranstaltungsbereich

Das Thema „Compliance–Richtlinie“ ist im Veranstaltungssegment breit gefächert. Neben unternehmensinternen Vorgaben bietet der Leitfaden „Compliance im Veranstaltungsbereich“ praxisbezogene Informationen und Beispiele, die helfen, das Thema innerhalb der individuellen Veranstaltungsrichtlinie richtig zu handhaben. Bitte beachten Sie, dass der Leitfaden keine juristische Beratung ersetzt.

Zur Verfügung gestellt von: Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren e.V.

5. Kriterienkatalog zur Auswahl einer Veranstaltungs-Einkaufslösung

Neben den oben aufgeführten Dokumenten hat der VDR-Fachausschuss MICE einen Kriterienkatalog zur Auswahl einer Veranstaltungs-Einkaufslösung erstellt.

Der 184 Punkte umfassende Kriterienkatalog zur Auswahl einer Veranstaltungs-Einkaufslösung benennt die Eigenschaften, die ein solches Tool bei Einführung im Unternehmen mitbringen sollte. Vor der Nutzung durch ein Unternehmen muss dieser an die betrieblichen Anforderungen angepasst werden.

6. Glossar

Definitionen wichtiger Begriffe aus dem Veranstaltungsbereich nach Prof. Dr. Hans Rück, Hochschule Worms (Mitglied im VDR-Fachausschuss MICE).

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Christina Konkol | VDR
Christina KonkolReferentin Messe- und Veranstaltungsorganisation