VDR-Travel Arranger

05
Nov

Frankfurt am Main

05.11.2018 bis 07.11.2018
Seminarziele

Bei der Geschäftsreiseanalyse 2017 waren erneut rund 20 % der Interviewpartner im Vorstands-/Chefsekratariat/Asstistenzbereich angesiedelt. Besonders für Assistentinnen in kleinen und mittelständischen Unternehmen bedeutet dies oft zusätzlich zum Tagesgeschäft die Aufgabe, Geschäftsreisen zu planen, zu organisieren und abzurechnen.

Bei den täglichen Buchungen sind Sie meist sehr versiert, doch es fehlt die Zeit sich über neue Entwicklungen oder Möglichkeiten in der Branche zu informieren. Manche wünschen sich Ideen für andere Organisationsstrukturen oder auch den Austausch mit anderen Personen in gleicher Funktion in anderen Unternehmen.

An Sie richtet sich unser Seminar für Travel Arranger. Unsere Dozenten kennen die Herausforderungen bei der Reiseorganisation und bei dem Thema Fürsorgepflichten und Reisesicherheit. Sie zeigen Ihnen, wie Sie diese Aufgabe systematisch und professionell erledigen. Sie erhalten wertvolle Ideen über das operative Tagesgeschäft hinaus.

Im Fokus der ersten beiden Tage steht die Erarbeitung einer Strategie von serviceorientierten Abläufen bei der Planung, Buchung und Abrechnung von Reisen. Am dritten Tage erhalten Sie umfassende Informationen zum Thema Fürsorgepflichten für Sie als Travel Arranger. Das interaktive Praxistraining beinhaltet ebenfalls das angepasste Wahrnehmen, professionelle Erkennen und Einschätzen von möglichen Gefahrensituationen (Basic Awareness). Sie erhalten Informationen und präventive Möglichkeiten die Sie Ihren Reisenden mit auf den Weg geben können. Weiterhin erfahren Sie ein angepasstes Wissen über allgemeine Kriminalität, Straßenkriminalität, Trickdiebstahl, Diebstahl, Raub, Entführungen etc.

Ihr Nutzen

Sie werden anschließend in der Lage sein, die notwendigen Schritte zu planen und umzusetzen, um den angebotenen Service für die Reisenden modern und sicher zu gestalten und Ihre eigene Arbeit in allen Bereichen effizient zu erledigen.

Seminarinhalte
Tag 1 & 2:
  • Organisation und Planungsprozess
  • Die Assistentin als Travel Manager: Rolle und Aufgaben
  • Differenzierung: operatives-strategisches Travel Management
  • Organisation von Geschäftsreisen im Tagesgeschäft
  • Unternehmensinterne Antrags- und Genehmigungsprozesse kritisch betrachten und effizient gestalten
  • Formulare und deren Nutzen z.B. Reisemittelbestellung, -antrag, -plan, Profile
  • Buchung und Einkauf von Reiseleistungen (Wo buche ich welche ServicesAnbieter vergleichen hilft Kosten sparen, Gibt es ihn: den sicheren Weg zum günstigsten Tarif?)
  • Booking Engine - Umfassende Internetportale für Geschäftsreisen: Unterschiede, Risiken, Chancen
  • Effekte von differenzierten Buchungswegen
  • Einkauf von Reiseleistungen
  • Zusammenarbeit mit Dienstleistern
  • Zusammenarbeit mit Ihrem Reisebüro: Vertrauen oder Kontrolle?
  • Nützliche Apps für unterwegs
  • Zahlungswege und deren Effekte
  • Abrechnung von Geschäftsreisen: Was ist zu beachten und wie können Sie die korrekte Abrechnung schon vor Reiseantritt beeinflussen.
  • Gesamtkosten einer Reise „total cost of trip“ - Tools für die Reisekostenabrechnung.
  • Beachtung von unternehmensinternen Reiskostenrichtlinien.
  • Einige gesetzliche Vorgaben im Steuerrecht
  • Controlling: Kennzahlen, die man kennen sollte und wie man sie erhalten kann.
Tag 3: interaktives Praxistraining
Allgemeines
  • Bedeutung Reisesicherheit
  • World Risk Map/ Overview
Reisevorbereitung – nützliche Informationsquellen
  • Frei zugängliche Informationsquellen, Anlaufstellen
  • Überblick über relevante Gesundheitsrisiken
  • Überblick über relevante Sicherheitsrisiken
Während der Reise
  • Verhalten im Hotel
  • Lokaler Transport (Taxi, Mietwagen, Öffentliche Verkehrsmittel, Meet & Greet)
  • Sicherheitsaspekte der reisenden Frau, insb. in muslimischen Ländern
  • Gefahrenerkennung und -vermeidung
  • Verhalten in der Freizeit
  • Umgang mit Zahlungsmitteln
Verhalten in Notsituationen/Notfällen
  • Stress und Stressbewältigung
  • Wahrnehmung und Wahrnehmungsfehler (Fremd- und Eigenwahrnehmung)
  • Viktimisierung (Opferwerdung)
  • Modus Operandi (Vorgehen des Täters bei der Tatplanung und –ausführung)
  • Konflikterkennung und -vermeidung (Rollenspiele)
  • Praktische Umsetzungsmöglichkeiten zum sicherheitsgerechten Verhalten
  • Konterstrategien bei Übergriffen auf Frauen, Belästigungen, sexualisierte Gewalt, politischen Unruhen, Demonstrationen etc.
  • Umgang mit staatlichen Autoritäten
  • Krankheitsfälle, Reiseapotheke
Zielgruppe
• MitarbeiterInnen aus kleinen und mittelständischen Unternehmen, die (bisher) kein umfassendes Travel Risk Management haben
• MitarbeiterInnen aus Reisestellen
• AssistentInnen, SekretärInnen und SachbearbeiterInnen mit der Aufgabenstellung Reisen für Einzelpersonen oder Teams zu planen und zu buchen
• Alle mit der Organisation von Geschäftsreisen betrauten MitarbeiterInnen in Unternehmen
Termin
05.11.2018 bis 07.11.2018

Weitere Termine

Veranstaltungsort
VDR-Akademie
c/o VDR Service GmbH
Darmstädter Landstraße 125
60598 Frankfurt am Main
Dauer
3-tägiger Praxis-Workshop
Preis
zzgl. gesetzlicher MwSt.
EUR 1.490,-

Für VDR-Mitglieder
EUR 1.350,- (Basis/Klassik)
EUR 1.300,- (Premium)
Eingeschlossene Leistungen
» Seminargetränke
» Kaffeepausen
» Mittagessen
» Seminardokumentation
» Arbeitsmaterial
» Akademie-Sekretariat
Zusätzliche Informationen
» Anreise & Übernachtung