Berufsbild Travel Manager

Für Travel Manager gab es lange weder in Deutschland noch europaweit ein anerkanntes Berufsbild. Der VDR hat daher 1998 eine Bildungsoffensive gestartet. Das Berufsbild „Tourismuskauffrau/-kaufmann (Kauffrau/Kaufmann für Privat- und Geschäftsreisen)“, bei dessen Neuordnung der VDR 2011 entscheidend mitgewirkt hat, bildet die Grundlage für eine Ausbildung im Bereich Business Travel. Das Portfolio der VDR-Akademie vervollständigt das Aus- und Weiterbildungsangebot im Bereich geschäftliche Mobilität.

Eingliederung des Travel Managements im Unternehmen

Die vom Travel Manager geleitete Abteilung war früher meist als „Reisestelle“ bekannt. Die heute gängigen Bezeichnungen reichen von Dienstreiseservice über Business Travel Center bis hin zu Corporate Mobility Service. In großen Unternehmen ist das Travel Management häufig innerhalb des Personalbereiches, im Bereich Finanzen oder auch im Einkauf angesiedelt. In Unternehmen mit geringerem Reiseaufkommen obliegen die Organisation von Geschäftsreisen und die damit verbundenen Aufgaben oftmals den Chefsekretariaten. Die Anzahl der Unternehmen, die einen Travel Manager mit eigenem Verantwortungsbereich beschäftigen, ist in den vergangenen Jahren stets gestiegen. (VDR-Geschäftsreiseanalyse 2014) Vor allem die größeren Unternehmen, die quantitativ und qualitativ mehr zu managen haben, schätzen die Vorteile eines professionalisierten Geschäftsreisemanagements. Zum Kernbereich Reisen kommen oft die Aufgaben Reisekostenabrechnung, Veranstaltungsmanagement sowie Versicherung/Sicherheit/Gesundheit hinzu. Das heißt: Für die Anforderungen an die bedarfsgerechte Mobilität von morgen müssen schon heute Kompetenzen im Travel Management geschaffen werden. Erster empfohlener Schritt ist die Nutzung von Synergien in den Bereichen Reise-, Fuhrpark- und Veranstaltungsmanagement, um die Strategien für eine optimale geschäftliche Mobilität ressort- und abteilungsübergreifend aufzusetzen.

Ziele des Travel Managements

Zu den wichtigsten Zielen des Travel Managements zählen die direkten Kosteneinsparungen, gefolgt von der Zufriedenheit der Geschäftsreisenden. Diese wird unter anderem durch die eingekauften Leistungen, durch die Organisation des Buchungs- und Abrechnungsprozesses sowie durch den Umgang mit Problemen während der Reise beeinflusst. Weitere Ziele des Travel Managements stellen die effiziente Durchführung der Geschäftsreise, indirekte Kosteneinsparungen durch eine effiziente Prozessorganisation sowie die Transparenz des Bereichs Geschäftsreisen hinsichtlich Organisation, Volumen und Kosten dar. (VDR-Geschäftsreiseanalyse 2010)

Aufgaben des Travel Managements

Der Travel Manager unterstützt strategisch die eigentliche Geschäftstätigkeit des Unternehmens und ist Dienstleister in einer Wertschöpfungskette. Zu den Kernaufgaben des Travel Managers gehören:

  • Verhandlungen mit Leistungsträgern und Reisebüros
  • Festlegung bevorzugter Vertragspartner
  • Festlegung der Reiserichtlinien
  • Vertragsgestaltung
  • Optimierung des Einkaufs aller Reiseleistungen (Bündelung der Nachfrage) mit dem Ziel einer Minimierung der entstehenden Kosten oder der Verbesserung des Leistungsstandards ohne gleichzeitige Erhöhung des Aufwands
  • Qualitätskontrolle
  • Interne Kommunikation

Qualität und Sicherheit der Reiseleistungen sowie ein exzellenter und flexibler Service für den Reisenden stehen dabei ebenso im Vordergrund wie der quantifizierbare, wirtschaftliche Nutzen. Der Travel Manager wird zunehmend zum Mobilitätsmanager, denn häufig ergänzen folgende Aufgaben die oben genannten Kernaufgaben (Rangfolge nach Häufigkeit laut VDR-Geschäftsreiseanalyse 2014):

  • Reisekostenabrechnung, d.h. jede einzelne Transaktion mit einem Beginn- und Enddatum: Üblicherweise erhält jede Reisekostenabrechnung eine eindeutige, nur einmalig vergebene Nummer. Diese stellt gleichzeitig die Transaktion dar. Unabhängig davon, ob die Reisekostenabrechnung als Einzel- oder Sammelabrechnung eingereicht wurde, ist somit die Anzahl der Geschäftsreisen anhand der einmaligen Transaktionsnummer pro Reise feststellbar.
  • Veranstaltungsmanagement, d.h. im Zusammenhang mit dem betrieblichen Geschäftsreise-Management insbesondere der Einkauf der Reiseleistungen, zum Beispiel für Arbeitskreise, Ausstellungen, Besprechungen, Fortbildungsveranstaltungen, Gesprächskreise, Konferenzen, Kongresse, Meetings, Messen, Produkt- und Präsentations-Events, Symposien, Seminare und Tagungen.
  • Auf Geschäftsreisen bezogene Versicherung / Sicherheit
    Fuhrparkmanagement (auch Flottenmanagement oder Fleet Management), d.h. strategische Planung und operative Steuerung der Mobilitätsanforderungen eines Fuhrparks unter Berücksichtigung der übergeordneten betrieblichen Zielsetzungen.
  • Mobile Kommunikation
  • Relocation Services, d.h. im Zusammenhang mit dem betrieblichen Geschäftsreise-Management die Organisation längerfristiger Ortswechsel von Mitarbeitern.

Der Travel Manager muss über aktuelle Kenntnisse des Geschäftsreisemarktes verfügen, Managementfähigkeiten besitzen, IT-Kenntnisse haben, betriebswirtschaftliche Zusammen­hänge kennen, ein Team führen können und – last but not least – zumindest Englisch als Fremdsprache beherrschen.

 

Stand Januar 2017