Arbeitsvorlagen und Standardinstrumente

Im Rahmen von Fachausschüssen werden von Mitgliedern für Mitglieder Tools wie Checklisten und Leitfäden entwickelt – Hilfsmittel für die tägliche Arbeit.

Neu: Die Vorschau zur VDR-Kennzahlen-Übersicht

Die wichtigsten Kennzahlen im Mobilitätsmanagement hat der VDR in einem Standardinstrument zusammengetragen. Die Vorschau zeigt auch Nicht-Mitgliedern was die VDR-Kennzahlen-Übersicht zu bieten hat.

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Diese Standardinstrumente stehen auch Nicht-Mitgliedern zur Verfügung: 

  VDR-Leitfaden Travel Management -NEU-
Unterstützung bei der Gestaltung eines Travel Management.
   
BahnCard Business Rechner
"Wirtschaftsrechner"
   
VDR-Wegweiser Nachhaltigkeit: Leitfaden
Übersichten und verständliche Vorschläge zur Planung und Umsetzung eines nachhaltigen Travel Managements.
   
VDR-Standard CO2-Berechnung Geschäftsreise
Bilanzierung und Analyse des CO2-Austoßes aller Geschäftsreiseaktivitäten.
   
VDR-Übersichtstabelle zu den Änderungen im Reisekostenrecht seit 1. Januar 2014
Vergleichende Darstellung der Änderungen im Reisekostenrecht 2013-2014.
 
Vorschau VDR-Kennzahlen-Übersicht
Die wichtigsten Kennzahlen im Mobilitätsmanagement hat der VDR in einem Standardinstrument zusammengetragen. Die Vorschau zeigt auch Nicht-Mitgliedern was die VDR-Kennzahlen-Übersicht zu bieten hat.

 

 

Zahlreiche weitere Arbeitsvorlagen und Standardinstrumente stehen VDR-Mitgliedern im geschützten Bereich zur Verfügung:

Exklusiver Inhalt nur für VDR-Mitglieder 

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Allgemeine

Auslands-Geschäftsreise: Flyer "Ratschläge für Ihre Geschäftsreisen im Ausland"
Der Flyer "Ratschläge für Ihre Geschäftsreisen im Ausland" bietet Ihren Reisenden wertvolle Tipps zu Verhaltensweisen im Ausland. Es geht um Themen wie Smalltalk und Körpersprache, Zeitvorstellungen und Tabuthemen, adäquate Kleidung, die Wahl der Ansprechpartner und Notfallvorsorge.

VDR-Checkliste Bonusprogramme
Die Checkliste gibt eine vorläufige Empfehlung und Hilfestellung für den Umgang mit Bonusprogrammen in Unternehmen

VDR-Checkliste Reiserichtlinie
Die „Checkliste Reiserichtlinie“ dient als Leitfaden für die Überarbeitung/Überprüfung von Reiserichtlinien. Bei der Neuerstellung einer Reiserichtlinie leistet sie einen umfassenden Überblick, welche Themen möglich sind und sich in einer Richtlinie entsprechend wiederfinden können.

Globales Travel Management: Leitfaden zum Einstieg
Dieser Leitfaden gibt einen ersten Einstieg in das Thema „Globales Travel Management“ geben. Er zeigt auf, welche Vorüberlegungen angestellt werden sollten, um die Chancen und Risiken dieses Projektes abzuwägen. Außerdem zeigt er, welche Aufgaben und Prozessschritte bei der Einführung eines globalen Travel Managements Beachtung finden sollten.

Leistungsträgereinladungen: Leitfaden „Verhaltensmaßnahmen bei Einladungen von Leistungsträgern“
Wo liegt die legale Grenze zwischen Werbung als Grundlage des freien Wettbewerbs einerseits und unlauteren Verkaufsfördermaßnahmen als Bestechung im Sinne des Strafgesetzes andererseits? Der Leitfaden „Verhaltensmaßnahmen bei Einladungen von Leistungsträgern“ hilft bei der Beantwortung dieser Frage im Geschäftsreisebereich.

Automobile Mobilität

Flottenbetreiberhaftung: Checkliste „Grundlagen und Kommentierung zur Haftung“
Die „VDR-Grundlagen und -Kommentierung zur Haftung als Flottenbetreiber“ hilft, das Flottenmanagement rechtlich zu optimieren, Problemen vorzubeugen und wertvolle Zeit zu sparen.

Flottenrahmenvertrag
Die Checkliste soll Flottenbetreibern helfen, den Deckungsrahmen ihrer Flottenversicherung zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Grundlage bildete ein Vortrag von Holger Mardtfeld (Martens&Prahl Gruppe).

Führerscheinkontrollsystem: Merkblatt zur Einführung eFKS
Das Merkblatt ist eine erste Hilfe bei der Einführung eines elektronischen Führerscheinkontrollsystem (eFKS). Es beantwortet Fragen nach Zweck und Handhabung, rechtlichen Fallstricken und Implementierung.

KFZ-Leasingverträge: Preisbenchmark-Template
Das Preisbenchmark-Template unterstützt Fuhrparkverantwortliche als Ausschreibungsmatrix bei der Preis- und Rahmenabfrage.

Leasingrahmenverträge: Checkliste
Die Checkliste gibt einen Überblick über die Inhalte, die in einem Rahmenvertrag mit einem Leasinggeber zwingend erforderlich, empfehlenswert und optional sind. Außerdem enthält sie Hinweise zu Gestaltungsmöglichkeiten.

Mietwagenausschreibung: Checkliste „Vorbereitung einer Ausschreibung“
Die Checkliste unterstützt die Mietwagenausschreibung

Bahn

VDR-Leitfaden BahnCard Business
Gemeinsam mit Vertretern der Deutschen Bahn hat der VDR-Fachausschuss Bahn einen Leitfaden BahnCard Business erstellt. Dieser Leitfaden dient als allgemeine Handlungsanweisung und Hilfestellung, die aber nicht den Anspruch erhebt, alle spezifischen Kundenbedürfnisse abzudecken.

Sparmaßnahmen bei Bahnreisen - VDR-Tipps aus der Praxis
Die Empfehlungen beinhalten neun Tipps, wie mit einer cleveren Nutzung von BahnCards und Co. noch mehr Geld gespart werden kann.

Vergleich der Bahn-Vertriebssysteme BIBE vs. NVS
Einen umfassenden Überblick der wichtigsten Features der beiden Bahn-Vertriebssysteme bietet dieses Standardinstrument, entwickelt von den Mitgliedern des VDR-Fachausschuss Bahn. Es dient als erste Orientierung und Entscheidungshilfe und umfasst neben den reinen Bahn-Vertriebssystemen BIBE (Bahn Online Booking Engine) und NVS (Neues Vertriebssystem) auch die vier wichtigsten OBE-Anbieter.

Nutzenanalyse BahnCard Business
Vorlage zur Berechnung der Wirtschaftlichkeit einer BahnCard Business.

Daten und Information

Kennzahlen-Übersicht: Tool
Dieses Standardinstrument beschreibt die wichtigsten Kennzahlen im Mobilitätsmanagement. Es behandelt Anwendbarkeit, Herleitung und Quellen der Kennzahlen, gibt Verwendungsempfehlungen und hilft bei der Interpretation.

Kennzahlenquellen-Übersicht: Liste
Auf einen Blick zeigt die Kennzahlenquellen-Übersicht, welche Daten diverse auf dem Markt erhältliche Studien enthalten und welche weiteren Tools zur Kennzahlenfindung zur Verfügung stehen.

Flug

Bonusprogramme: Checkliste „Umgang mit Bonusprogrammen im Unternehmen“
Die Checkliste gibt eine vorläufige Empfehlung und Hilfestellung für den Umgang mit Bonusprogrammen im Unternehmen.

VDR-Mustervertrag Flug-Rahmenvereinbarung
Mit dem VDR-Mustervertrag stellen wir einen Standard zur Verfügung, der ein ausgewogenes und rechtlich unbedenkliches Vertragsverhältnis zwischen Fluggesellschaft und Unternehmen schafft. Dies gilt vor allem für die Bestimmungen des Datenschutzes und für sogenannte „Malus“-Regelungen, die in manchen aktuellen Verträgen zur Anwendung kommen.

Hotel

Hoteleinkauf im Mittelstand: Leitfaden
Der Fachausschuss Hotel hat zusammen mit einer Projektgruppe des Fachausschusses Mittelstand verschiedene Tools erarbeitet, die Firmen mit mittelständischem Reiseaufkommen den Hoteleinkauf erleichtern.

Hotelrechnung für Veranstaltungen: Empfehlungsliste
Eine Empfehlung des VDR-Fachausschusses Veranstaltungen zur kundenorientierten Gliederung und Rechnungsstellung von Veranstaltungsleistungen im Hotel.

Industriestandard Hotel: Standardinstrument
Etwa ein Drittel ihres Budgets geben Travel Manager für den Einkauf von Hotelleistungen aus – ein noch nicht ausgeschöpftes Sparpotenzial. Der VDR-Fachausschuss Hotel hat mit dem Industriestandard Hotel Methoden zur gezielten Bedarfsdeckung entwickelt, die Kosten senken, Planungs- und Vertragssicherheit geben und Prozesse verschlanken.

MICE

Leitfaden für eine Veranstaltungsrichtlinie
Leitfaden für die Erstellung einer Veranstaltungsrichtlinie, der die VDR-Mitgliedsunternehmen bei der individuellen Erarbeitung einer Richtlinie im eigenen Unternehmen unterstützt.

RFP Veranstaltungen: Standardinstrument
Das standardisierte Formular steigert die Effizienz bei der Angebotsabgabe und Bearbeitung der Anfrage für beide Seiten (Kunde und Hotel) und macht Angebote somit vergleichbar.

Hotelrechnung für Veranstaltungen: Empfehlungsliste
Die Liste ist eine Empfehlung des VDR-Fachausschusses MICE zur kundenorientierten Gliederung und Rechnungsstellung von Veranstaltungsleistungen im Hotel.

Mittelstand

Leitfaden Travel Management -NEU-
Der Leitfaden „Travel Management“ dient der Unterstützung bei der Gestaltung eines Travel Management und bietet einen umfassenden Überblick.

Checkliste Reiserichtlinie
Die „Checkliste Reiserichtlinie“ dient als Leitfaden für die Überarbeitung/Überprüfung von Reiserichtlinien. Bei der Neuerstellung einer Reiserichtlinie leistet sie einen umfassenden Überblick, welche Themen möglich sind und sich in einer Richtlinie entsprechend wiederfinden können.

Hoteleinkauf im Mittelstand: Leitfaden
Der Fachausschuss Hotel hat zusammen mit einer Projektgruppe des Fachausschusses Mittelstand verschiedene Tools erarbeitet, die Firmen mit mittelständischem Reiseaufkommen den Hoteleinkauf erleichtern.

Globales Travel Management: Leitfaden zum Einstieg
Dieser Leitfaden gibt einen ersten Einstieg in das Thema „Globales Travel Management“. Er zeigt auf, welche Vorüberlegungen angestellt werden sollten, um die Chancen und Risiken dieses Projektes abzuwägen. Außerdem zeigt er, welche Aufgaben und Prozessschritte bei der Einführung eines globalen Travel Managements Beachtung finden sollten.

Nachhaltigkeit/CSR

CO2-Berechnung Geschäftsreise - VDR-Standard
Bisher fehlte eine umfassende Berechnungsmethode für die CO2-Emissionen der betrieblich bedingten Reisen. Mit dem VDR-Standard ist es nun möglich die Geschäftsreiseaktivitäten (Flug, Mietwagen, Bahn, Hotel und Veranstaltungen) einheitlich und qualitativ hochwertig zu bilanzieren und zu analysieren.

Empfehlungen für grüne Elemente in der Reiserichtlinie
Ein erster Ansatz sollte die Integration von „grünen“ Kriterien in die Reiserichtlinie sein, die sogar zu Prozessoptimierung und Kostenminimierung im Travel Management beitragen können. Weist ein entsprechendes Reporting die Spareffekte durch die „grünen“ Elemente nach, trägt das nachhaltig zum Erfolg der Maßnahmen und ihrer Akzeptanz bei.

RFP Nachhaltigkeit: Standardinstrument
Der RFP Nachhaltigkeit listet „grüne“ Kennzahlen und offene Fragen, die in die bestehenden Ausschreibungen für einzelne Leistungsträger (Flug, Bahn, Hotel, Mietwagen & TMC) integriert werden können.

VDRWegweiser Nachhaltigkeit: Leitfaden
Der Fachausschuss Nachhaltigkeit/CSR hat mit Unterstützung von Advito, der autonomen Consultingeinheit von BCD Travel, dieses Standardinstrument entwickelt. Der Leitfaden bietet neutrale Übersichten und verständliche Vorschläge, wie nachhaltiges Travel Management konkret geplant und in die Praxis umgesetzt werden kann.

Reisebüro

eRFP Reisebüro: Standardinstrument und Tool
eRFP steht für „electronic request for proposal“. Der eRFP dient Firmen als Standardinstrument zur Optimierung des gesamten webbasierten Reisebüro-Ausschreibungsprozesses.

Minimum-Reporting TMCs
Reisebüros bieten Firmenkunden eine Vielzahl von Reports nach unterschiedlichen Kriterien an. Welche davon können als Minimum-Reporting betrachtet werden? Und werden die entsprechenden Reports kostenfrei zur Verfügung gestellt? Mit diesen Fragen hat sich der VDR-Fachausschuss Reisebüro beschäftigt und in Zusammenarbeit mit den Reisebüros und dem Fachausschuss Kennzahlen das neue Standardinstrument „VDR Minimum-Reporting TMCs“ erstellt.

Reisebüroverträge: Checkliste
Die Checkliste gibt Empfehlungen zur inhaltlichen Gestaltung eines Vertrages mit dem Reisebüro.

Service Level Agreements mit dem Reisebüro: Checkliste
Die einzelnen Punkte der SLA-Checkliste basieren auf Beispielen aus der Praxis und zeigen Wege auf, wie SLAs umgesetzt werden können. Die Checkliste gibt einen allgemeinen Überblick über gängige SLAs sowie deren Messung und zeigt Möglichkeiten der Incentivierung auf, d.h. wie SLAs in die Vergütung bzw. in den Reisebürovertrag einfließen können.

Reisekosten

VDR-Übersicht Reisekostensoftware

Die „VDR-Übersicht Reisekostensoftware“ soll Unternehmen bei der Wahl einer geeigneten Software für anfallende Reisekosten (Reisekostensoftware) unterstützen. Dafür hat der VDR-Fachausschuss Reisekosten, ein Expertenkreis bestehend aus Travel Managern und Anbietern, einen Fragenkatalog zusammengestellt, der die wichtigsten Informationen zu den am Markt verfügbaren Produkten abdeckt.

Sicherheit

VDR-Checkliste Versicherungen
Die Checkliste hilft dabei, Anforderungen des Travel Managements beim Einkauf von Versicherungen zu berücksichtigen.

VDR-Checkliste Reisesicherheit
Die „Checkliste Reisesicherheit“ dient als Leitfaden für die Überarbeitung / Überprüfung der Sicherheitsrichtlinie für Reisende oder für die Erweiterung der Reiserichtlinie um sicherheitsrelevante Aspekte. Bei der Neuerstellung einer Richtlinie leistet sie einen umfassenden Überblick, welche Themenbereiche relevant sind und sich in einer Richtlinie wiederfinden können.

VDR-Standardinstrument: Jobprofil Travel-Risk-Manager
Das Thema „Travel Risk Management“ wird immer häufiger Top Thema des Travel Managements. All diejenigen, die diese Verantwortung nicht aus der Hand geben wollen, finden im Jobprofil die Schärfung dieser Position, für sich selbst und Ihr Unternehmen.

Technologie

VDR-Checkliste mobile Applikationen
Für die "Checkliste mobile Applikationen" hat der Fachausschuss Technologie Anforderungen an eine „integrierte mobile Anwendung (Applikation, kurz ´App´)“ identifiziert und aufgeführt.

Vorbereitung der Ausschreibung einer Online-Booking-Engine
Der Fachausschuss hat in Zusammenarbeit mit der Hochschule Worms, Fachbereich Touristik, einen umfangreichen Leitfaden für die Vorbereitung einer OBE-Ausschreibung entwickelt.

Ausschreibung einer Online-Booking-Engine
Auch dieses Standardinstrument wurde in Zusammenarbeit mit der Hochschule Worms erarbeitet. Es unterstützt bei der Ausschreibung (RFP, Request for Proposal) von Online Buchungsmaschinen (OBE) bzw. Travel Management Systemen (TMS) bieten. Die Anwendung ist ein Fragenkatalog, der auf die unternehmensindividuellen Anforderungen an eine OBE eingeht.