Anhebung der Spesensätze nicht verpflichtend

Mit dem Jahressteuergesetz 2019 werden in diesem Jahr erstmals seit 1996 die Verpflegungspauschalen für inländische Dienstreisen angehoben. Der VDR-Fachausschuss Reisekosten hält die Anhebung von zwölf auf 14 Euro ab acht Stunden und von 24 auf 28 Euro für 24-stündige Abwesenheit zwar für lange überfällig, weist aber darauf hin, dass Arbeitnehmer generell keinen gesetzlichen Anspruch auf den Ausgleich des Verpflegungsmehraufwands (VPM) durch den Arbeitgeber haben. In den meisten Fällen zahlt der Arbeitgeber zwar die gesetzliche Verpflegungspauschale, er muss es aber nicht.

Mit der Anhebung der Spesensätze verändern sich auch die Kürzungsbeträge: Die tageweisen Kürzungen des Verpflegungsmehraufwands um 20 bzw. 40 Prozent pro Mahlzeit sind immer auf die volle Tagespauschale anzuwenden. Das heißt, zahlt ein Arbeitgeber die neue Pauschale i.H.v. 14 Euro pro Dienstreise über acht Stunden, muss dieser Betrag ab 1. Januar 2020 um 5,60 Euro (Frühstück) bzw. 11,20 Euro (Mittag-/Abendessen) gekürzt werden, wenn der Arbeitnehmer in diesem Zeitraum vom Arbeitgeber eine sogenannte „gestellte Mahlzeit“ erhält.

Erhält der Arbeitnehmer keinen oder nur einen teilweisen Ausgleich für seinen Mehraufwand auf Reisen, kann er Reisekosten in Höhe der Verpflegungspauschalen – abzüglich gezahlter Beträge durch den Arbeitgeber – in seiner Einkommenssteuererklärung geltend machen. Die Mitarbeiter erstellen am besten eine Jahresübersicht über seine Dienstreisen sowie die Summe der Verpflegungspauschalen abzüglich der gezahlten Reisekosten durch den Arbeitgeber und lassen diese durch den Arbeitgeber abzeichnen. Die Differenz können sie dann als Werbungskosten geltend machen.

Arbeitgeber können allerdings auch über die gesetzlichen Pauschalen hinaus erstatten, der Betrag muss dann aber zu 25 Prozent versteuert werden. Sobald sie mehr als 100 Prozent über den gesetzlichen Verpflegungspauschalen liegen, fallen die Beträge unter das Lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtige Arbeitsentgelt.

Des Weiteren kann der Arbeitgeber auch gegen Belegvorlage die tatsächlichen Ausgaben erstatten – bis zu einer Höhe von maximal 60 Euro pro Mahlzeit. Bei drei Mahlzeiten könnte er dem reisenden Mitarbeiter also theoretisch 180 Euro pro Auswärtstätigkeit auszahlen. Hier gibt es zwei Voraussetzungen zu beachten: Der Dienstreisende muss pro Tag länger als acht Stunden unterwegs sein und die Dreimonatsfrist darf nicht überschritten werden.

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René Vorspohl | VDR
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Verena Pingel | VDR
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