Ich erinnere mich noch ganz genau, an jenen Freitagmittag – auch wenn ich nicht abergläubisch bin, aber es war der 13., als sich die Gerüchte um einen Lockdown mehrten und alle dachten: „Die spinnen doch!“ Beim Abholen meiner Tochter in der KiTa gab ich den Eltern schon den Rat sich um eine Betreuung ab der nächsten Woche zu kümmern, da die Einrichtung wahrscheinlich schließt. Mein Schulkind kam mit einem prall gefüllten Ranzen, all Ihren Heften und den Worten „wegen dem blöden Corona müssen wir alles mit nach Hause nehmen“ zu Hause an. Ich schickte Sie am Nachmittag noch zum Geräteturnen mit der weisen Voraussicht, dass es das letzte Mal für eine gewisse Zeit sein wird und dann am Abend war es raus – LOCKDOWN – alles zu, von jetzt auf gleich!
Meine Kollegin cancelte über das Wochenende die Kurse unserer VDR-Akademie der nächsten Woche und kontaktierte Teilnehmer und Dozenten, so ging es dann nicht nur diese eine, sondern auch die nächsten Wochen. Bald darauf durfte sich die Kollegin in Ihren wohlverdienten Mutterschutz verabschieden und ich blieb zurück – mitten in einem Lockdown mit einem vollen Seminarkalender. Neben der Einarbeitung eines neuen Kollegen und der Absage aller Kurse, dämmerte es uns so langsam, dass wir hier nicht von einer kurzfristigen Situation sprechen und nach Ostern alles wieder normal läuft, sondern schnellstmöglich mit der Umplanung unserer Kurse für Online-Formate starten sollten.
"Was vor der Pandemie undenkbar war, setzten wir jetzt um"
Unser großer Vorteil war, dass wir bereits seit 2014 ein digitales Angebot etabliert und dieses auch sukzessive erweitert hatten. Damit war uns das Thema nicht ganz neu, es ging nun darum, auch Tages-Seminare oder gar unsere mehrtägigen Zertifikatskurse online umzusetzen. Vor der Pandemie für uns in keiner Weise vorstellbar, über mehrere Stunden hinweg Remote-Schulungen anzubieten. Aber jetzt blieb uns keine andere Möglichkeit, wenn wir die angemeldeten Teilnehmer bedienen wollten.
Was haben wir zum Teil diskutiert und probiert. In erster Linie ging es um das Tool, unser bisheriges bot keine Videomöglichkeit für die Teilnehmer, für ein 90-minütiges Kurz-Webinar kein Problem, aber für eine Tages-Schulung, in der sich die Teilnehmer auch austauschen sollen, völlig ungeeignet. Auch unsere Dozenten waren es gewohnt, in Gesichter zu schauen und dort Verständnis oder auch Fragezeichen sehen zu können. Ach ja, und bei unseren Kursen spielen auch Gruppenarbeiten immer eine große Rolle, um den Transfer zwischen Theorie und Praxis noch besser zu manifestieren. Puh, wie machen wir das denn nun? Nach einigem Ausprobieren, lieben Kollegen, die in den Tools die Teilnehmer mimten, um alle Funktionen auf Herz und Niere zu testen. Die Entscheidung war gefallen. Aber wie machen wir das nun mit den Uhrzeiten, was können wir den Teilnehmern zumuten? Die Ablenkung bei Online-Formaten ist um ein Vielfaches höher, als bei Präsenz-Schulungen. Das WorldWideWeb und das E-Mail-Postfach locken permanent mit „Lies mich“. Um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu binden, nutzten wir kleine Abfragen, Gruppenraumfunktionen und digitale Pinnwände, sowie auch einfache Diskussionsrunden.
Wichtig war uns, gerade bei Seminaren die einen kompletten Tag füllen, ausreichend Pausen einzulegen, inklusive einer großzügigen einstündigen Mittagspause.
"Und was machen wir mit den Prüfungen...?"
Auch unsere mehrtägigen Kurse, die im Rahmen des Zertifikatskurses „Certified Travel Manager“ absolviert werden, konnten wir zum Großteil online umsetzen, aber das war nur die halbe Miete. Am Ende eines Kurses muss eine Prüfung abgelegt werden, die üblicherweise nach dem Seminar vor Ort stattfand. Wie machten wir das jetzt, wenn das Seminar online durchgeführt wird? Warten, bis wir wieder vor Ort Prüfungen durchführen können? Hm, aber wann soll das sein? Also entwickelten wir ein Verfahren, wie wir die Zertifikatsprüfungen ebenso online umsetzen können. Mit Testprüfung und Anleitung gingen wir bereits im Mai 2020 in die erste Prüfung. Es wurde ernst – und es klappte alles. Vorbereitung ist die halbe Miete. Seitdem haben wir 16 Prüfungen erfolgreich durchgeführt und somit unseren Teilnehmern die Fortführung des Zertifikatskurses bzw. Abschluss ermöglicht. Die Online-Formate trugen auch auffällig dazu bei, dass wir einige Teilnehmer zählen konnten, die innerhalb weniger Monate Ihren Abschluss erreicht haben, der üblicherweise etwa zwei Jahre dauert.
Mit der Zeit merkten unsere Teilnehmer, dass dieses Format auch einige Vorteile bringt, denn neben den wegfallenden zusätzlichen Reisekosten spart man auch enorm viel Zeit. Einige berichteten uns sogar, dass Sie das Seminar in Präsenz nicht hätten besuchen können, aufgrund der zusätzlichen Kosten.
"Das Feedback gab uns Rückenwind, das Team wuchs eng zusammen"
Damit war unsere Reise noch nicht zu Ende. Die Umsetzung funktionierte schon ganz gut, das gute Feedback der Teilnehmer gab uns Rückenwind und so tasteten wir uns von Seminar zu Seminar voran und planten um. An dieser Stelle möchte ich auch die großartige Zusammenarbeit mit unserem Dozenten-Team hervorheben, wir haben stets gemeinsam beratschlagt und probiert und die Vorbereitungen waren zum Teil auch auf Dozentenseite enorm.
Die Online-Formate brachten uns eine erhöhte Teilnehmerzahl, da der Zugang einfacher war, man musste nicht noch eine Reise planen. Dies brachte uns aus Prozesssicht an unsere Grenzen, denn im Schulungsbereich braucht es genaue Seminarinformationen, Erinnerungen, Unterlagen, Zertifikate etc. Ja, die Unterlagen hat man sonst ausgedruckt und den Teilnehmern auf den Tisch gelegt und sie haben sie mit nach Hause genommen. Wir mussten vieles neu denken und umsetzen, dank unserer Technik-Queen im Team, hat das auch alles super funktioniert und wir verbessern uns stetig. Für mehrtägige Seminare mit vielen Unterlagen werden die Ordner den Teilnehmern nach Hause geliefert, bei Tagesseminaren kommen die begleitenden Materialien am nächsten Tag automatisch per Link ins E-Mail-Postfach. Für uns ein klarer Schub in der Digitalisierung im letzten Jahr, so wie bei vielen anderen auch.
Trotz Digitalisierung der Abläufe und Lernen in einer Videokonferenz ist es uns immer besonders wichtig, die Teilnehmer bestmöglich mitzunehmen. Den Preis für herausragende persönliche Betreuung verleihe ich meinem Kollegen, der unglaublich viel telefoniert und nachfragt, zahllose Technik-Checks mit den Teilnehmern durchgeführt und Versandadressen abgefragt sowie Termine verschoben hat. Obwohl wir uns während der Pandemiezeit kaum persönlich gesehen haben, sind wir zu einem super Team zusammengewachsen. Wir sind flexibler denn je – um auch mal die positiven Auswirkung der vergangenen Monate zu benennen.
"Wir sind flexibler denn je – und die Reise geht weiter"
Unser Weg ist hiermit noch nicht zu Ende, wir werden die Abläufe und Inhalte weiter verbessern und entwickeln und dazu tragen unsere Teilnehmer erheblich bei. Die Motivation zu diesen Zeilen gaben mir kürzlich die Teilnehmer unseres Intensivkurses „Grundlagen Travel Management“, die uns so ein gutes Feedback übermittelt haben, dass es mich überwältigt hat. Es hat mich darin bestätigt, dass sich unser Mut ausgezahlt hat. Gemeinsam mit unserem tollen Dozenten-Team und unserem Anspruch, bestmögliche Qualität abzuliefern, haben wir es geschafft, auch unsere mehrtägigen Zertifikatskurse erfolgreich online umzusetzen.
Nichtsdestotrotz freuen wir uns auch auf die ersten Präsenzseminare, wieder unsere Mitglieder und Teilnehmer vor Ort zu haben, persönlich zu sprechen und Beziehungen zu intensivieren. Der Mix aus online und Präsenz wird auch zukünftig stärker in der VDR-Akademie zu finden sein, da sind sich Teilnehmer und wir einig – schauen Sie gerne mal vorbei!
