Rückblick: Mit diesen Themen haben sich die VDR-Fachausschüsse 2020 beschäftigt

Beim VDR engagieren sich die Mitglieder ehrenamtlich in derzeit 12 Fachausschüssen. Hier tauschen sich Experten zu speziellen Themen untereinander aus und entwickeln "von Mitgliedern für Mitglieder" Hilfsmittel wie Leitfäden und Checklisten, die allen VDR-Mitgliedern kostenfrei zur Verfügung gestellt werden. Der VDR vernetzt die Fachausschüsse themenbezogen und macht die Ergebnisse und das Knowhow allen Mitgliedern transparent und verfügbar.

Hier zeigen wir Ihnen, mit welchen Themenschwerpunkten sich die Fachausschüsse 2020 beschäftigt haben.

  • Automobile Mobilität: E-Mobility im Fokus

    Ganz oben auf der Jahresagenda des Fachausschusses Automobile Mobilität stand das Thema E-Mobility im Firmenfuhrpark. Unternehmen investieren zunehmend in den Ausbau der Ladeinfrastruktur und richten die Fuhrparks umweltfreundlicher aus. Es werden Wallboxen am Unternehmensstandort oder beim Mitarbeiter gebaut oder über entsprechende Anbieter gemietet. Im Zuge der Corona-Pandemie sind Außendiensteinsätze in einigen Unternehmen stark zurückgegangen, was – auch aufgrund weniger Urlaubsfahrten mit dem Dienstwagen – zu hohen Einsparungen führt. Desinfektionssets werden für Dienstwagenfahrer und für Poolfahrzeuge zusammengestellt und ausgegeben. Daneben erstellte der Fachausschuss unter der Leitung von Herbert Merkwirth (DATEV eG) ein Merkblatt zum Umgang mit E-Mobility sowie eine Übersicht zur Unfallverhütungsvorschrift Fahrzeuge.

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  • Bahn und Fernbus: Ausschuss fordert bessere Schutzkonzepte für Bahnreisende

    Die im Jahr 2020 von der Deutschen Bahn erarbeiteten Sicherheits- und Hygienekonzepte für Zugreisende bedürfen nach Ansicht des Fachausschusses Bahn und Fernbus umfangreicher Nachbesserungen, damit Unternehmen den größtmöglichen Gesundheitsschutz ihrer Geschäftsreisenden sicherstellen können. Ein sicheres Angebot auf der Schiene muss aus Sicht des VDR bestimmte Standards erfüllen. Dazu hat der Verband ein Positionspapier mit Lösungsvorschlägen entwickelt.

    Für Ärger sorgte auch die Kulanzregelung der Bahn bei der BahnCard Business. Denn: Für Inhaber einer privat genutzten BahnCard gab es seit Mitte April 2020 die Möglichkeit, aufgrund der eingeschränkten Einsatzmöglichkeiten durch die Corona-Pandemie einen Reisegutschein als Ausgleich anzufordern. Für Besitzer einer BahnCard Business (BCB) existierte eine solche Regelung dagegen nicht. Diese Praxis bedeutet einmal mehr eine Ungleichbehandlung von Geschäfts- und Privatkunden und stellt die Vorteile der BCB nach Meinung des Fachausschusses erneut in Frage.

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  • Daten und Information: Kennzahlen und COVID-19 – was gibt es zu beachten?

    Um Kennzahlen auszuwerten und Schlüsse daraus zu ziehen, wird ein Vergleich mit Vorperioden durchgeführt. Aber was tun, wenn durch COVID-19 die Geschäftsreisewelt durcheinandergewirbelt wurde? Sind die Zahlen aus der Zeit vor COVID-19 dann noch als Vergleichsbasis nutzbar? Mit diesen Fragen haben sich die Mitglieder des VDR-Fachausschusses Daten und Information 2020 auseinandergesetzt und sagen „ja“ – es gibt Kennzahlen, die Strukturbrüchen unterliegen, andere, die es nicht tun. Aufgrund von „Krisen“ kann es immer zu Veränderungen kommen (z.B. auch bei Streiks oder Wetterkatastrophen). Allgemein gilt zu beachten: Absolute Zahlen werden weniger nützliche Erkenntnisse im Vergleich mit den Zahlen vor COVID-19 liefern. Relative Kennzahlen, bei denen eine Zahl zu einer anderen Zahl ins Verhältnis gesetzt wird, wie z.B. Durchschnittswerte, funktionieren grundsätzlich auch bei einem „außergewöhnlichen Reiseverhalten“ bzw. in einem „außergewöhnlichen Jahr“. Sie können im Zweifel eher zur Analyse der Geschäftsreisezahlen herangezogen werden, sollten aber dennoch ebenfalls im Kontext der aktuellen Rahmenbedingungen eingeordnet werden. Prüfen Sie, was Ihre Kennzahl beeinflusst. So erkennen Sie schnell, welche Kennzahl auch in COVID-19-Zeiten Bestand hat.

    Ebenfalls in 2020 haben Studierende der Hochschule Worms zusammen mit dem Fachausschuss im Rahmen einer Fallstudie untersucht, wie ein Kennzahlensystem im Business Travel Management aufgebaut werden könnte. Das theoretische Beispiel mit fiktiven Daten liefert Anhaltspunkte für eine Herangehensweise im Unternehmen unter Einbeziehung der VDR-Kennzahlenübersicht.

    Und was versteht man unter Benchmarking? Diese Frage beantwortet der VDR-Fachausschuss Daten und Information seit 2020 in seinem neuen Factsheet. Mitglieder erfahren, welche Unterschiede es gibt, erhalten Tipps zur Vorgehensweise und Informationen dazu, was beim Benchmarking im Travel Management zu beachten ist.

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  • Flug: Verzögerte Rückerstattung von stornierten Tickets beschäftigt Ausschuss

    Für die Mitglieder im Fachausschuss Flug war in diesem Jahr ein Thema von besonderer Relevanz: Die verzögerte Rückerstattung der stornierten Flugtickets wegen Corona. Im Fokus der Kritik stand zum einen die Praxis der Airlines, den automatisierten Rückerstattungs-Prozess kurzerhand und ohne Information auszusetzen. Zudem ließen die Erstattungen monatelang auf sich warten. Anfänglich waren die Meinungen innerhalb des Gremiums noch geteilt – etwa die Hälfte der Mitglieder wollte Ticketerstattungen noch nicht einfordern und die in ihrer Existenz bedrohten Airlines damit unterstützen. Je länger die Gelder aber auf sich warten ließen, desto größer wurde der Unmut, was auch die Stimmung in der VDR-Mitgliedschaft spiegelte: Viele nahmen hier wahr, dass der Rechtsrahmen gebeugt wurde. Angesichts der hohen staatlichen finanziellen Unterstützung, die die Airlines im Laufe des Jahres erhielten sowie die erneute Diskussion um zusätzliche Insolvenzversicherungen, verweist der Flugausschuss mit Nachdruck auf die Notwendigkeit einer neuen Finanzierungspraxis. „Das Modell der Vorfinanzierung ist fast einzigartig für die Reisebranche und gehört abgeschafft“, so Fachausschussleiter Jörg Martin. „Das Risiko, dass Fluggesellschaften zwischen Bezahlung und Flug ausfallen, ist enorm.“ Das Bezahlmodell „Pay-as-you-check-in“, das der VDR bereits Politikern in Berlin und Brüssel präsentiert hat, sieht die Bezahlung nicht wie bisher bei der Buchung sondern beim Check-In vor. Als Garantie soll, wie in der Hotellerie üblich, die Kreditkarte hinterlegt werden. Damit fallen weder Rückforderungen an, noch entstehen die entsprechenden Prozesse, die die Unternehmen rund 50 Euro pro Storno kosten.     

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  • Hotel: Hygienekonzepte, Vertragsverhandlungen und PSD2

    Die Corona-Pandemie bestimmte auch die Jahresagenda 2020 des Fachausschusses Hotel. Dessen Einschätzung zufolge können sich Travel Manager und Reisende in Coronazeiten während Hotelaufenthalten sicher fühlen. Die Hygienekonzepte werden nach Ansicht des Gremiums gut umgesetzt und kommuniziert. Bedarf an zusätzlichen Hygiene-Zertifikaten bestehe nicht, denn „das Vertrauen auf die Kontrolle durch die zuständigen Ämter ist groß“, sagte die Ausschussvorsitzende Inge Pirner. Der Fachausschuss betonte, dass Kommunikation und partnerschaftliche Vertragsverhandlungen das A und O in dieser Zeit seien.  Ein positives Signal für die Hotellerie ist ebenfalls, dass viele Unternehmen dafür plädieren, die höheren Raumkosten bei Veranstaltungen aufgrund des neuen Platzbedarfs nicht alleine auf die Hotellerie abzuwälzen. Kosten für die Umsetzung von Hygienekonzepten seien seitens der Hotellerie noch nicht in die vereinbarten Kosten mit eingerechnet. Wichtig sei es, die Situation gemeinschaftlich zu meistern, damit auch in Zukunft ein breitgefächertes Angebot und Kapazitäten für die Geschäftsreisebranche bestehen bleibt.

    Weiterhin befasste sich der Ausschuss 2020 unter anderem mit den Auswirkungen der neuen Zahlungsdiensterichtlinie PSD2 (Payment Services Directive2). Die PSD2 ist eine EU-Richtlinie zur Regulierung von Zahlungsdiensten und Zahlungsdienstleistern, deren Ziele es sind, die Sicherheit im Zahlungsverkehr zu erhöhen, den Verbraucherschutz zu stärken, Innovationen zu fördern und den Wettbewerb im Markt zu steigern. Die Umsetzung der PSD2 erfolgt in zwei Stufen. Die erste Stufe trat zum 13. Januar 2018 in Kraft. Zusätzlich hat die PSD2 seit dem 14. September 2019 die Verpflichtung der sogenannten „starken Kundenauthentifizierung“ (SCA) ein. Online- und Kartenzahlungen müssen nun grundsätzlich durch zwei unabhängige Merkmale aus den Kategorien Wissen, Besitz und Inhärenz bestätigt werden.

    Zudem wählte der Fachausschuss Marina Christensen von der BWH Hotel Group Central Europe einstimmig zur neuen stellvertretenden Fachausschussleitung neben Inge Pirner (DATEV eG).

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  • MICE: Corona-Auswirkungen auf die Veranstaltungsbranche

    Der VDR-Fachausschuss MICE sieht sich als Expertenkreis zum Thema Meetings, Incentives, Conference/Congress und Events. Er vereint das Know-how von Veranstaltungs-Spezialisten aus dem Mittelstand und großen Wirtschaftsunternehmen, sowohl auf Anbieter- als auch auf Nachfrager-Seite. Die virtuellen Ausschusssitzungen des Jahres 2020 drehten sich im Wesentlichen um die Auswirkungen der Corona-Pandemie auf die Veranstaltungsbranche.

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  • Mittelstand: Breites Themenspektrum für die KMUs

    Der Fachausschuss Mittelstand, in dem nur Corporate-Mitglieder vertreten sind, versteht sich als Sprachrohr für alle mittelständischen Unternehmen des VDR. Er präsentiert sich in der Öffentlichkeit, diskutiert mit dem Präsidium und stößt interessante Themen an. Damit verschafft der Fachausschuss dem Mittelstand innerhalb und außerhalb des Verbands Gehör.

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  • Nachhaltigkeit/CSR: Corona vs. „ökologisch effektiv“

    Ursprünglich hatte der VDR für das Verbandsjahr 2020 das Motto „Geschäftsreise: ökologisch effektiv!“ ausgerufen, um die Themen Nachhaltigkeit, Umwelt- und Klimaschutz sowie Reisealternativen in den Mittelpunkt seiner Aktivitäten zu stellen.

    Im Januar erklärte VDR-Präsident Christoph Carnier dazu: „Der aktuellen Diskussion über Auswirkungen des Reisens auf die Umwelt kann und darf sich auch die Geschäftsreisebranche nicht entziehen. Viele Unternehmen stellen sich daher die Frage, wie sie Geschäftsreisen nachhaltiger und klimafreundlicher gestalten oder sogar ganz vermeiden können. Eine maßgebliche Rolle kommt dabei den Travel- und Mobilitätsmanagern zu, denen wir in unserem Themenjahr Antworten auf diese Fragen geben wollen. Wichtig ist uns dabei, das Thema differenziert zu betrachten, ohne in die Hysterie um Flugscham und Greta-Effekt einzusteigen“.

    Der VDR-Fachausschuss Nachhaltigkeit/CSR, der in der Vergangenheit bereits zahlreiche Dokumente erarbeitet hat, um Geschäftsreise-Verantwortlichen praktische Hilfen für den Arbeitsalltag zu geben, hätten im geplanten Themenjahr einen wichtigen inhaltlichen Beitrag leisten sollen. Doch dann kam die Coronavirus-Pandemie und stellte die Jahresagenda des VDR auf den Kopf. Nach derzeitigem Planungsstand soll das Themenjahr – möglicherweise in anderer Form – nachgeholt werden, um der Bedeutung von Umwelt- und Klimaschutzaspekten des Reisens dennoch gerecht werden zu können.

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  • Reisebüro: Leitfaden Reisebüro-Ausschreibung aktualisiert

    Der Fachausschuss, in dem das Zusammenspiel zwischen Travel Management und Reisebüro effektiver gestaltet werden soll, hat im abgelaufenen Jahr seinen Leifaden zur Reisebüro-Ausschreibung aktualisiert. Ziel ist es, den VDR-Mitgliedern (insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen) eine Arbeitsvorlage mit dem Fokus auf nationale Reisebüroausschreibungen zur Verfügung zu stellen, die firmenspezifisch angepasst und regelmäßig seitens des VDR-Fachausschusses Reisebüro aktualisiert wird.

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  • Reisekosten: „Corona-Steuerhilfegesetz“ und VAT-Reclaim auf dem Prüfstand

    Insgesamt fünf Mal kamen die Experten für Reisekostenabrechnung im Jahr 2020 zusammen – natürlich nur virtuell. Neben allen Corona bedingten Veränderungen in den Unternehmen bekam der Fachausschuss in diesem Jahr auch aktuelle Anpassungen auf den Tisch: Die im sogenannten „Corona-Steuerhilfegesetz” beschlossene Senkung der Mehrwertsteuersätze von 19 und ermäßigt sieben Prozent auf künftig 16 und ermäßigt fünf Prozent. Rechnungen mit falscher Mehrwertsteuer nach dem 1. August müssen zurückgeschickt und vom Rechnungssteller korrigiert werden. Die Experten regten dazu eine Umfrage in Form eines VDR-Barometers an, das zeigte, dass die befürchteten Umstellungsprobleme ausblieben. Dies, so die Einschätzung der Experten, lag wohl daran, dass die wenigen stattfindenden Reisen nur eine überschaubare Menge an Rechnungen generierten, die ohne großen Aufwand zu kontrollieren waren.

    Die Veröffentlichung der in 2020 fertig gestellten Arbeitsvorlage „Outsourcing-Instrument Reisekosten“ verschob der Fachausschuss aus aktuellen Gründen auf Januar 2021.  Auch der überarbeitete Fragebogen an die Anbieter für die „Übersicht Reisekostensoftwareanbieter“ soll erst Anfang 2021 versandt werden, mit dem Ziel, im Sommer den Mitgliedern die aktualisierte Übersicht zur Verfügung stellen zu können.

    Außerdem machten sich die Experten Gedanken über das Thema „Entbürokratisierung“. Im Fokus stand hier vor allem die Frage: Wie kann die Reisekostenabrechnung durch Pauschalen, Höchstgrenzen oder Wegfall der obligatorischen Rechnungsanschrift vereinfacht und gleichzeitig die Vorsteuerabzugsfähigkeit gewährleistet bleiben? Mit Blick auf neue Mobilitätsanbieter, die vornehmlich über Apps buchbar sind, sollten bestimmte Vorschriften gelockert werden, fordern die Fachausschussmitglieder. Die Forderungen werden Teil der VDR-Eingaben zum Jahressteuergesetz 2021 sein.

    Das Gremium beschäftigte sich zudem mit der Rückforderung ausländischer Mehrwertsteuern, dem sogenannten VAT-Reclaim. Darüber können sich Unternehmen nennenswerte Beträge zurückholen, der Aufwand ist allerding relativ hoch. Deshalb will der Ausschuss für die VDR-Mitglieder eine Checkliste ausarbeiten, die bei einem „Return of Invest“-Check herangezogen werden kann. Zum Jahresende gab es noch eine traurige Nachricht: Ehrenmitglied Michael Kanoffsky wird sein Amt niederlegen. Nach elf Jahren Verbandsarbeit verlässt er den VDR nun endgültig. Fachausschussleiterin Beate Schäfer wünscht im Namen aller Kollegen alles Gute für die Zukunft und sagt: „Vielen Dank für die tolle Zusammenarbeit!“

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  • Sicherheit: Tools für die sichere Reise in Zeiten der Corona-Pandemie

    Im Mittelpunkt der Aktivitäten des Fachausschusses Sicherheit steht die Analyse und Betrachtung der Gefahren und Versicherungsmöglichkeiten bei Geschäftsreisen. Travel Managern sollen Instrumente zur Verfügung gestellt werden, mit denen sie dieses Gebiet professioneller bearbeiten können. Im Jahr 2020 sich der Ausschuss schwerpunktmäßig mit den Auswirkungen der Corona-Pandemie auf die Geschäftsreise auseinandergesetzt. Im Zuge der VDR-Taskforce „Restart Business Travel“ entstanden verschiedene Tools für die sichere Reise, unter anderem Faktenchecks zur Corona-Testpflicht für Reisende, zum Einsatz von PCR-Tests bei der COVID-19-Diagnostik, Praxistipps für Reisen mit dem Flugzeug in Pandemie-Zeiten sowie eine Übersicht nützlicher Smartphone-Apps für unterwegs. Zudem haben die Mitglieder des Gremiums mit der VDR-Checkliste „Reisesicherheit“ eine Arbeitsgrundlage und Hilfestellung für eine Richtlinie Reisesicherheit erarbeitet. Sie soll den VDR-Mitgliedern als Leitfaden für die Erarbeitung, Überarbeitung und Überprüfung ihrer Travel-Risk-Richtlinie für ihre Mitarbeiter auf Geschäftsreisen dienen.

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  • Technologie: Leitfaden V-Payment und Entscheidungsmatrix „OBE-Anbieter-Übersicht“

    Der VDR-Fachausschuss Technologie möchte die VDR-Mitglieder und die Fachöffentlichkeit frühzeitig über Trends und mittelfristige Auswirkungen im Bereich Technologie informieren, mehr Transparenz in diesem Bereich schaffen und aktuelle neue technische Möglichkeiten vorstellen, um die Mitglieder technisch auf aktuellem Stand zu halten. Im Jahr 2020 erarbeitete und aktualisierte der Fachausschuss wichtige Arbeitshilfen, darunter den Leitfaden V-Payment. Dieser bietet von der Begriffsabgrenzung über Unterscheidungsformen und Anbieter-Auswahl sowie -übersicht bis hin zur Implementierung viele nützliche Informationen. Zudem erstellte der Ausschuss unter der Leitung von Christian Rosenbaum (i:FAO Group) eine Entscheidungsmatrix „OBE-Anbieter-Übersicht“. Maßgeblichen Anteil hatte das Gremium zudem an der Organisation, Kandidatenauswahl und Verleihung des ersten „Innovation Champion Awards“ bei der digitalen Tagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement 2020.

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