VDR-Glossar: Abkürzungs- und Begriffserläuterungen im Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement

Der VDR hat diese auf Business Travel Management spezialisierte Sammlung von Fachbegriffen erstellt.

Grundlage des VDR-Glossars sind das Wissen der Experten im VDR sowie gemeinsam mit dem Ausschuss Business Travel des Deutschen ReiseVerbands (DRV) erarbeitete Fachbegriffe. Die zusammengestellten Erläuterungen erheben weder Anspruch auf Vollständigkeit, noch auf rechtliche Verbindlichkeit, sie sind damit ohne Gewähr. 

Diese Sammlung wird regelmäßig aktualisiert und ergänzt. Sollte Ihnen ein wichtiger Begriff fehlen oder Sie möchten eine andere Definition vorschlagen, wenden Sie sich gerne an info@vdr-service.de.
 

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ABCDEFGHIKLMNOPRSTUVWYZ

 

1,2,3

2-Letter Code
Kurzbezeichnung im Flugverkehr für Fluggesellschaften

24/7 Notfallhotline
In manchen Unternehmen wird eine interne Lösung angeboten, aber oft wird an dieser Stelle ein Dienstleister involviert. Geschäftsreisebüros und Assisteure bieten mehrsprachigen speziellen Kundenservice rund um die Uhr. So können Reisende und Buchende auch außerhalb der normalen Öffnungszeiten in dringenden Fällen und ganz speziell in Notfällen professionelle Unterstützung bekommen. Die 24/7 Teams können direkt auf bereits getätigte Buchungen zugreifen.

3-Letter Code
Kurzbezeichnung im Flugverkehr für Flughäfen und / oder Städte

A

A1 Bescheinigung
Dokumentiert, in welchem Land eine erwerbstätige Person steuer- und versicherungspflichtig ist. Die Bescheinigung wird von der Sozialversicherung bzw. Krankenversicherung erstellt und ist digital oder in Papierform mitzuführen. So weist die im Ausland erwerbstätige Person nach, dass sie weiter dem deutschen Recht unterliegt.

Adaptionsrate
(auch: Adoption Rate, Online Adoption Rate)
Anteil der Buchungsvorgänge, die über eine OBE abgewickelt werden im Verhältnis zur Gesamtbuchungszahl.

Advanced Passenger Information System (APIS)
Ein automatisiertes System zur Abfrage personenbezogener Daten, die von vielen Ländern, z.B. den USA, für die Einreise- und Ausreise verlangt werden. Erzeugt APIS-Daten

Air Sickness Bag = Spuckbeutel / Kotztüte
Tüten im Flieger, die bei Übelkeit benutzt werden

Airline-Allianzen 
(auch: Luftfahrt-Bündnisse)
Zusammenschluss verschiedener Fluggesellschaften zu einer Organisation, wobei jedes der Unternehmen eigenständig bleibt. Die drei größten sind Star Alliance (Lufthansa), Oneworld (British Airways) und Skyteam (AirFrance). Gut für Passagiere: aufeinander abgestimmte Angebote wie Vielflieger- und Firmenprogramme. Schlecht: die wachsende Marktmacht der Allianzen (Ticketpreise!).

Airportcode
siehe 3-Letter Code

AMADEUS
siehe GDS

Ancillary Fee
Gebühren, die von Fluggesellschaften für Zusatzleistungen (siehe Ancillary Services) erhoben werden, aber mit dem direkten Ticketpreis nicht unmittelbar etwas zu tun haben.

Ancillary Services
Zusatzleistungen, die nicht im Ticketpreis enthalten sind, wie z.B. Sitzplatzreservierung, Gepäckaufgabe, Mahlzeiten, WLAN-Nutzung etc. bei Airlines oder in Hotels.

Antwortzeit
Zeitspanne zwischen Buchungsanfrage und Rückmeldung des Reisebüros. Siehe dazu auch Reaktionszeit

Anzahl der Geschäftsreisen
(auch: Gesamtanzahl der Geschäftsreisen)
Transaktionsanzahl aller betrieblich veranlassten und abgerechneten Reisen, die anhand von einzelnen Reisekostenabrechnungen erfasst werden. Dauer, Zweck, Entfernung, Ziel der Reise oder berufliche Stellung der Reisenden sind hierbei unerheblich.

Application Programing Interface (API)
Schnittstelle zu anderen Systemen wie z.B. GDS

Approver = Genehmiger
Person, die im Unternehmen die Reise genehmigt.

Assisteur
siehe Travel Risk Anbieter

Auslandseinsatzentgelt
(auch: FOREX FEE)
I.d.R. prozentualer Aufschlag auf den Kreditkartenumsatz als Entgelt für Kreditinstitute für die Umrechnung von Fremdwährungen in Landeswährung.

Ausschreibung
(auch: RFP = Request for Proposal oder RFI = Request for Information)
Eine Ausschreibung ist ein Teil des Verfahrens zur Vergabe von Aufträgen im Wettbewerb. Durch sie werden potentielle Bieter aufgefordert, ein Angebot zu unterbreiten. Im RFP werden strukturierte Fragen gestellt, deren Auswertung im Vorfeld durch die interne Vergabe von Punkten und Gewichtungen zu Themen vorbereitet wird. In elektronischer Form = eRFP (electronic Request For Proposal) / eAuction (elektronische Versteigerung eines Auftrags).

Auswärtstätigkeit
Die Unterscheidung in Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit wurde durch die Änderung der Lohnsteuerrichtlinien zum 01.01.08 aufgehoben. Es gibt nur noch die Auswärtstätigkeit. Sie liegt vor, wenn der Arbeitnehmer aus beruflichem Grund außerhalb seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte vorübergehend beruflich tätig wir

Automatic Call Distribution (ACD)
Eine ACD-Anlage übernimmt bei großen Firmen oder Callcentern die automatische Verteilung eingehender Anrufe.

B

Back-End-Förderung
Für die Inanspruchnahme bestimmter touristischer Leistungen kann im Rahmen einer individuell ausgehandelten Firmenförderung ein Abschlag auf die regulären Tarife gewährt werden. Der Rabatt (Incentive) wird dem Begünstigten hierbei im Nachhinein, z.B. am Ende des Jahres, gutgeschrieben.

Baggage Fee
Zusatzgebühr für Gepäck

Bahn Internet Booking Engine (BIBE)
Die BIBE ist ein Internetbuchungstool der Deutschen Bahn. Die Benutzeroberfläche ist analog bahn.de gestaltet und wird von der Deutschen Bahn gepflegt. Der Drittsystemanbieter integriert die BIBE in seine Systeme. Der Kunde führt die Buchung der Leistungen über die Anwendungsmaske des Drittsystems durch. Siehe auch NVS

Bahntix
Elektronisches Ticket der Bahn

Bank Identification Number (BIN)
Die ersten 6 Stellen einer Kreditkartennummer. Die BIN wird zur Identifikation von Kredit- und Debitkarten verwendet. Anhand der BIN kann der verwendete Kartentyp und der Kartenherausgeber (eine Bank) identifiziert werden.

Beförderungsklassen
(auch: Serviceklassen oder Sitzklassen)
Economy Class, Business Class und First Class. Diese Beförderungsklassen werden in Buchungsklassen eingeteilt.

Benchmarking
Der Begriff Benchmark (= Maßstab) bzw. Benchmarking (= Maßstäbe setzen) bezeichnet ein formalisiertes Konzept, um Verbesserungsmöglichkeiten durch den Vergleich von Leistungsmerkmalen mehrerer vergleichbarer Objekte, Prozesse oder Programme zu finden.

Best Available Rate (BAR) / Best Buy
Die zum Buchungszeitpunkt günstigste verfügbare (Hotel-)Rate über vorher zwischen Kunde und Leistungsträger vereinbarte Buchungskanäle unter Berücksichtigung vorab vereinbarter Kriterien.

Best Price Guarantee (BPG)
Die Zusage des Leistungsträgers, zum Buchungszeitpunkt die günstigste verfügbare Rate über vorher vereinbarte Buchungskanäle und unter Berücksichtigung vorab vereinbarter Kriterien zu nutzen.

Bestellweg
Der Weg über den die Bestellung des Kunden eingeht bzw. durch den die Anfrage des Buchenden erfolgt. Dies erfolgt analog zum Buchungsweg. Eine Form des Bestellwegs ist die strukturierte Buchungsanfrage über eine OBE, die aber nicht zwangsläufig zu einer vollautomatisierten Buchung führt.

Billing Settlement Plan (BSP)
Ein standardisiertes System mit einem übergeordneten Abrechnungsprozess für Fluggesellschaften und Reisebüros, das ihnen die Verkäufe, das Berichtswesen und die Administration von Flugscheinen und Reisedokumenten vereinfacht. Es wurde von der IATA speziell für die angeschlossenen Fluggesellschaften entwickelt.

Bonusprogramm
(auch: Bonus-Regelung)
Bonus-Regelungen können auch festgelegte vorgangsbezogene Vergütungsmodelle für das Reisebüro sein, die neben den üblichen Management- und Transaction-Fees existieren. Siehe Kundenbindungsprogramm

Booking Channel
siehe Buchungsweg

Buchungsklassen
(auch: Reservierungsklassen)
Werden pro Fluggesellschaft bestimmt, sind jedoch innerhalb einer Flugallianz einheitlich und werden mit Codes in Großbuchstaben von A bis Z aufgeführt. Buchungsklasse sind mit unterschiedlichen Preisen beziehungsweise Tarifen verbunden. In der Regel gilt: Je teurer ein Ticket für eine Beförderungsklasse, desto flexibler sind die Bedingungen wie Umbuchung, Stornierung oder die Möglichkeit für ein Upgrade für einen Fluggast. Je preiswerter eine Buchungsklasse, desto inflexibler sind die Bedingungen.
Beispiele Reservierungsklassen:

  • First Class: A, F, O
  • Business Class:  C, D, I, J, Z

Spezielle Klassen siehe Full-Fare-Tarife

Buchungsweg
Die Kontaktaufnahme des Reisebüros zum Leistungsträger zur Platzierung einer Buchung. Dies kann auf folgenden Wegen erfolgen:

  • GDS-basiert
  • telefonisch, E-Mail, Fax
  • webbasiert (Homepage des Leistungsträgers mit Maske zur Dateneingabe)
  • über eigene Schnittstellen zum Leistungsträger

Bundled Fee
Gebühren für gebündelte Dienstleistungen

Business Travel Center (BTC)
Organisationseinheit des Reisebüros, die mehrere Kunden betreut und in der Regel in den Räumlichkeiten des Reisebüros angesiedelt ist.

C

Card Verification Code (CVC) 
(auch: Card Verification Value (CVV), Card Verification Number (CVN), Card Security Code (CSC), Card Code Verification (CCV), Kartenprüfnummer (KPN) oder Sicherheitscode)
3- oder 4-stelliger Zahlencode, üblicherweise auf der Rückseite von Kreditkarten, um speziell bei Internetzahlungen, die Sicherheit der Kreditkarten-Transaktionen zu erhöhen.

Certified
Vor über 15 Jahren als „Hotelzertifizierung“ des GeschäftsreiseVerbands VDR gegründet, ist die „Certified Das Kundenzertifikat GmbH & Co. KG“ mittlerweile ein unabhängiges Prüfinstitut für die Hotel- und Eventbranche. Ziel ist es, den Geschäftsreisenden ein passendes Hotelangebot zu liefern.

Produkte: Certfied Business Hotels, Certified Conference Hotels, Certified Green Hotels, Certfied Serviced Apartments, Certified Event Locations, Certified Conference Ships, Certified Directory

Certified Key Account Manager Business Travel (C-KAM-BT)
Fachstudiengang der VDR-Akademie bildet Key Account Manager in den Bereichen allgemeines Key Account Management im Business Travel, Beschaffungsmarketing, Projektmanagement und Intensivierung der Kundenbeziehung aus. Abschluss ist der zertifizierte C-KAM-BT-Certified Key Account Manager Business Travel™.

Certified Travel Manager (CTM)
Fachstudiengang der VDR-Akademie zum Travel- und Mobilitätsmanagement - von den Grundlagen bis zum Expertenwissen. Eckpfeiler sind aktuelle Entwicklungen, zukunftsorientiertes Knowhow sowie eine Vielzahl in der Praxis anwendbarer Tipps.

Im Rahmen der Ausbildung zum CTM-Certified Travel Manager™ wird eine Zertifikatsprüfung der Hochschule (HS) Worms abgelegt. Die Zertifikate sind nicht nur eine offizielle Auszeichnung der Hochschule, sondern sie werden je nach Hochschule auch bei Studienzulassungen (z.B. zum MBA in Business Travel Management) anerkannt.

Change Management = Veränderungsmanagement
Alle Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten, die eine umfassende, bereichsübergreifende und inhaltlich weitreichende Veränderung – zur Umsetzung von neuen Strategien, Strukturen, Systemen, Prozessen oder Verhaltensweisen – in einer Organisation bewirken sollen (z.B. Einführung einer Online Booking Engine).

Citycode
siehe 3-Letter Code

City Limit
Obergrenze für Hotelbuchungen in Städten, in denen es keine Vertragshotels gibt.

Clearing House
Verrechnungsstelle der Airlines untereinander

Co-Branded Cards
Kreditkarten, die neben dem Logo der Bank und/oder der Kreditkartengesellschaft noch ein weiteres Logo führen, z.B. das eines Unternehmens oder einer Vereinigung.

Codesharing
Verfahren, bei dem sich mehrere Fluglinien einen Flug teilen. Jede Gesellschaft führt den Flug dabei zwar unter eigener Flugnummer durch, tatsächlich fliegt aber nur eine der beteiligten Linien. In Europa wird diese bereits bei der Buchung angegeben („Operated by...“). Codesharing ist eine spezielle Form des Interlining.

Col / Collect
Abholung eines Mietwagens (z.B. von dem Unternehmen) durch eine Autovermietung

Collision Damage Waiver (CDW)
Haftungsausschluss für Beschädigung (kann aber auch Verlust einschließen)

Commercial Card
Kreditkarten mit Firmenhaftung, die zum geschäftlichen Einsatz z.B. Geschäftsreisen genutzt werden.

Company Card
siehe Zentrale Firmenkreditkarte

Company Rate
Rabattierter Preis für Firmenkunden mit ausgehandeltem Mindestaufkommen.

Compliance
Der Begriff „Compliance“ stammt von „to comply“ (engl. „entsprechen, befolgen, erfüllen, gehorchen“). Bei Compliance geht es um die Befolgung von Gesetzen und Regeln, speziell im geschäftlichen Verkehr. 

Im Mobilitätsmanagement versteht man Compliance vor allem als die Vermeidung von Korruption und anderen unethischen Praktiken wie Kinderarbeit oder Prostitution. Im Fokus stehen unlautere Beeinflussungsversuche durch Zuwendungen, im weiteren Sinne auch die nicht sachgerechte Ausstattung geschäftlicher Veranstaltungen, z.B. durch Auswahl touristisch attraktiver oder gar exotischer Destinationen, durch luxuriöse Veranstaltungsstätten, aufwändige Rahmenprogramme und Bewirtungen oder auch Einladung privater Begleitpersonen.

Computer Reservationssystem (CRS)
Elektronisches Reservierungssystem eines Leistungsträgers.

Consumer Card
Kreditkarten, die für den Privatnutzer aufgesetzt sind: der Nutzer haftet persönlich, die Abrechnung erfolgt über das Privatkonto.

Convention
siehe Konferenz

Convention & Visitors Bureau (CVB)
Diese nationale oder regionale Anlaufstelle für Kongressplaner wird von allen Organisationen der Veranstaltungswirtschaft einer Stadt, einer Region oder eines Landes unterhalten, die an der Akquisition von Kongressen interessiert sind. Zu Ihnen gehören Tourismusbüros, Hotels, Kongresszentren und Fluglinien. In Deutschland übernimmt diese Funktion das German Convention Bureau.

Corporate
= Leistungsempfänger (Kunde/Unternehmen)
Nutzer von Reiseleistungen, hier: deutsche Wirtschaftsunternehmen. Im Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) die „ordentlichen Mitglieder".

Corporate Card
(auch: Walking Card)
Firmenkreditkarte ausgestellt auf den einzelnen Mitarbeiter, mit der er Ausgaben für Hotel, Taxi, Bewirtung begleicht. Sie kann über das Privatkonto des Reisenden oder das Firmenkonto abgerechnet werden.

Corporate Net Fare / Corporate Net Rate (CNR) 
(auch: Corporate Discount oder Nettotarif)
Individuell zwischen dem Unternehmen und dem Leistungsträger (z.B. Airline) vereinbarter Preis, meist für bestimmte Destinationen oder Länder mit hohem Aufkommen. Er liegt deutlich unter dem Normalpreis (Full Fare) und enthält in der Regel keine Provision, keine Zusatzprovision und keine Firmenförderung.

Coupon Value
Wert des Flugcoupons für die Verrechnung zwischen den Fluggesellschaften, einziger für das Flug-MIS relevanter Wert.

Cross Ticketing
(auch: Ticket Splitting oder Überkreuzbuchung)
Der Reisemittler koppelt dabei Termine einer geplanten und einer fiktiven Reise, um Ticketpreise zu sparen. Das heißt, es werden mehrere preisgünstige Hin- und Rückflugtickets gebucht, von denen aber nicht alle genutzt werden. Meistens wird je einen Hin- und Rückflug vom Reisenden nicht angetreten (no show). Manche Airlines verbieten das ausdrücklich.

D

Date of issue
Ausstellungsdatum

Debit Card
Zahlungsverkehrskarte, bei der die Umsätze unmittelbar dem Girokonto des Karteninhabers belastet werden, vergleichbar einer EC-Karte.

Dedicated Team
Diese Mitarbeiter (z.B. eines Reisebüros) arbeiten exklusiv für einen Kunden.

DEHOGA
Abkürzung für Deutscher Hotel- und Gaststättenverband e.V.

Del / Deliver
Anlieferung eines Mietwagens (z.B. zu dem Unternehmen) durch eine Autovermietung

Delayed Ticketing
Erzeugung der Reisedokumente zu einem späteren Zeitpunkt, z.B. um Genehmigungsprozesse zu erfüllen, aber noch innerhalb der Ticketingfrist.

Deposit
Vorauszahlungen, die Hotels bei Tagungen erheben

Designated Team
Ein Kunde wird exklusiv von bestimmten Mitarbeitern eines Teams betreut.

Dienstreise
siehe Auswärtstätigkeit

Direct Connect
Direkt-Anbindung an Airlines unter Umgehung von Reservierungssystemen. Es fällt keine DCC an.

Disagio
Gebühr bei Zahlung mit Kreditkarte, die die Akzeptanzstelle (Hotel, Händler) an den Acquirer (Bank, die Kreditkarten Transaktionen für den Händler prozessiert) zahlen muss.

Distribution Cost Charge (DCC)
Eine Zusatzgebühr für die Wahl des Buchungskanals über das Reisebüro, die aktuell über keinen Weg ausgewertet werden kann. Sie ist ein Kostenfaktor, der von vielen Travel Managern nicht berücksichtigt wird.

Door-to-Door
Die komplette Geschäftsreise von „Tür zur Tür“ lässt sich im Vorfeld mit einer Software planen und buchen. Bei Verspätungen oder Ausfällen nennt die Software unterwegs via App sofortige Alternativen.

DRV
Abkürzung für Deutscher ReiseVerband e.V.

Dynamic Pricing
Neben den festen firmeneigenen Vertragsraten, welche an verschiedene Konditionen gebunden sein können, stehen dem Kunden ebenfalls dynamische Preismodelle zur Verfügung (meist bei größeren Hotelketten), die einen verhandelbaren Diskont auf die tagesaktuellen Raten bieten.

E

eAuction
elektronische Versteigerung eines Auftrags
siehe Ausschreibung

Einsatzwechseltätigkeit
siehe Auswärtstätigkeit

E-Invoicing = Digitale Rechnung
Erleichtert die internen Prozesse, da sich E-Invoices elektronisch der jeweiligen Reisekostenabrechnung zuordnen lassen. Trägt eine „qualifizierte elektronische Signatur“.

Electronic Miscellaneous Document (EMD)
Verpflichtender IATA-Standard-Dokumententyp seit Januar 2014. Hat andere IATA-Abrechnungsdokumente wie z.B. Virtual MCO abgelöst.

Electronic System for Travel Authorization (ESTA)
Elektronisches Reisegenehmigungssystem für Nutzer der visumfreien Einreise. Ist derzeit beschränkt auf die USA.

Electronic ticketing
(auch: Elektronisches Ticket, ticketloses Fliegen)
Ticketloses Fliegen. Der Passagier erhält keinen ausgedruckten Flugschein, die Reisedaten sind aber wie beim normalen Ticket als Passenger Name Record (PNR) gespeichert. Bordkarte und Gepäckabschnitt gibt es wie gewohnt.

End-to-End
Wird oft mit Door-to-Door verwechselt. End-to-End ist jedoch der bruchlose firmeninterne Prozess von der Genehmigung und Buchung einer Reise bis zur Abrechnung.

Enterprise Resource Planning (ERP)
Ist die Ressourcenplanung in Betrieben und bezeichnet die unternehmerische Aufgabe, die vorhandenen Ressourcen wie beispielsweise Kapital, Betriebsmittel oder Personal, möglichst effizient für den betrieblichen Ablauf einzuplanen sowie den Einsatz zu kontrollieren. Der Prozess wird häufig durch komplexe ERP-Software (auch Finanzbuchhaltungssyste) unterstützt.

Erste Tätigkeitsstätte
Ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist.

Etix®
Zunächst von der Deutschen Lufthansa AG als registrierte Marke eingeführt, hat sich die Bezeichnung Etix mittlerweile als Kurzform für electronic ticketing (elektronisches Ticket) etabliert. Ein Papierticket wird nicht mehr erstellt.

Event = Veranstaltung
Im Deutschen hat sich eingebürgert, unter Event eine besonders emotionalisierte Form von Veranstaltungen zu verstehen. In diesem Sinn wird der Begriff häufig mit Marketing-Event gleichgesetzt.

Event Management
siehe Veranstaltungsmanagement

Explant
(auch: Outplant)
Dezidierte Organisationseinheit des Reisebüros, die für den Kunden tätig ist und sich in den Räumlichkeiten des Reisebüros befindet. Sie verfügt in der Regel über eigene Leistungsträger-IDs, bspw. IATA-Nummer.

F

Fahrtätigkeit
siehe Auswärtstätigkeit

Fakturierung = Rechnungsstellung
siehe Invoicing

Familiarisation-Trips (FAM-Trip)
Informationsreisen für potenzielle Veranstalter zum Kennenlernen einer Destination inklusive ihrer Tagungsstätten und ausgewählten Hotels. In der Regel werden Planer von Destinationen oder regionalen CVBs eingeladen, häufig auch dann, wenn noch kein konkretes Buchungsinteresse vorliegt. Organisiert werden FAM-Trips häufig auch von Verbänden und Interessentengruppen.

Fare = Tarif
Bestimmt den Preis und die Fare Rules die Bedingungen einer Buchung.

Fee = Gebühr
Vergütung, Service-Entgelt

Feeder
Zubringerflug

Firmeneigene Vertragsrate
siehe Nettorate

Firmenförderung
Bonuskonzept analog der Vielflieger-Programme.

Firmenkarte
siehe Zentrale Firmenkreditkarte

Flight Coupon
(Der einzelne) Flugschein für ein Flugsegment, wird beim Check-in gegen die Bordkarte eingetauscht. Hat als Bestandteil des Papier-Flugtickets aber seit Einführung der E-Tickets an Bedeutung verloren.

Floating Rate
= dynamische Firmenrate
Vereinbarter Rabatt auf den tagesaktuellen Hotelpreis. Vorteilhaft, wenn die BAR niedriger ist als die Firmenrate. Nachteil: Hotelkosten sind so nur schwer kalkulierbar.

Flugschein
Im allgemeinen Sprachgebrauch unscharf: entweder Ticket oder flight coupon.

Food & Beverage (F&B)
Die gastronomische Versorgung in Hotels, bei Kongressen und Tagungen.

Form of Identification (FOID)
Art der Identifizierung des Passagiers am Automaten. Element des PNR bei Etix und PAF

Fürsorgepflicht
Arbeitgeber sind verpflichtet, Leben und Gesundheit ihrer Arbeitnehmer zu schützen. Dazu gibt es eine Vielzahl privat- und öffentlich-rechtlicher Vorschriften, die zu beachten sind. Im Rahmen von Geschäftsreisen und Auslandsaufenthalten sollten auch Travel Manager verstärkt auf die Einhaltung der Pflichten achten. 
Ergänzend dazu: VDR-Kurzleitfaden Fürsorgepflichten

Fuhrpark-Management 
(auch: Fleet Management / Flottenmanagement)
Strategische Planung und operative Steuerung der Mobilitätsanforderungen eines Fuhrparks unter Berücksichtigung der übergeordneten betrieblichen Zielsetzungen.

Fulfillment = Erledigung
Operative Durchführung und Abwicklung der Geschäftsreisebuchungen nach Vorgaben des Travel Managements eines Unternehmens unter Einhaltung der Reiserichtlinien. In der Regel Aufgabe des Reisebüros.

Full Content
Der neutrale Zugang zu allen Tarifen über alle GDS.

Full-Fare-Tarif
Vom Bundesverkehrsministerium genehmigter Flugtarif. Alle Full-Fare-Tarife sind interline fähig, d.h. dieser Tarif muss von jeder IATA-Fluggesellschaft anerkannt werden.

G

G35
(auch: ArbMedVV)
Pflichtvorsorge für viele berufliche Auslandsaufenthalte unter besonderen klimatischen oder gesundheitlichen Belastungen wie Infektionsgefährdungen.

GALILEO
siehe GDS

Gefährdungsbeurteilung
Das Erkennen von möglichen Gefährdungen, um hieraus die notwendigen Präventivmaßnahmen abzuleiten, damit es gar nicht erst zu einem Notfall kommt. Für die operative Risikobewertung empfiehlt sich eine Risikomatrix zu verwenden, um schnell zu erkennen, wo die relevanten Risiken liegen. Die Risikobeurteilung ist für jede Destination und Art der Reisetätigkeit regelmäßig durchzuführen.
Ergänzend dazu: VDR-Checkliste Risikobewertung

German Convention Bureau (GCB)
Einrichtung zur Förderung Deutschlands als Kongressland

Geschäftsreise
Jede betrieblich veranlasste Reise, die anhand von einzelnen Reisekostenabrechnungen erfasst wird. Dauer, Zweck, Entfernung, Ziel der Reise oder berufliche Stellung der Reisenden sind hierfür unerheblich. Somit fließen auch Fahrten zum ständigen oder wechselnden Arbeitsplatz oder Fahrten ohne Ortswechsel in die Zahlen mit ein, sobald sie als Geschäftsreisekosten abgerechnet werden.

Geschäftsreiseanalyse
Auf repräsentativer Basis erfasst, analysiert und beschreibt der VDR hier jährlich das Geschäftsreiseverhalten deutscher Unternehmen. Ein unverzichtbares Zahlenwerk für den Wirtschaftsfaktor geschäftliche Mobilität.

Geschäftsreiseintensives Unternehmen
Der Anteil an Mitarbeitern, die mindestens einmal im Jahr aus betrieblichen Gründen reisen, beträgt bei geschäftsreiseintensiven Betrieben mindestens 35%. Siehe auch Intensität von Geschäftsreisen.

Geschäftsreisekosten 
(auch: Geschäftsreiseausgaben)
Sämtliche über die Reisekostenabrechnungen eingereichten und erstatteten Kosten und Auslagen (Kosten für Transport ohne Dienstwagen, Übernachtung, Verpflegungspauschalen, Nebenkosten) sowie sämtliche in Rechnung gestellten Kosten, die nicht über die Reisekostenabrechnung eingereicht und erstattet werden, jedoch Reiseprodukte und -dienstleistungen betreffen (zum Beispiel Entgelte, Systemkosten wie die Lizenzgebühr für ein Travel Management-System, Veranstaltungskosten etc.)

Geschäftsreise-Management
siehe Travel Management

Geschäftsreisende
Beschäftigte eines Unternehmens, die mindestens eine Geschäftsreise im Jahr unternehmen.

Global Distribution System (GDS) = globales Reservierungssystem
Globale Vertriebssysteme für Reiseleistungen, die die Reservierungsdaten verwalten und die Buchungen der Reisebüros prozessual unterstützen. Z.B. Amadeus, Sabre, Travelport. Sie auch Non-GDS und Multi-GDS.

GNE (Global New Entrants)
Eine direkte Anbindung und Internet-Distribution für Echtzeit-Verfügbarkeiten. Zum Beispiel Abfrage von verschiedenen Datenbanken für Tarife.

Go-show
Bezeichnet im allgemeinen Sprachgebrauch einen nicht angemeldeten, aber erschienenen Kunden.

Großkundenrabatt (GKR)
Abkürzung wird vornehmlich von der Deutschen Bahn für ihr Firmenkundenprogramm „bahn.business“ (früher: bahn.corporate) genutzt. Unternehmen erhalten einen Mengenrabatt anhand von Umsatzstufen.

Guaranteed payment / room reservation
In der Regel durch Kreditkarte abgesicherte Hotelzimmerreservierung, für die die Zahlung des Preises auch dann fällig wird, wenn der Gast nicht erscheint. Das Zimmer wird freigehalten, selbst wenn es anderweitig vermietet werden könnte.

Guaranteed policy
Zusage des Hotels, das reservierte Zimmer auch bei late arrival freizuhalten.

H

Handling Fee
Das Reisebüro behält die Provisionen ein und berechnet eine verminderte Gebühr für jede Transaktion. Diese Gebühr wird vorwiegend mit kleinen und mittleren Kunden vereinbart. Das Provisionsrisiko liegt beim Reisebüro (i.d.R. eine Full Service Gebühr ohne OBE-Einsatz).

Handy-Tracking = Handy-Ortung
Ortung des Reisenden via Handy

Häufigkeit von Geschäftsreisen
Jährliche Anzahl Geschäftsreisen pro Geschäftsreisendem

Hosted Buyer = bewirteter Käufer
Bezeichnung für einen Fachmessebesucher, der als Einkäufer und Veranstaltungsplaner eine hohe Entscheidungskompetenz und Budgetverantwortung hat, weshalb die Messeveranstalter für ihn die Kosten seiner Anreise und Unterkunft übernehmen. Im Gegenzug verpflichtet sich der Einkäufer, eine bestimmte Zahl an Verkaufsgesprächen zu führen.

Hotelportale
Mittlerportale wie HRS, hotel.de oder ehotel, über die Unternehmen ihre Hotels buchen. Hier lassen sich Firmenzugänge einrichten, in die Unternehmen ihre eigenen Firmenraten einpflegen lassen können.

Hub
Drehkreuz einer Fluggesellschaft

I

IATA-Airline
Fluggesellschaft, die Mitglied der IATA ist und damit über GDS buchbar ist sowie mit dem Billing and Settlement Plan (BSP) der IATA über einen geregelten Abrechnungsprozess verfügt. Im Gegensatz dazu die Non-IATA-Airline

Incident-Management
Ad hoc- Notfallmaßnahmen für Reisende und Expats, meist mit Dienstleister- oder Behördenunterstützung.

Implant
(auch: On-Site)
Organisationseinheit des Reisebüros, die sich beim Kunden befindet. Sie kann dezidiert für diesen Kunden (= "geschlossen") oder für andere Kunden (="geöffnet") arbeiten. Sie verfügt in der Regel über eigene Leistungsträger-IDs, bspw. IATA-Nummer.

Incentive = Ansporn, Anreiz
Bezeichnet eine Sonderform der Veranstaltungsbranche, mit der Mitarbeiter oder Verkäufer zu höheren Leistungen angeregt werden sollen. Neben Sachprämien sind Reisen die häufigste Form von Incentives, die meist in einen Leistungswettbewerb eingebettet sind. Wichtigstes Kennzeichen ist die Nicht-Käuflichkeit der einzelnen Leistungen, die die Prämien besonders attraktiv machen und für einen hohen Erinnerungswert sorgen soll.

Instant Ticketing
Erzeugung der Reisedokumente unmittelbar nach Buchung zur Sicherstellung der Tarifbestimmungen. Siehe auch Same Day Ticketing

Intensität von Geschäftsreisen
Prozentualer Anteil von Beschäftigten im Betrieb, die mindestens eine Geschäftsreise im Jahr tätigen.

Interlining / Interline Agreement
Abkommen zwischen Airlines über die gegenseitige Anerkennung der Beförderungsdokumente (Flugtickets) und deren Abrechnung.

Intermodalität
Verkehrsmittel wie Bahn, Flugzeug, Mietwagen oder Fernbus sind optimal aufeinander abgestimmt. Im Idealfall reicht ein einziges Ticket.

International Air Transport Association (IATA)
Weltweiter Dachverband der Fluggesellschaften

Internet Booking Engine (IBE)
siehe Online Booking Engine

Internet-Portal / Online-Reisebüro
In der Regel lizenzfreie Online-Angebote für Reiseleistungen, die Online-Buchungen auf Basis Business to Consumer (B2C) ermöglichen. Werden vom Anbieter, einem Anbieterkreis oder Handelsvertreter betrieben. Im Unterschied zum Online-Buchungssystem beziehungsweise Travel Management-System haben sie nicht zwingend Funktionen, die zur elektronischen Einkaufssteuerung im Sinne des Unternehmens geeignet sind und gewährleisten dadurch die Transparenz und die Möglichkeit einer aktiven Steuerung seitens des Unternehmens nicht.

Invoicing = Rechnungsstellung
Prozess zum Erzeugen unterschiedliche Dokumente, wie z.B. Sammelrechnung, Lieferschein, elektronische Rechnung mit oder ohne Signatur, Papierrechnung.

K

Kettenverträge
Mit der Kettenhotellerie wird in der Regel ein Rahmenvertrag geschlossen. Für einzelne Häuser mit höheren Volumen werden Nettoraten vereinbart (siehe Local Company Rate). Für weitere Häuser der Kette (teils auch alle) wird ein prozentualer Abschlag auf die jeweils tagesaktuelle Rate vereinbart. Das bedeutet keine Sicherheit eines festen Preises = keine „Deckelung“ der Rate.

Kickback
Rückzahlungen, die bei Erreichen eines bestimmten Volumens mit Leistungsanbietern vereinbart werden können. Veraltetes Modell

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
Unternehmen mit 10 bis 250 Mitarbeitern. Diese Definition lehnt sich an die Empfehlung der EU an. Darin setzt sich die Größenklasse der Kleinstunternehmen sowie der KMU aus Unternehmen zusammen, die weniger als 250 Personen beschäftigen. (Finanzielle Schwellenwerte für Umsatz beziehungsweise Bilanzsumme sind ausgeklammert.)
Wenn im Rahmen der VDR-Geschäftsreiseanalyse vom „Mittelstand“ gesprochen wird, sind damit Unternehmen mit 10 bis 500 Beschäftigten gemeint.

Kleinstbetrieb / Kleinstunternehmen
Beschäftigt weniger als 10 Personen. (Finanzielle Schwellenwerte für Umsatz beziehungsweise Bilanzsumme gemäß EU sind ausgeklammert.)

Konferenz
In der Regel ein monothematisches, meist nur eintägiges Zusammentreffen vieler Personen mit gleichen Interessen – je nach Definition mit fünfzehn bis 50 bzw. bis zu 250 Teilnehmern. Für „Konferenz“ wird häufig auch der Begriff „Tagung“ oder die englische Entsprechung „Convention“ benutzt.

Kongress
Eine in der Regel mehrtägige Versammlung zur Erörterung eines Themas. Ein Kongress besteht aus mehreren Veranstaltungsteilen – insbesondere Präsentationen, Diskussionen und Arbeitsgruppen – und wird häufig ergänzt durch Begleitausstellungen und touristische und/oder fachliche Exkursionen. Charakteristisch ist eine Teilnehmerzahl von 250 und mehr Personen.

Konsortienraten
siehe Negotiated Rate

Kreatives Ticketing
Verschiedene Tickettarife werden so kombiniert, dass unter Berücksichtigung der Reiserichtlinie die günstigste Leistung gebucht werden kann.

Krisenmanagement & Krisenstab
Zur Bewältigung von Krisen sind funktionierende Krisenmanagementstrukturen unabdingbar. Dazu ist es wichtig, dass die Mitglieder eines Krisenstabs ihre Rollen und Aufgaben kennen.

Kundenbindungsprogramm
(auch: Bonusprogramm, Bonus-Meilen)
Instrument, das dem Teilnehmer Vorteile bei einer häufigen Nutzung des Programmgebers verspricht. Insbesondere Dienstleistungsunternehmen wie zum Beispiel Fluggesellschaften und Deutsche Bahn möchten auf diesem Wege auf Ihre Produkte aufmerksam machen und den beruflichen oder privaten Kunden möglichst langfristig an ihr Unternehmen binden. Ein Bonusprogramm ist z.B. das Programm von Lufthansa „Miles & More“ bei dem Bonusmeilen gesammelt werden, die dann später abgeflogen werden können.

L

Last Room Availability (LRA)
Firmenrate für das letzte verfügbare (Hotel-)Zimmer, egal welche Kategorie noch verfügbar ist. Bei den Verhandlungen mit den Hotels auf die Unterscheidungen zu LRTA achten.

Last Room Type Availability (LRTA)
Firmenrate für letztes (Hotel-)Zimmer der vereinbarten Kategorie. (Achtung: Kategorie klar im Vertrag definieren)

Late arrival
Ankunft des Hotelgastes nach der „normalen“ Zeit (in der Regel nach 18 Uhr).

Late Check-out
Vereinbarung mit dem Hotel, das Zimmer am Abreisetag erst nach der „normalen“ Zeit (meistens mittags) zu räumen.

Leasing
Zeitlich begrenzte Gebrauchsüberlassung von Wirtschaftsgütern, wie z.B. Automobilen, gegen Entgelt. Wichtig ist hierbei, dass der Eigentumserwerb an dem Leasingobjekt durch den Leasingnehmer prinzipiell ausgeschlossen bleibt. Das Wort „Leasing“ kommt von „to lease“ = vermieten, verpachten.

Leistungsträger-Kundenkarte
Ausprägung von möglichen Zahlungsmodalitäten bei Geschäftsreisen. Sie stellt auf Rechnungsbasis entweder die zentralisierte oder die personenbezogene Abrechnung von gebuchten Reiseleistungen eines Unternehmens mit dem Leistungsträger sicher. Siehe auch Zentrale Firmenkreditkarte.

Lodged-Card
siehe Zentrale Firmenkreditkarte

Low cost carrier / Low fare carrier
Bezeichnet eigentlich Airlines mit günstigen Tarifen. Wird aber im allgemeinen Sprachgebrauch auch verwendet, um zusätzlich No frill Fluggesellschaften zu bezeichnen.

M

Management Fee
Pauschale Vergütung für vertraglich festgelegte, geschäftsreisespezifische Dienstleistungen eines Reisebüros für Unternehmen und Einrichtungen im öffentlichen Sektor. Die Management Fee kann unterschiedliche Ausprägungen annehmen, z.B. volumenabhängig, als Fixbetrag oder über ein Cost-Plus-Modell (Kostenerstattung + Aufschlag) Alternative: Transaction Fee.

Management Information System (MIS)
Verfahren, das aus verschiedenen Datenquellen konsolidierte Analysen für das Travel Management oder den Controller erstellt.

Market Information Data Tapes (MIDT)
Analyse der kumulierten Buchungsdaten aus Computer Reservierungs-Systemen (GDS) zur Ermittlung von Verkehrsströmen, Marktanteilen und Buchungstrends.

Maximum Pointed Mileage (MPM)
Maximale Meilenzahl zwischen 2 Flughäfen. Ergibt sich aus der kürzesten Entfernung plus 20%.

Meeting
Zielorientierte Zusammenkunft in kleinerem Kreis ohne straffe Leitung, die oft der Vorbereitung von Entscheidungen dient.

Meeting, Incentive, Convention, Event (MICE)
Sammelbezeichnung für die Veranstaltungsbranche, die häufig synonym gebraucht wird mit dem deutschen Ausdruck Tagungswirtschaft. Der Begriff wird sehr frei verwendet, weshalb die letzten beiden Buchstaben der Abkürzung auch für Congress (Kongress) und Exhibition (Ausstellung) stehen können.

Meile
Einheit im Flugverkehr, auch nautische Meile genannt. 1 Meile = 1,852 km.

Mid- und Back-Office-Systeme
Verarbeitungs- / Buchungssysteme im Reisebüro z.B. als Schnittstelle zu Low Cost Carrier, GDS etc.

Minimum Connecting Time
Mindestzeit, die ein Reisender benötigt, um umzusteigen. Wird sie bei der Buchung unterschritten, entfällt die Weitertransportgarantie.

Miscellaneous Charge Order (MCO)
„Gutschein“ im Flugverkehr z.B. für Übergepäck, Überbuchungsgebühren etc.

Missed Savings
Mögliche, aber nicht genutzte Einsparungen von gebuchten Tarifen gegenüber dem günstigsten verfügbaren Tarif.

Missed Saving Report
Darstellung der nicht realisierten Einsparungen (Missed Savings).

Mobilitätsbudget
(Monatlicher) Budgetrahmen für Mitarbeitende von Unternehmen, um dienstliche sowie private Fahrten mit zum Firmenwagen alternativen Verkehrsmitteln durchzuführen.

Multi-GDS
Reisebüros, die parallel mehrere GDS einsetzen. 

N

Near Field Technologie (NFC) = Nahfeldkommunikation
Internationaler Übertragungsstandard ermöglicht den kontaktlosen Austausch von Daten über kurze Distanzen (bis ca. 10 cm). NFC basiert auf der RFID-Technik (Radio-Frequency Identification), bei der über elektromagnetische Induktion Daten von einem (RFID-)Chip zu einem Empfangsgerät übertragen werden. Genutzt wird es z.B. für Bezahlsysteme und Türöffner-Karten.

Nebenkosten
Sämtliche Kosten, die nach Antritt einer Geschäftsreise von Mitarbeitern verauslagt, über die Reisekostenabrechnung eingereicht und vom Betrieb erstattet werden.

Negotiated Rate
Ausgehandelter Flugtarif mit Anwendungsbestimmungen.

Net Flown Revenue
Tatsächlich bei einer Fluggesellschaft abgeflogene Werte, ohne Steuern, Gebühren und Provision. Die Differenz zum gebuchten Umsatz bilden Stornierungen bzw. Umbuchungen von Segmenten auf andere Fluggesellschaften. Der Net Flown Revenue ist maßgeblich hinsichtlich der Erreichung von Umsatzstaffeln bei Förderprogrammen einzelner Airlines.

Nettopreismodell
siehe Nullprovision

Nettorate
(auch: Local Company Rate (LCR) = lokale Hotelverträge)
Eigen verhandelte gleichbleibende, ganzjährig gültige Firmenrate für Übernachtungen (bei den meisten Hotelketten ab mind. 100 Nächten), welche nicht kommissionsfähig sind. Hinweis: Beachten Sie hier die Ausschlusszeiten (Zeitraum in denen der Preis nicht gültig ist, z.B. Messezeiten).

Neues VertriebsSystem (NVS)
Buchungsschnittstelle zur Deutschen Bahn. Siehe auch BIBE

New Distribution Capability (NDC)
Ein von der IATA entwickelter, XML-basierter Datenstandard. Es ist dadurch möglich, die Buchungsdaten und Serviceangebote in einzelne Segmente aufzuteilen. So können Fluggesellschaften, aber auch andere Reiseanbieter maßgeschneiderte Angebote erstellen etwa nach Kundenprofil oder Verkaufskanal.

No Touch Buchung
Die eigenständig durch den Buchenden über die OBE generierte Buchung. Bedarf keiner manuellen Intervention des Reisebüros mehr.

No frill Carrier
Besonders im Flugverkehr gebräuchliche Bezeichnung, Airline mit minimalem Serviceangebot. Nebenleistungen müssen separat bezahlt werden.

Non-GDS
Leistungsträger, die nicht über die GDS, sondern z.B. web-basiert oder über ein Direct Connect buchbar sind.

Non-IATA-Airline
Ist eine Fluggesellschaft, die nicht Mitglied der IATA ist und die ihre Buchungs- und Abrechnungsprozesse individuell regelt. Da der Abrechnungsprozess nicht BSP-gesteuert ist, ist er aufwändiger als bei einer IATA-Airline.

No-show
Angemeldeter, aber nicht erschienener Kunde, der auch nicht abgesagt hat.

Notfallkontakt
(auch: Quick-Card / Notfallkarte / Notfall-App)
Einfache 24/7-Kontaktmöglichkeit (meist telefonisch) für den Reisenden/Expat; die Kontaktmöglichkeiten mit wichtigen Hinweisen sollte der Reisende/Expat in Form einer Notfallkarte/Quick-Card bei sich tragen (wird auch in dem Fall gefunden, wenn der Mitarbeiter selbst nicht mehr ansprechbar ist); Ergänzend empfiehlt sich der Einsatz einer Notfall-App mit Notruffunktion und ergänzenden Funktionen wie Standortübertragung, Tracking, Notfallinformationen usw.

Nullprovision
Branchenbezeichnung im Zusammenhang mit der Vermittlung von Reiseleistungen, die ohne Provision für den Reisemittler erfolgt.

O

Offline Buchung
Jede Buchung/Umbuchung, die nicht selbständig vom Kunden abgeschlossen werden kann.

Online Booking Engine (OBE)
(auch: Online Booking Tool (OBT), Self Booking Tool, Internet Booking Engine)
Plattform für die eigenständige Online-Buchungen von Reiseleistungen. Ist i.d.R. eine lizenz- oder kostenpflichtige Lösung von Drittanbietern über Intra-, Extra- oder Internet. Ermöglicht den Unternehmen aktive Einkaufssteuerung unter Umgehung des Reisebüros und Einbindung von Reiserichtlinien und Genehmigungsverfahren.

Online Buchung
Buchung, die vom Buchenden selbständig über die OBE durchgeführt wird.

Online Travel Agency (OTA)
Reines Buchungsportal ohne klassische Reisebüro-Zusatzleistungen wie Reportings, Analysen etc. Z.B.  Booking.com, Egencia oder HRS

Open Jaw
Gabelflug, Routing z.B. von A nach B nach C nach A, aber zwischen B und C kein Flug, sondern andere Transportmöglichkeit

Opt-in
Hierbei stellen die Airlines den GDS alle Tarife gleichberechtigt zur Verfügung. Im Gegenzug streichen die GDS-Betreiber einen Teil ihrer Incentive-Zahlungen an die Reisebüros. Je nach Vertrag geben diese den Einnahmeausfall an ihre Kunden weiter.

Optional Payment Charge (OPC)
Entgelt, das für bestimmte Zahlungsarten durch einen Dienstleister / Leistungsträger erhoben wird. Bspw. eine Gebühr bei Zahlung per Kreditkarte.

Opt-out
Hierbei stellen die Fluggesellschaften alle Tarife den GDS zur Verfügung, günstige Buchungsklassen sind jedoch nur mit einem direkten „Zuschlag“ buchbar. Diese Kosten werden von den Reisebüros an den Kunden weiterberechnet.

Outplant
siehe Explant

Overbooking
Gängige Praxis bei Airlines und Hotels, mehr Reservierungen anzunehmen als Plätze/ Zimmer zur Verfügung stehen, um trotz eintreffender Stornierungen 100% ausgelastet zu sein.

Overridings
(auch: Overriding Commission, Superprovision)
Sie ist eine meist am Ende des Geschäftsjahres von manchen Leistungsträgern an Reisebüros gezahlte Provision, die i.d.R. an das Erreichen besonders hoher Umsatzziele dieses Reisebüros für Leistungen dieses Leistungsträgers gekoppelt ist. Sie wird zusätzlich zur normalen Provision ausgezahlt.

P

Passenger Name Record (PNR) = Fluggastdatensatz
Datensatz, der die für die Reservierung und Ticketausstellung notwendigen Informationen für den oder die betreffende/n Passagier/e eines Buchungsvorgangs enthält. Er kann eine oder auch mehrere Leistungen umfassen, wird vom GDS und/oder der Fluggesellschaft erzeugt und sollte im CRS gespeichert sein. Der PNR besteht aus mehreren Buchstaben und Zahlen.

PAX
Passagier

Pay-as-you-fly (PAF)
Produkt der Deutschen Lufthansa, bei dem die Generierung des Tickets und die Belastung der Kreditkarte erst im Augenblick des Check-Ins erfolgen.

Payment Card Industry Data Security Standard (PCI oder PCDI-DSS)
Sicherheitsanforderungen bei Kreditkartenzahlungen für Unternehmen, die Kreditkartendaten verarbeiten.

Payment Fee = Zahlungsmittelentgelt
Wird für bestimmte Zahlungsarten (z.B. Rechnungslegung, Zahlungsziel) erhoben.

Payment Method = Zahlungsweg
Die unterschiedlichen Mittel zur Begleichung ausstehender Forderungen, z.B. per Kreditkarte, Lastschrift oder Rechnung.

Personal Accident Insurance (PAI) = Insassenunfallversicherung
Deckt Personenschäden ab, die Mitfahrende im Mietfahrzeug erleiden. In den meisten Ländern kann eine solche Insassenversicherung extra abgeschlossen werden. Empfehlenswert ist diese Versicherung jedoch bei sich nicht nahestehenden Personen, z.B. Geschäftspartnern.

Preferred Partner
Leistungsträger, wie z.B. Hotel, Mietwagen, Fluggesellschaft, mit dem zusammengearbeitet werden soll, um verhandelte Kontingente zu erreichen.

Pre-Paid / Deposit Raten
Besonders günstige Tagesraten können mit Restriktionen, wie zum Beispiel Mindestaufenthaltsdauer verbunden sein oder sind zum Teil nicht mehr kostenfrei stornierbar.

PriceIndexFlight (PIF®) = PreisIndexFlug
Neutraler Index zur Messung und Steuerung des Flugeinkaufs. Das PIF®-System ist eine komplexe Flugdatenbank und eignet sich als Analyse-, Controlling- und Benchmarkinstrument. Rechnerisch ist der PIF® der Quotient, der sich aus dem Verhältnis der Nominalersparnis zum 100%-Umsatz (=Nettoflugumsatz einer Periode valuiert zum Business-Class-Fullfare-Jahrestarif) ergibt. Der PIF® ist ein von Feisel Consulting entwickeltes und geschütztes Produkt.

PRISM
Prism Group ist ein amerikanischer Daten-Händler, der Flugdaten aufbereitet und an Marktbeteiligte verkauft. Airlines können die Daten beispielsweise dazu nutzen, die Auslastung anderer Airlines auf bestimmten Strecken durch einen Kunden einzusehen. In den USA ist dies eine übliche Marktbetrachtung, da viele Firmenkundenverträge auf sogenannten Market-Share-Agreements basieren, d.h. der Kunde sichert einer Airline einen festgelegten Anteil seines Gesamtflugvolumens zu.

Processing Fee
Diesen Begriff hat das Unternehmen HLC Consulting in den Markt eingeführt. Voraussetzung ist die Nutzung einer OBE und die durchgängige Bezahlung per Kreditkarte. Dadurch werden die Produktionskosten im Reisebüro möglichst gering gehalten. Das Reisebüro übernimmt lediglich das Fulfillment. Die Processing Fee liegt deutlich unter den anderen Stückpreisen. Die Provision wird pro beleg verrechnet. Komplizierte Reisebuchungen müssen extra honoriert werden.

Professional Congress Organizer (PCO)
Als Agenturen übernehmen PCOs den vollständigen Service für die Planung, Organisation und Durchführung von Kongressen und Tagungen, einschließlich der Teilnehmer- und Budgetverwaltung.

Promotion Rate
Öffentliche, flexible Rate, die abhängig von Belegung ist und preislich unter die Vertragsraten fallen kann.

Property Management System (PMS)
Administrationssystem in Hotels z.B. FIDELIO

Prorate
Wert eines Flugcoupons

Prozesskosten
siehe Reisekosten

R

Rack Rate = Richtpreis
Höchste öffentlich verfügbare Rate

Ratenparität
Gleicher Preis in allen Vertriebskanälen.

Reaktionszeit
Zeitspanne zwischen Buchung oder -anfrage und Beginn deren Bearbeitung. Siehe dazu auch Antwortzeit

Reason Code
Vorgegebene Gründe für die Nichteinhaltung der Reiserichtlinie, die der Reisende / das Reisebüro bei Buchung auswählen/angeben kann.

Refund = Erstattung
Erstattung der an den Leistungsträger gezahlten Beträge abzüglich eventueller Storno- bzw. Bearbeitungsentgelte. Er steht in Abhängigkeit der gebuchten Tarife und nicht genutzten Leistungen. Der Refund bezieht sich nicht auf Serviceentgelte.

Reisebüro
siehe Travel Agency

Reisebüro Call Center
Zentrale Anlaufstelle, in der die Buchungen von Unternehmen auflaufen und abgewickelt werden.

Reisebüro Fulfillment Center
Ausführendes Team für Online-Buchungen (i.d.R. vollautomatisiert, nur geringe personelle Eingriffe)

Reisebüro-Serviceentgelt
Auf Basis der üblichen Vergütungsmodelle für geschäftsreisespezifische Dienstleistungen (Management Fee, Transaction Fee) haben die meisten Reisebüros im Zuge der Nullprovision neue Preismodelle für den Geschäfts-reisebereich vorgestellt, die beispielsweise nach Leistungsumfang und Zielgruppe variieren.

Reisekosten (direkte vs. indirekte)
Als direkte Reisekosten gelten dabei die Kosten des Reiseeinkaufs (Flug, Hotel, Mietwagen, Bahn).
Die indirekten Reisekosten werden in der Regel unter dem Begriff „Prozesskosten“ subsumiert. Sie umfassen sämtliche Kosten, die etwa bei der Reiseplanung, Reisebestellung, Bezahlung oder im Controlling anfallen (z.B.: Buchungsgebühren, Kreditkartenkosten, Software, Management Fee).

Reisekostenabrechnung (RKA)
Jede einzelne Transaktion mit einem Beginn- und Enddatum: Üblicherweise erhält jede Reisekostenabrechnung eine eindeutige, nur einmalig vergebene Nummer. Diese stellt gleichzeitig die Transaktion dar. Unabhängig davon, ob die Reisekostenabrechnung als Einzel- oder Sammelabrechnung eingereicht wurde, ist somit die Anzahl der Geschäftsreisen anhand der einmaligen Transaktionsnummer pro Reise feststellbar.

Reiserichtlinie
(auch: Reiseordnung, Travel Policy)
Unternehmensspezifische Richtlinien für Geschäftsreisen, mit folgenden typischen Bestandteilen, die in Umfang und Inhalt variieren können:

  • Definitionen und Begriffsbestimmungen, insbesondere zu lohn- und einkommenssteuerlich relevanten Themen
  • Festlegungen zum Geltungsbereich
  • Ablauf von Genehmigungsverfahren, Buchungsvorgängen und Abrechnungen von Reisen beziehungsweise Reisekosten
  • Bestimmungen über die Wahl der Transportmittel, -klassen und Leistungsträger sowie der Übernachtungskategorien
  • Vorneweg geschaltetes Genehmigungsverfahren. Je nach Ausprägung der Umsetzung und damit entstehenden Aufwänden auf Seiten des Reisebüros ist die Abwicklung mit unterschiedlichen Kosten verbunden.

Reisesicherheit-Richtlinien
Ein universeller Maßnahmenkatalog – möglichst für alle Reisen und Reisenden und einen längeren Zeitraum entwickelt. Wichtige Bausteine sind:

  • Kurzbeschreibung der Ziele
  • Geltungsbereich
  • Grundsätze zur Personalsicherheit im Ausland
  • Definitionen wie z.B. Geschäftsreise, Expatriates, Risiken usw. – oder Verweis auf 
  • Reiserichtlinie/Entsenderichtlinie
  • Interne Zuständigkeiten zur Personalsicherheit im Ausland inkl. Kontaktdaten
  • Externe Zuständigkeiten inkl. Kontaktdaten
  • Krisenstab / Notfallteam

Ergänzend dazu: VDR-Richtlinie Reisesicherheit und VDR-Checkliste Reisesicherheit

Reisestelle
Organisationseinheit, in der Reisebuchungen vorgenommen werden.

Reisestellenkarte
(auch: Company Account)
Über diese Karte werden Flüge, Bahn und Mietwagen bezahlt. Sie läuft über ein Firmenkonto.

Reiseveranstalter
Vertreibt Reiseleistungen an seine Kunden.

Reisevolumen
(auch: Sales Volume)
Vom Reisebüro abgewickelte Reiseleistungen (z.B. Flug, Bahn, Hotel, Mietwagen, Visa, Schiff) in der Regel dargestellt in Transaktionen (aufgeteilt nach Transaktionstypen) und Umsätzen (Bruttoreisepreis).

Relocation Services
Im Zusammenhang des betrieblichen Geschäftsreise-Managements: Organisation längerfristiger Ortswechsel (Umzug) von Mitarbeitern.

Request for Proposal (RFP)
(auch: Request for Information (RFI))
siehe Ausschreibung

Return on Investment (ROI) = Kapitalrendite, Gesamtkapitalrentabilität#
Der ROI ist eine Kennzahl, die Aufschluss über das Verhältnis von Investition und Gewinn gibt. Die Kosten einer Investition werden in Beziehung zur Höhe des erwarteten Gewinns gesetzt. Der ROI gibt damit die Rendite des eingesetzten Kapitals an.

Revenue Management
Eine spezielle Form der kosten- und marktorientierten Preisgestaltung, mit dem Ziel höhere Erträge zur erwirtschaften, z.B. in der Flug- oder der Hotelbranche. Es handelt sich dabei um die gewinnoptimale Steuerung von Kapazitätsverfügbarkeiten und Preisen mit dem Ziel, das richtige Produkt, zum richtigen Preis, zur richtigen Zeit, dem richtigen Kunden über den richtigen Vertriebsweg zu verkaufen.

Revenue per available room (REVPAR)
= Erlös pro verfügbarem Zimmer
Kann wichtiger sein als Umsatz und ist daher eine wichtige Kennziffer für Hotels.

S

SABRE
siehe GDS

Same Day Ticketing
Erzeugung der Reisedokumente am selben Tag wie Buchung. Sie auch Instant Ticketing

Saving = Einsparung
Eine (kalkulatorische) Größe, die die Differenz vom Reisepreis zu einem abgestimmten Vergleichspreis bzw. mehreren Vergleichspreisen darstellt. Hier wird oft zwischen Missed und Realized Savings unterschieden.

Saving Reports
Kostenersparnis-Übersichten

Savings Quote
Savings in Prozent vom definierten Vergleichspreis.

Self Booking Tool (SBT)
siehe Online Booking Engine

Seminar
Kleine, meist mehrtägige Veranstaltung zur Wissensvermittlung mit bis zu 30 Teilnehmern.

Service Level Agreement (SLA) = Dienstgütevereinbarung
Vereinbarung bestimmter Leistungen und messbarer Kriterien in der Zusammenarbeit mit Dienstleistern, sowie ggf. die Vereinbarung möglicher Konsequenzen bei Nicht-Erreichung bzw. bei Übererfüllung. Basis für Bonus-Malus Regelungen.

Serviced Apartment
Für Geschäftsreisende eine Alternative zum Hotel. Meist ab vier Nächten inkl. Küchenzeile im Zimmer.

Serviceklassen
Die Serviceklassen First, Business, Economy sowie deren Ausprägungen z.B. „Economy Plus“ oder „Premium Economy“ definieren die Leistungen, die der Reisende erwarten darf (Sitzabstand, Essen an Board etc.). Für die Preisgestaltung gibt es innerhalb der verschiedenen Serviceklassen die Buchungsklassen. Diese definieren die möglichen Restriktionen für Umbuchungen, Storno etc.

Share Economy / Sharing Economy
(auch: Collaborative Consumption)
Nutzung von Produkten und Dienstleistungen von Unternehmen, deren Geschäftskonzept gekennzeichnet ist durch die gemeinsame zeitlich begrenzte Nutzung von Ressourcen, die nicht dauerhaft benötigt werden und deren Anbieter nicht unbedingt der Besitzer der Ressourcen ist.

Shared Team
Ein Kunde wird von mehreren Mitarbeitern eines Teams betreut. Diese Betreuung ist nicht exklusiv.

Sicherheitsunterweisungen
Können sowohl webbasiert, virtuell oder als Präsenztrainings durchgeführt werden. Sie klären den Reisenden über Reiserisiken oder individuell auf die Reise angepasst über entsprechende Sicherheit- und Länderrisiken auf, bereiten ihn vor und geben ihm Hilfestellungen für Notsituationen an die Hand.
Ergänzend dazu: VDR-Anleitung: Schulungskonzept für Geschäfts- und Auslandsreisen

Site Inspection
Individuelle Besichtigung einer Destination oder Tagungsstätte durch den Veranstaltungsplaner. In der Regel liegt bei einer Site Inspection (im Gegensatz zu FAM-Trip) schon ein konkretes Planungsvorhaben vor.

Slot
Zeitfenster für den geplanten Start oder die Landung eines Flugzeugs, kommt von save landing on time

START
Studiengesellschaft zur Automatisierung für Reise und Touristik (gegründet 1971). Eigner damals Lufthansa, Bahn, TUI zu je 25 %, die restlichen 25 % halten die drei Reisebüroketten (DER, ABR, Hapag-Lloyd). Entwickelte ein einheitliches Reservierungssystem und ging später in der Amadeus Germany GmbH auf.

Supplier = Leistungsträger
Erbringer der Reisedienstleistungen, z.B. Transport (Fluggesellschaft) oder Unterbringung (Hotel). Im Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) die "außenordentlichen Mitglieder".

T

Tagung
Ambivalenter Begriff, der sowohl als Überbegriff für Veranstaltungen zum Wissens- und Erfahrungsaustausch verwendet wird als auch zur Bezeichnung von größeren Konferenzen. In diesem Sinne entspricht der Begriff der im englischen Sprachraum üblichen Bezeichnung Convention.

Tarif
 Auflistung von Bedingungen für eine definierte Leistung.

Third Party = Drittanbieter
Weiterer Leistungserbringer, z.B. Kreditkartengesellschaft

Ticket / Flugticket
Flugschein(heft) mit eventuell mehreren flight coupons. Offiziell: Passage-Beförderungsdokument, ist gleichzeitig Vertragsdokument zwischen Passagier und Airline und Versicherungsdokument. Es enthält unter anderem die Namen der Fluggesellschaft und des Passagiers, die Flugstrecke, die Reisedaten, die Klasse und den Preis.

Ticketed Airline
Fluggesellschaft, auf die der Flugschein ausgefertigt wurde

Ticketed pointed milage (TPM)
Effektiv geflogene Meilenanzahl zwischen zwei Flughäfen

Ticketing
Erstellung von Reisedokumenten (Fullfillment)

Ticketless Booking
Alternativer Buchungsprozess vorwiegend bei Low-Cost-Carriern. Interlining und BSP-Abrechnung sind ausgeschlossen.

Total Cost of Trip
Gesamtkosten einer Reise, die über den Flugticketpreis hinausgehen. Im Idealfall samt Arbeitszeitkosten.

Touched Buchung
Die eigenständig durch den Buchenden über die OBE generierte Buchung bedarf einer manuellen Intervention des Reisebüros, z.B. zur Erfassung von Zusatzdaten. Der Grad der Intervention ist kundenspezifisch.

Transaction Fee = Transaktionsentgelt
Der vereinbarte Betrag, den ein Reisebüro für (jede) Transaktion erhält, die zum Erzielen einer Buchung (Stornierung oder Umbuchung) nötig ist. Ein Transaktionsentgelt dient dazu, die Betriebskosten eines Reisebüros zu decken und beinhaltet eine Gewinnspanne. Zuweilen wird die Transaction Fee untergliedert in:

  • Bundled Fee: Mehrere vorher abgestimmte Leistungen werden zusammen in einer Reise gebucht und insgesamt mit einer kombinierten Transaction Fee abgerechnet. (Wird auch als Trip Fee bezeichnet.)
  • Unbundled Fee: Jede (Teil-)Leistung wird mit einer einzelnen Transaction Fee abgerechnet. Alternative: Management Fee.

Travel Agency = Reisebüro
Vermittler von Reiseleistungen zwischen Kunden und Leistungsträgern. Können auch selbst Reiseveranstalter sein.
Siehe auch TMC, BTC, Implant, Explant

Travel Alert
(auch: Traveler Alert)
Warnmeldung zu Vorkommnissen, die den Verlauf von Geschäftsreisen beeinflussen können, wie z.B. Wetterwarnungen, Streiks, Naturkatastrophen, politische Krisen etc.

Travel Arranger = Buchender
(auch: Travel Booker)
Person „oberhalb“ des Reisenden, aber „unterhalb“ des Travel Managers, die Buchungen (online und offline) vornehmen darf. Können Sekretariate oder Assistenzen sein.

Travel Management (TM) = Geschäftsreise-Management
Person / Abteilung, die die strategischen und operativen Maßnahmen zur Planung, Organisation und Kontrolle der Geschäftsreiseaktivitäten und ggf. sonstiger Mobilitätsprozesse des Unternehmens (beziehungsweise einer Einrichtung im öffentlichen Sektor) verantwortet.

Travel Management Company (TMC) = Geschäftsreisebüro
(auch Business Travel Management (BTM))
Auf die Organisation von Geschäftsreiseabwicklungen spezialisierter Reisedienstleister.

Travel Management-System (TMS)
In der Regel ein lizenz- oder kostenpflichtiges elektronisches Werkzeug, das

  • eine vollständige Abbildung und Integration der Systemelemente und Prozesse ermöglicht
  • eine Konsolidierung des Beschaffungsmarktes für Reiseleistungen anbietet
  • Online-Buchungen von Reiseleistungen auf Basis Business to Business (B2B) mit Hilfe eines Online-Buchungssystems erlaubt
  • Funktionen vorhält, die auf einem virtuellen transparenten Marktplatz eine aktive Einkaufssteuerung auf bevorzugte Partner gestatten
  • Prozesskosten senkt
  • Durchlaufzeiten der Beschaffung verkürzt
  • Medienbrüche und Redundanzen eliminiert, zum Beispiel durch
  • elektronische Kommunikation zwischen Geschäftspartnern
  • Übertragung der Buchungsdaten in das Abrechnungssystem#
  • Abläufe standardisiert
  • Informationen für Auswertungen und Kontrolle sammelt

Travel Manager
Diejenige Person, die auf Kundenseite die strategischen und operativen Maßnahmen zur Planung, Organisation und Kontrolle der Geschäftsreiseaktivitäten des Unternehmens durchführt. Der VDR hat das Berufsbild beschrieben.

Travel Policy
siehe Reiserichtlinien

Travel Risk Anbieter
24/7 weltweit erreichbarer Outsourcingpartner mit weltweitem Netzwerk, der entweder auf Teilleistungen spezialisiert ist oder die gesamte Bandbreite des Travel Risk Managements anbietet: Unterstützung beim Aufbau des internen Krisenmanagements, präventive Unterstützung, im Bereich Medizin+Sicherheit 24/7-Hotline, Informations-, Beratungs- und Notfallleistungen für Unternehmen und Reisenden/Expat, Länder- und Städtedatenbank, sowie digitale Lösungen wie Apps, Tracking usw.
Ergänzend dazu: VDR-Verzeichnis der Travel Risk Anbieter

Traveler Tracking
Lokalisierung des Reisenden z.B. im Krisenfall

Travelport
Travel Commerce Platform (Vertriebssystem)
siehe GDS

U

Umsatzsteuer
Besteuert das Entgelt für Lieferungen und sonstige Leistungen von Unternehmern. In manchen Staaten der EU werden bis zu 25% Umsatzsteuer erhoben. Geld, das Sie sich zurückholen können – über das Umsatzsteuervergütungsverfahren. Voraussetzung ist, Ihre Firma ist im betreffenden Land nicht vertreten. Nähere Informationen bieten z.B. die örtlichen Industrie- und Handelskammern

Unbundled Fee
siehe Transaction Fee

Unify credit card clearing (UCCCF/-File)
Datensatz den die Kreditkartengesellschaften von BSP erhalten

Universal Air Travel Plan (UATP)
Universal Air Travel Plan, Inc. ist ein Netzwerk, das die Bezahlung von Reisen und Hotels ermöglicht.

Up-Front-Förderung
Für die Inanspruchnahme bestimmter touristischer Leistungen kann im Rahmen einer individuell ausgehandelten Firmenförderung ein Abschlag auf die regulären Tarife gewährt werden. Der Rabatt wird hierbei im Voraus manuell bei Ticketausstellung abgesetzt.

V

VDR-Konsolidierungsprogramm (V-KON)
Vorteile für den Einkauf von Mobilitätsleistungen für VDR-Mitglieder: V-KON.

Vendor direct access (VDA)
Direkter Link zu einem CRS unter Umgehung des GDS

Veränderungsmanagement
siehe Change Management

Veranstaltungsmanagement
(auch: Meeting & Event Management)
Im Zusammenhang des betrieblichen Geschäftsreise-Managements insbesondere Einkauf der Reiseleistungen, zum Beispiel für Arbeitskreise, Ausstellungen, Besprechungen, Fortbildungsveranstaltungen, Gesprächskreise, Konferenzen, Kongresse, Meetings, Messen, Produkt- und Präsentations-Events, Symposien, Seminare sowie Tagungen.

Veranstaltungsplaner.de
Vereinigung deutscher Veranstaltungsorganisatoren e.V.

Veranstaltungsplanung
Im betrieblichen Umfeld insbesondere die Konzeption, Auswahl geeigneter Locations, Referenten und Rahmenprogramme, Umsetzung der Veranstaltung von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung. Dies alles im Rahmen der innerbetrieblichen Vorgaben (beispielsweise durch eine VA-Richtlinie)

Vergütung
Entlohnung, die das Reisebüro für seine Leistungen erhält. U.a. Management Fee, Transaction Fee, Bonus-Regelung oder andere vorgangsbezogene Vergütungsmodelle. 

Vielfliegerprogramme
(auch: Frequent guest, traveller programm)
Kundenbindungsinstrumente besonders von Airlines, Airports, Hotels, Autovermietern und Kreditkartenunternehmen. Je nach gekaufter Leistung erhält der Kunde Punkte (meist „Meilen“), die gesammelt und zur Anforderung neuer Leistungen genutzt werden können.

W

Walking Card
siehe Corporate Card

Web-Buchung
Internet-Buchungsmöglichkeiten, die öffentlich sind und jedem Endnutzer zur Verfügung stehen. I.d.R. keine Vermittlung der Reiseleistung, sondern direkte Platzung der Buchung durch den Reisenden oder durch das Reisebüro im Namen des Reisenden.

Workflow-System
Durchgängiger Prozess ohne Medienbruch, bei dem einmal eingegebene Daten innerhalb des Prozesses durch vor- oder nachgelagerte Systeme ergänzt werden.

Y

Yield Management
Ist ein Konzept der Gewinnsteuerung, bei dem mit Unterstützung von Informationstechnologie eine dynamische Preis-Mengen-Steuerung mit dem Ziel der gewinnmaximalen Nutzung von Kapazitäten durchgeführt wird.

YQ TAX
Zuschläge für Sicherheitsgebühren und Kerosinsteuer, die auf dem Flugschein getrennt ausgewiesen werden.

Z

Zentrale Firmenkreditkarte
(auch: Company Card, (zentrale) Reisestellenkarte, Ghost Card, Lodged-Card oder Business Travel Account)
Zentrales Abrechnungskonto einer Firma, das auf Basis einer virtuellen Kreditkarte genutzt wird

 

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