Programm

ab 10.00 Uhr | Foyer

Registrierung der Teilnehmenden

11.00-13.00 Uhr 

Treffen VDR-Gremienleitungen

separate Anmeldung über Sandra Jahn, Themen und Netzwerk @ VDR

12.00-13.00 Uhr 

Erstteilnehmenden-Treffen

Young Professional-Treffen

12.00-14.00 Uhr | Saal 1 + 2

Eröffnung der Ausstellung | Lunch & Networking

14.00 Uhr | Großer Saal

Eröffnung & Grußwort 

Speaker: Christoph Carnier, Präsident @ VDR

Tagungsmoderation: Jens Schließmann, Geschäftsführer @ VDR

14.30 Uhr | Großer Saal

Keynote: Nicht noch ein KI-Vortrag…

Dieser Vortrag räumt mit Mythen rund um Künstliche Intelligenz auf und zeigt, was nach dem Hype wirklich relevant ist. Anhand praxisnaher Beispiele aus dem Business-Travel-Umfeld macht Julian Yogeshwar deutlich, wie Unternehmen KI heute sinnvoll einsetzen können – von effizienten Prozessen bis zu besseren Reiseentscheidungen. Gleichzeitig benennt er typische Stolperfallen wie fehlende Strategie oder fasche Erwartungen. Das Ergebnis: klare Orientierung, wie KI im Reise- und Mobilitätsmanagement echte Wirkung entfalten kann – jenseits von Buzzwords.

Speaker: Julian Yogeshwar, Mitgründer, Keynote-Speaker, Geschäftsführer @ Just Forward

Mehr Infos zum Speaker

15.30 Uhr | Großer Saal

Innovationen im Business Travel

Verleihung des Innovation Awards

Moderation: Patrick W. Diemer, Advisor, Consultant, Investor & Board Chair @ BT4Europe

16.30 Uhr | Saal 1 + 2

Kaffeepause & Networking in der Ausstellung

17.15 Uhr

Themen parallel - stellen Sie Ihr Programm individuell zusammen!   

Breakout 1: Nachhaltigkeit
Nachhaltigkeit ist mehr als ein Schlagwort – sie lebt von echten Konzepten, mutigen Entscheidungen und Menschen, die sie mit Leidenschaft umsetzen. In dieser Session werfen wir einen Blick hinter die Kulissen:

- Was macht nachhaltige Mobilität und Geschäftsreisen wirklich aus?
- Wie gelingt der Spagat zwischen ökologischer Verantwortung und wirtschaftlicher Effizienz?
- Welche inspirierenden Beispiele zeigen, dass Nachhaltigkeit und Business Hand in Hand gehen können?

Die Teilnehmenden erhalten praxisnahe Impulse von Anbietern und Unternehmen, die Nachhaltigkeit nicht nur versprechen, sondern leben – und erfahren, wie sich ökologische Ziele mit wirtschaftlichem Erfolg verbinden lassen.

Speaker: Isabella Mudrick, Teamlead Travel & Expense Management @ Sopra Steria

Breakout 2: Dialog am Thementisch
In diesem neuen Format können Teilnehmende im Vorfeld eigene Themen oder Fragestellungen einbringen, die anschließend von anderen Teilnehmenden priorisiert werden können. Die Themen mit dem größten Interesse werden an Round Tables vertieft. Je nach persönlichem Interesse buchen sich Teilnehmende einen Platz am Tisch. In Kleingruppen von 8 bis 10 Personen entsteht so ein offener, gleichberechtigter Austausch auf Augenhöhe – ohne feste Moderation, dafür mit viel Raum für unterschiedliche Perspektiven, Erfahrungen und Ideen.

Ein Info-Mailing mit weiteren Details zum Ablauf folgt etwa vier Wochen vor der Veranstaltung.

Breakout 3: Von der Theorie zur Umsetzung: E-Rechnung entlang der Prozesskette
Die E-Rechnung wird Pflicht – und gerade im Geschäftsreisebereich ist die Umsetzung besonders anspruchsvoll. In dieser Session erhalten die Teilnehmenden zunächst einen kompakten Überblick über die gesetzlichen Grundlagen und erfahren, was eine E-Rechnung wirklich ist und warum sie kommt. Anschließend beleuchten wir die gesamte Prozesskette: von der Integration in Expense-Tools und ERP-Systeme über typische Fallstricke bis hin zu ersten Lösungsansätzen. Gemeinsam diskutieren Travel Manager und Anbieter die größten Herausforderungen und zeigen praxisnahe Wege, wie die Umsetzung gelingen kann.

Speaker: Karsten Reinert, Manager Project Accounting @ ifm traviation

18.15-20.00 Uhr | Saal 1 + 2

"Tasteful connections - flavors, beats and business: Welcome Reception auf Einladung der Lufthansa Group & Atlantic Joint Venture Partner"

                         sponsored by Lufthansa Group & Atlantic Joint Venture Partner

07.00-07.45 Uhr

Sportlicher Start in den Tag 

mit einem Lauf durch Dresden (ca. 5km) oder einer entspannten Yoga-Klasse im Tagungshotel. 

Treffpunkt ist um 06.50 Uhr vor dem Eingang zum Congress Centrum.

Mehr Informationen zu den TrainerInnen

                                                                                                                                                                                                                        sponsored by Eurowings 

ab 08.45 Uhr | Foyer 

Registrierung der Teilnehmenden

09.00 Uhr | Großer Saal

Eröffnung Tag 2 

Speaker: Jens Schließmann, Geschäftsführung @ VDR

09.10 Uhr | Großer Saal

Im Gespräch mit Suzanne Neufang, CEO @ GBTA

09.30 Uhr | Großer Saal

Impuls & Panel: Mobilität – vernetzt, flexibel, ganzheitlich 
Die Vertriebslandschaft im Geschäftsreisebereich verändert sich rasant: Airlines setzen auf NDC und dynamische Angebote, Hotels auf Direktbuchung und personalisierte Services. In dieser Session diskutieren eine TMC sowie zwei Travel Manager – einer mit eher strikter, einer mit eher flexibler Reiserichtlinie – gemeinsam, wie sich Vertriebskanäle und Buchungslogiken verändern. Im Mittelpunkt stehen die Chancen und Herausforderungen für Unternehmen, wenn unterschiedliche Compliance-Kulturen auf neue Distributionsmodelle treffen – und welche Lösungen in der Praxis wirklich funktionieren.

Impuls: Steffen Leffler, Partner & Mobilitätsberater @ PwC Deutschland

10.45 Uhr | Saal 1 + 2

Kaffeepause & Networking in der Ausstellung

11.30 Uhr

Themen parallel - stellen Sie Ihr Programm individuell zusammen!

Breakout 4: Daten als Erfolgsfaktor: Vom Reporting zur strategischen Entscheidung
Daten sind das neue Gold – auch im Travel Management. Doch wie lassen sich Buchungs-, Abrechnungs- und Bewegungsdaten so nutzen, dass sie echte Entscheidungsgrundlagen liefern? In dieser Session diskutieren Corporate Travel Manager und Anbieter gemeinsam, wie Reporting strategisch eingesetzt wird, welche Tools und Schnittstellen funktionieren und wo die Grenzen liegen. Freuen Sie sich auf praxisnahe Einblicke, Best Practices und einen offenen Austausch über aktuelle Herausforderungen.

Speaker: Christian Elsässer, Managing Director & Partner @ Travexis und Richard Stefani, Co-Founder & Chief of Growth @ adric

Breakout 5: Komplexe Partnerschaften im Travel Management: Herausforderungen und Chancen
Die Zusammenarbeit zwischen TMCs und verschiedenen Anbietern ist im Geschäftsreisealltag von komplexen Strukturen, technischen Abhängigkeiten und oft unklaren Verantwortlichkeiten geprägt. Diese Session wirft einen Blick hinter die Kulissen: Wie entstehen Leistungen im Hintergrund, wenn Mobilitätsanbieter, Hotelplattformen oder Mietwagenunternehmen über unterschiedliche Systeme und Vertriebskanäle zusammenwirken? Welche Effekte hat die fortschreitende Marktkonsolidierung? Und welche Ansätze können helfen, reibungslosere Prozesse und bessere Lösungen für Unternehmen und Reisende zu schaffen?

Speaker: Axel Müller, Regional VP DACH @ Amadeus, Fritz Zerweck, CEO @ ehotel
Moderation: Florian Storp, Managing Partner @ HEINRICHS & STORP

Breakout 6: The Future of Payments  – Wie nutzen wir Payments Innovationen für die Geschäftsreise?
Teilnehmende erhalten praxisnahe Impulse, wie sie:

• Corporate Card Ausschreibungen zukünftig ausrichten
• Nach welchen Innovationen und Piloten Firmenkunden ihre Supplier fragen sollen/können
• Aus der Vielzahl der Payments Innovationen, die für Geschäftsreise relevanten filtern

Speaker: André Dehm, Commercial Sales Director Central Europe @ VISA
Moderation: Patrick W. Diemer, Advisor, Consultant, Investor & Board Chair @ BT4Europe

12.30 Uhr | Saal 1 + 2

Lunch & Networking in der Ausstellung

14.00 Uhr

Themen parallel - stellen Sie Ihr Programm individuell zusammen!

Breakout 7: Erfolgreiche Mobilitätskonzepte, die echten Mehrwert schaffen
In dieser Session gehen wir vom „Was“ zum „Wie“: Unternehmen zeigen, wie effiziente und ganzheitliche Mobilitätsstrategien in der Praxis umgesetzt werden. Die Teilnehmenden erhalten konkrete Impulse und Best Practices, die verdeutlichen: Professionelles Travel- und Mobilitätsmanagement ist mehr als Organisation – es ist ein strategischer Hebel für Kostenoptimierung, Mitarbeiterbindung und Zukunftsfähigkeit.
Im Fokus stehen unter anderem:

• Von der Dienstreise zum Mobilitätsökosystem: Wie lassen sich Geschäftsreisen, Fuhrpark, Pendler- und Sharing-Angebote unter einem Dach vereinen
• Technologie und Integration: Welche Plattformen und Prozesse schaffen Transparenz und Effizienz?
• Wirtschaftlichkeit und Mitarbeiterorientierung: Warum ganzheitliche Mobilität ein Wettbewerbsvorteil ist.
• Einblicke hinter die Kulissen: Welche Schritte waren entscheidend für die Umsetzung?
• Erfahrungen aus erster Hand: Was funktioniert, wo liegen die Herausforderungen?
• Impulse für die eigene Organisation: Wie lassen sich Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit verbinden?

Unternehmen zeigen auf, wie ein integriertes Mobilitätsmanagement aufgebaut wird – von Geschäftsreisen über Poolfahrzeuge bis zur Ladeinfrastruktur für Mitarbeitende. Themen wie Projektverlauf, Organisationsstruktur, Umstellung auf E-Mobilität, Kosten und Einsparungen, Buchungstools sowie ergänzende Angebote wie Jobticket oder Mitfahrplattformen geben den Teilnehmenden wertvolle Einblicke. Learnings, Erfolge und Herausforderungen runden den Blick in die Praxis ab.

Speaker: Vanessa Hindinger, Teamleiterin Mobilität @ EnBW und Marco Schader, Steuerberater Fachberater für Internationales Steuerrecht @ Steuerkanzlei Schader Steuerberatungsgesellschaft mbH

Breakout 8: Blended Travel unlocked: Richtlinien, Risiken, Real Talk
Blended Travel – die Verbindung von Geschäfts- und Privatreisen – gewinnt in modernen Arbeitswelten zunehmend an Bedeutung. Doch wie lässt sich dieses Konzept rechtssicher, compliant und zugleich praxisnah umsetzen? In dieser Session stellen wir eine umfassende Umsetzungsguideline für Unternehmen vor, die Blended Travel strukturiert und zukunftssicher gestalten möchten.

Speaker: Sandra Jahn, Themen und Netzwerk @ VDR

Breakout 9: Direkt, dynamisch, digital: Wie sich die Distribution neu erfindet
Die Vertriebslandschaft im Geschäftsreisebereich verändert sich rasant: Airlines setzen auf NDC und dynamische Angebote, Hotels auf Direktbuchung und personalisierte Services. In dieser Session diskutieren eine TMC sowie zwei Travel Manager – einer mit eher strikter, einer mit eher flexibler Reiserichtlinie – gemeinsam mit Anbietern, wie sich Vertriebskanäle und Buchungslogiken verändern. Im Mittelpunkt stehen die Chancen und Herausforderungen für Unternehmen, wenn unterschiedliche Compliance-Kulturen auf neue Distributionsmodelle treffen – und welche Lösungen in der Praxis wirklich funktionieren.

Speaker: Tatjana Bonerewitz, Department Manager Business Travel Management @ Media-Saturn Holding, Simon Schäfer, Global Head Travel & Expense Management @ BearingPoint

15.00 Uhr | Saal 1 + 2 

Kaffeepause & Networking in der Ausstellung 

Registrierung zur JHV (bitte planen Sie genügend Zeit ein!)

15.45-18.00 Uhr | Großer Saal

52. Jahreshauptversammlung (JHV) des VDR e.V.

Die Teilnahme ist für alle VDR-Mitglieder kostenlos. Eine separate Anmeldung ist notwendig. Informationen hierzu folgen.

18.00 Uhr

Ende des Veranstaltungstages

ab 19.00 Uhr 

Abendveranstaltung 

sponsored by SIXT 

ab 08.30 Uhr | Foyer 

Registrierung der Teilnehmenden

09.00 Uhr | Großer Saal

Was bewegt den Markt? Insights aus der VDR-Geschäftsreiseanalyse
Wohin steuert der Geschäftsreisemarkt? Die VDR-Geschäftsreiseanalyse liefert Antworten und zeigt, wie sich Volumen, Kosten und Prioritäten verändern. Nach einer kurzen Einführung in die zentralen Ergebnisse diskutieren wir, welche Chancen und Herausforderungen sich daraus für Travel Manager und Anbieter ergeben. Ein Blick hinter die Zahlen – und nach vorn (auch per Live Stream).

09.45 Uhr | Großer Saal

tba

10.30 Uhr | Großer Saal

Award-Verleihung 

Verleihung des VDR-Awards für Nachhaltigkeit & Vielfalt sowie des Young Professional Awards.

11.15 Uhr | Saal 1 + 2 

Kaffeepause & Networking in der Ausstellung

12.00 Uhr

Themen parallel - stellen Sie Ihr Programm individuell zusammen!

Breakout 10: Blindflug ins Risiko: Der unterschätzte Wert des Travel Managements
Travelmanagement abgeschafft – Wertschätzung gleich mit eingespart? Ein Trend, der zeigt: Viele Unternehmen unterschätzen den (Mehr)Wert von Mobilitätsmanagement. In dieser Session diskutieren erfahrene Travel Manager, warum Travel Management kein Kostenfaktor, sondern ein strategischer Erfolgsfaktor ist – und wie Maverick Buying, fehlende Prozesse und Krisensituationen ohne professionelle Steuerung zum echten Risiko werden.

Speaker: Sascha Jendrzok,Business Travel Manager @ OHB SE, Marina Schindler, Travel Manager @ UNITY AG, Antje Vogel, Manager Travel & Expense Management @ Kärcher Global Services, Sabrina Weidner, Manager of Travel Management @ Sartorius

Breakout 11: Von der Anfrage zur Strategie: MICE Einkauf im Zeitalter der Digitalisierung
Unternehmen investieren jährlich Millionenbeträge in Meetings, Incentives, Konferenzen und Events (MICE). Dennoch bleibt das Segment oft organisatorisch und digital hinter dem Individualreisebereich zurück. In dieser praxisnahen Panel-Diskussion zeigen erfahrene Expert:innen aus Unternehmen, Travel Management und Technologieanbietern anhand konkreter Best-Practice-Beispiele, wie der strategische MICE-Einkauf nicht nur zur Kostensenkung beiträgt, sondern auch Compliance stärkt, Nachhaltigkeit fördert und Prozesse effizient gestaltet.

Speaker: Patrick Mayer, Business Travel Manager @ EnBW, Sven Seidelmann, Ressortleitung Key-Account Management, Partnermanagement & Hotel Sales @ MICE Portal, Alexandra Weber, Director Property Relation Optimization @ BWH Hotels & Geschäftsführender Vorstand | Stellv. Präsidentin @ HSMA
Moderation: Martina Eggler, Senior VP DACH @ Areka

Breakout 12: Generationen verbinden: Erfolgsfaktor Nachwuchs im Travel Management
Die nächste Generation von Fachkräften steht bereit – doch wie gelingt es, Berufseinsteiger und Quereinsteiger so einzubinden, dass Teams und Unternehmen profitieren? In dieser Session beleuchten wir, warum frische Perspektiven für Innovation und Resilienz entscheidend sind und wie erfahrene Manager aus der Branche  aktiv dazu beitragen können. Wir sprechen über Erwartungen, Kompetenzen und die Rolle von Mentoring, um Wissen zu sichern und gleichzeitig neue Ideen zu fördern. Erfahren Sie, wie Sie Ihr Team zukunftsfähig aufstellen und die Balance zwischen Erfahrung und neuen Impulsen schaffen.

Speaker: Celine Beier, Global Travel Specialist Corporate Mobility @ Eberspächer, Nicole Häuslein, Global Travel Manager @ Würth Group, Olaf Lehmann, Leiter Travel Management & Interne Dienste @ TRUMPF, Bernd Schulz, Senior Director Business Development @ SAP Concur

13.00 Uhr | Saal 1 + 2

Lunch & Networking in der Ausstellung

13.45 Uhr

KI in Business Travel

Gemeinsam mit dem ITTH (Institute of Tourism, Travel & Hospitality der Hochschule Heilbronn) nimmt sich der VDR dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Geschäftsreise-Umfeld an. Basierend auf Methoden der Foresight- und Szenarienplanung wird der Blick in die Zukunft gerichtet. In dieser Session werden erste Erkenntnisse erläutert, die es Unternehmen ermöglichen, langfristige Trends frühzeitig zu erkennen, Risiken zu mindern, fundiertere Entscheidungen zu treffen und ihre Wettbewerbsfähigkeit sowie Anpassungsfähigkeit zu sichern.

Speaker: Prof. Dr. Stephan Bingemer, Institutsleiter @ ITTH

15.00 Uhr 

Ende der Veranstaltung