Veranstaltungen gehören für viele Unternehmen selbstverständlich zum Arbeitsalltag, gleichzeitig werden Veranstaltungsleistungen häufig noch dezentral eingekauft und organisiert. Fehlen verbindliche Prozesse, klare Zuständigkeiten und belastbare Daten, können dadurch nicht nur Effizienz- und Einkaufspotenziale ungenutzt bleiben, sondern auch rechtliche, finanzielle und organisatorische Risiken entstehen.     

Der VDR-Leitfaden Veranstaltungsrichtlinie unterstützt Unternehmen dabei, ihr Veranstaltungsmanagement systematisch zu strukturieren und eine praxistaugliche, auf die eigene Organisation zugeschnittene Richtlinie zu entwickeln. Die Arbeitsvorlage ist modular aufgebaut: Die einzelnen Bausteine können aufeinander aufbauend oder – abhängig von den bereits bestehenden Strukturen – gezielt einzeln genutzt und angepasst werden.    
 

Was beinhaltet die Arbeitsvorlage?

Der Leitfaden besteht aus fünf Teilen, die den Weg von der Analyse der Ausgangssituation bis zur Auswahl einer geeigneten Veranstaltungseinkaufslösung abdecken:

1. Vorbereitung und Voraussetzungen für die Einführung
Der erste Teil schafft die Grundlage für die Entwicklung einer Veranstaltungsrichtlinie. Im Mittelpunkt stehen die Identifikation relevanter Stakeholder und Bedarfsträger, die Analyse von Veranstaltungsvolumen, Kosten und bestehenden Prozessen sowie die Entwicklung eines Zielbildes. Auch Mandat, Verantwortlichkeiten und der künftige SOLL-Prozess werden betrachtet.   

2. Fragebogen für die IST-Analyse
Ein strukturierter Fragebogen unterstützt Unternehmen dabei, ihre aktuelle Veranstaltungspraxis systematisch zu erfassen. Er kann sowohl schriftlich als auch als Interviewleitfaden eingesetzt werden und behandelt unter anderem Aufgaben und Verantwortlichkeiten, Veranstaltungsstruktur, Volumen und Kosten, Prozesse und Tools, Lieferanten, Nachhaltigkeit sowie bestehenden Handlungsbedarf.  

3. Die Veranstaltungsrichtlinie schreiben
Das Herzstück des Leitfadens ist eine konkrete Arbeitsvorlage für die unternehmensindividuelle Richtlinie. Sie enthält Hinweise, Fragestellungen und anpassbare Formulierungsvorschläge zu zentralen Regelungsbereichen – unter anderem Geltungsbereich, Veranstaltungsplanung, Verantwortlichkeiten, Einkauf, Qualitätsstandards, Nachhaltigkeit, Genehmigungsprozesse, steuerliche Themen, Compliance, Datenschutz, Teilnehmermanagement sowie Ausnahmen und Sanktionsmechanismen.

4. Compliance bei Veranstaltungen
Veranstaltungen berühren zahlreiche rechtliche und regulatorische Themen. Die Vorlage gibt deshalb eine strukturierte Übersicht über wesentliche Compliance-Felder – von Genehmigungen und Vertragsfragen über Datenschutz und Informationssicherheit, Wettbewerbs- und Kartellrecht sowie Sicherheit und Versicherungen bis hin zu Barrierefreiheit, Sponsoring, Urheberrechten und revisionssicherer Dokumentation. Sie dient dabei als Orientierung und ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.

5. Auswahlkriterien für eine Veranstaltungseinkaufslösung
Soll das Veranstaltungsmanagement durch eine digitale Lösung unterstützt werden, hilft der fünfte Teil dabei, die eigenen Anforderungen strukturiert zu definieren. Der herstellerneutrale Kriterienkatalog reicht von Sourcing und Lieferantenauswahl über Vertrags- und Dokumentenmanagement, Genehmigungen, Reporting und Schnittstellen bis hin zu Teilnehmermanagement, Abrechnung, Datenschutz, IT-Architektur, Implementierung und Support. Die Vorlage ist bewusst kein Scoringmodell: Unternehmen wählen die Kriterien aus, die zu ihrem Prozessumfang und ihren Anforderungen passen.  

Warum ist eine Veranstaltungsrichtlinie für Unternehmen wichtig?

Eine Veranstaltungsrichtlinie schafft einen verbindlichen Rahmen für Planung, Einkauf und Durchführung von Veranstaltungen. Sie macht transparent, wer wofür verantwortlich ist, welche Genehmigungs- und Buchungswege gelten und welche Mindeststandards einzuhalten sind. 

Gleichzeitig unterstützt ein strukturiertes Veranstaltungsmanagement Unternehmen dabei, Volumina zu bündeln, Abläufe zu standardisieren und Angebote besser vergleichbar zu machen. Dadurch können Einkaufspotenziale erschlossen, interne Prozesse effizienter gestaltet sowie Daten für Reporting und Controlling verbessert werden. 
Die Richtlinie dient damit nicht nur der Kosteneffizienz. Sie trägt auch dazu bei, Anforderungen aus Compliance, Datenschutz, Sicherheit, Vertragsmanagement und internen Governance-Vorgaben systematisch in den Veranstaltungsprozess zu integrieren. 

Ein Werkzeug für den pragmatischen Einstieg ins strategische MICE Management

Nicht jedes Unternehmen benötigt von Beginn an ein umfassendes MICE-Programm. Entscheidend ist vielmehr, Transparenz über das eigene Veranstaltungsvolumen zu schaffen, Verantwortlichkeiten zu definieren und klare Spielregeln für Einkauf und Durchführung festzulegen. Der Leitfaden ermöglicht deshalb einen schrittweisen Einstieg und lässt sich an Unternehmensgröße, vorhandene Prozesse und individuelle Anforderungen anpassen. 

So entsteht aus einzelnen Veranstaltungsaktivitäten ein steuerbarer Unternehmensprozess – mit mehr Transparenz, klareren Verantwortlichkeiten und einer besseren Grundlage für Einkauf, Compliance, Reporting und zukünftige Digitalisierung.