Blended Travel ist in vielen Unternehmen bereits gelebte Praxis. Laut einer VDR-Befragung im Rahmen der Initiative blend_it! haben 67 Prozent der befragten Geschäftsreisenden schon einmal eine Geschäftsreise mit einem privaten Aufenthalt kombiniert. Für das Travel Management bedeutet das allerdings häufig zusätzlichen Aufwand: Private Reiseanteile müssen gekennzeichnet, Kosten abgegrenzt und Genehmigungen dokumentiert werden. Vieles davon geschieht bislang manuell.
Wie sich diese Abläufe vereinfachen lassen, hat die neu gegründete VDR-Corporate-Arbeitsgruppe „Blended Travel“ am 9. Oktober 2026 mit Anbietern von Online Booking Engines (OBE) diskutiert. Grundlage waren konkrete Anforderungen, die die Arbeitsgruppe zuvor aus Unternehmenssicht erarbeitet hatte.
Fünf Anforderungen für einfachere Prozesse
Im Mittelpunkt des Austauschs standen fünf zentrale Punkte:
- Private Reiseanteile frühzeitig erkennen: Bereits zu Beginn der Buchung soll erkennbar sein, ob eine Geschäftsreise private Bestandteile enthält. Ob diese auch über das Unternehmensbuchungssystem gebucht werden dürfen, hängt weiterhin von der jeweiligen Reiserichtlinie ab.
- Vergleichspreise automatisch dokumentieren: Die Kosten einer rein geschäftlichen Reise sollen als Referenz erfasst werden, damit mögliche Mehrkosten durch private Reiseanteile nachvollziehbar bleiben.
- Kosten und Zahlungen trennen: Geschäftliche und private Reisebestandteile sollen korrekt zugeordnet und möglichst getrennt abgerechnet werden. Gerade die Aufteilung von Zahlungen innerhalb einer Buchung ist technisch noch anspruchsvoll.
- Unternehmensrichtlinien berücksichtigen: Individuelle Genehmigungsprozesse, Hinweise und Buchungseinschränkungen sollen möglichst automatisiert im Buchungssystem abgebildet werden.
- Daten durchgängig weitergeben: Informationen zu privaten Reiseanteilen sollen auch für nachgelagerte Prozesse wie Reisekostenabrechnung, Controlling und Travel Management verfügbar sein.
Ziel ist ein möglichst durchgängiger digitaler Prozess, der manuelle Sonderlösungen reduziert und gleichzeitig die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien unterstützt.
Rechtliche Fragen bleiben wichtig
Neben den technischen Anforderungen wurden auch offene rechtliche und steuerliche Fragen diskutiert. Dazu gehören mögliche geldwerte Vorteile, die Versicherungsdeckung und die Fürsorgepflicht während privater Reiseabschnitte. Auch Datenschutz und Mitbestimmung spielen eine Rolle, insbesondere wenn private Reisebewegungen erfasst werden sollen.
Die VDR-Corporate-Arbeitsgruppe hat hierzu eine vertiefende rechtliche und steuerrechtliche Prüfung angestoßen. Ein Leitfaden soll Unternehmen künftig Orientierung geben.
Wie geht es weiter?
Der Austausch hat gezeigt, dass einzelne Funktionen bereits verfügbar sind, aus Unternehmenssicht jedoch noch kein durchgängig zufriedenstellender Prozess besteht. Die beteiligten OBE-Anbieter bestätigten die Relevanz des Themas, verwiesen aber auch auf technische Herausforderungen und unterschiedliche Entwicklungsprioritäten.
Als sinnvoller erster Schritt wurde die systematische Kennzeichnung privater Reiseanteile identifiziert.
Die Anbieter werden die Anforderungen nun intern mit ihren Produktverantwortlichen und Entwicklungsteams besprechen. Für Anfang Dezember 2026 ist ein weiterer gemeinsamer Austausch vorgesehen, möglichst unter Beteiligung der Produktverantwortlichen.
Der VDR wird den Dialog fortsetzen, um gemeinsam mit den Anbietern praktikable Lösungen zu entwickeln und die Anforderungen der Unternehmen stärker in die Weiterentwicklung digitaler Buchungssysteme einzubringen.
