Die Einführung der E-Rechnung verändert nicht nur die Buchhaltung. Gerade im Travel- und Expense-Prozess entstehen besondere Anforderungen, etwa bei Hotelrechnungen, Bewirtungsbelegen, Mitarbeiterauslagen oder Kreditkartenabrechnungen. Anders als klassische Eingangsrechnungen entstehen diese Belege dezentral und durchlaufen eigene Prozesse.
Während die technischen und steuerlichen Grundlagen grundsätzlich bekannt sind, stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, ihre bestehenden Prozesse an die neuen Anforderungen anzupassen. Insbesondere bei dezentralen Reise- und Ausgabenbelegen stellen sich Fragen, die sich nicht mit klassischen Rechnungseingangsprozessen beantworten lassen.

Um Unternehmen bei diesen Fragestellungen zu unterstützen, hat der VDR Vertreterinnen und Vertreter aus den Bereichen Travel Management und Finance sowie Technologieanbieter zu einem Expertenaustausch zusammengebracht. Die wichtigsten Erkenntnisse haben wir in einem Praxispapier zusammengefasst.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Der Expertenaustausch macht deutlich: Die Einführung der E-Rechnung ist weit mehr als eine technische Umstellung. Entscheidend ist das Zusammenspiel von Prozessen, Verantwortlichkeiten und Systemen.

Zu den zentralen Erkenntnissen gehören unter anderem:

• Die XML-Datei ist das maßgebliche Rechnungsdokument und Grundlage der fachlichen Prüfung. 
• Die technische Validierung sollte durch geeignete Systeme erfolgen und nicht den Reisenden übertragen werden. 
• Unternehmen sollten ihre Prozesse und Verantwortlichkeiten frühzeitig überprüfen und eindeutig festlegen. 
• Die erfolgreiche Einführung der E-Rechnung erfordert ein abgestimmtes Zusammenspiel von Travel Management, Finance, IT und Technologieanbietern. 

Orientierung für die Praxis

Das VDR-Praxispapier richtet sich an Travel Manager, Mitarbeitende aus Finance und Accounting sowie alle Verantwortlichen für Reisekostenprozesse und Expense-Systeme. Es erläutert die besonderen Herausforderungen im Travel- und Expense-Prozess, zeigt offene Fragestellungen auf und fasst konkrete Handlungsempfehlungen für Unternehmen zusammen.

Mit dem Praxispapier unterstützt der VDR Unternehmen dabei, ihre Travel- und Expense-Prozesse frühzeitig auf die Anforderungen der E-Rechnung vorzubereiten und offene Fragestellungen systematisch einzuordnen.

Jetzt Praxispapier herunterladen: Das VDR-Praxispapier "E-Rechnung im Travel- und Expense-Prozess: Herausforderungen, offene Fragen und Handlungsempfehlungen" steht ab sofort zum Download bereit. → zum Praxispapier E-Rechnung.