Das neue Whitepaper „KI in Business Travel“ gibt erstmals einen strukturierten Überblick über mögliche Entwicklungspfade und zeigt, welche Weichen Unternehmen heute stellen sollten.

Die Publikation basiert auf einer wissenschaftlichen Zukunftsstudie, die das Institute of Tourism, Travel & Hospitality (ITTH) der Hochschule Heilbronn im Auftrag des VDR unter der Leitung von Prof. Dr. Stephan Bingemer erstellt hat. Sie beschreibt vier plausible Szenarien für Deutschland, Österreich und die Schweiz – ohne Prognoseanspruch, aber mit klaren Annahmen und praktischen Implikationen.

„KI kann das Corporate Travel Management grundlegend verändern. Entscheidend ist dabei, nach welchen Regeln KI-Systeme handeln, welche Daten sie nutzen und wer die Entscheidungslogiken kontrollieren kann“, sagt Jens Schließmann, Geschäftsführer des VDR. „Unser Whitepaper gibt Orientierung und zeigt, welche strategischen Fragen sich aus den Szenarien für Unternehmen ergeben. Der VDR wird das Thema weiter begleiten und seine Mitglieder dabei unterstützen, die Entwicklungen für ihr Travel Management einzuordnen.“

Vier Szenarien – ein gemeinsamer Orientierungsrahmen

Die vier Szenarien spannen sich entlang zweier zentraler Unsicherheiten auf: Wie autonom KI-Systeme künftig handeln und wie stark Daten, Systeme und Prozesse miteinander vernetzt sein werden. Aus der Kombination dieser beiden Faktoren ergeben sich vier unterschiedliche Zukunftsbilder:

• KI-Agenten-Wildwuchs – Viele spezialisierte KI-Agenten übernehmen Einzelaufgaben, die Systemlandschaft bleibt fragmentiert. Transparenz und Steuerbarkeit nehmen ab.
• Autonomes Travel-Betriebssystem – Ein integriertes KI-System steuert Geschäftsreiseprozesse weitgehend selbstständig. Travel Management wird zur Governance-Instanz.
• Gläsernes Cockpit – KI liefert Analysen und Empfehlungen, die Entscheidung bleibt beim Menschen. Transparenz steht im Mittelpunkt.
• Manuelles Kontrollzentrum – KI unterstützt punktuell, die Systemlandschaft bleibt heterogen. Menschen behalten die Entscheidungshoheit.

„Szenarien erlauben es, Unsicherheiten systematisch zu untersuchen“, erklärt Prof. Dr. Stephan Bingemer, wissenschaftlicher Leiter der Studie und Leiter des ITTH. „Sie zeigen, welche Entwicklungen unter bestimmten Annahmen plausibel wären und wie sich diese unterscheiden. Damit entsteht ein analytischer Rahmen, der Diskussionen fundierter macht.“

Drei Trends gelten in allen Szenarien

Trotz ihrer Unterschiede weisen die vier Zukunftsbilder drei gemeinsame Entwicklungslinien auf: Geschäftsreisen bleiben insbesondere bei komplexen, strategischen und vertrauensabhängigen Interaktionen relevant. Künstliche Intelligenz wird in allen Szenarien als fester Bestandteil des Geschäftsreisemanagements angenommen. Zugleich bleibt der Druck auf Unternehmen bestehen, Kosten zu reduzieren und Prozesse effizienter zu gestalten.

Zentral bleibt die Frage: Wer kontrolliert künftig die Entscheidungslogiken, Datenflüsse und Schnittstellen? Je nach Szenario verschieben sich Rollen und Einflussmöglichkeiten im gesamten Geschäftsreiseökosystem.

Travel Management wird strategischer

Die Studie zeigt klar: Operative Aufgaben verlieren an Bedeutung, während Governance, Regelsetzung, Datensteuerung und Compliance wichtiger werden. Die Rolle des Travel Managements entwickelt sich damit von einer operativen Steuerungsfunktion hin zu einer strategischen Governance-Funktion.

Für das Travel Management empfiehlt die Studie, Kompetenzen insbesondere in den Bereichen Datenmanagement, KI-Governance, Prozessdesign und Compliance auszubauen. Darüber hinaus sollten technologische Entwicklungen aktiv beobachtet und praktische Erfahrungen mit KI-Anwendungen gesammelt werden, ohne sich frühzeitig auf einzelne Technologien oder Anbieter festzulegen.

Wissenschaftliche Basis

An der Studie beteiligten sich 20 Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größen aus Deutschland mit professionellem Travel Management. Ergänzend brachten 15 Unternehmen von der Anbieterseite ihre Perspektive ein, darunter Technologieanbieter, Intermediäre und Leistungsträger.

Die Szenarien entstanden in einem mehrstufigen wissenschaftlichen Prozess. Ausgangspunkt war eine systematische Analyse relevanter Entwicklungen und Einflussfaktoren. Darauf aufbauend wurden mögliche Entwicklungen in einem Workshop mit Travel Managern diskutiert, bewertet und zu konsistenten Zukunftsbildern verdichtet. Die Perspektive der Anbieterseite diente anschließend dazu, die Szenarien aus einer zusätzlichen Markt- und Umsetzungsperspektive zu spiegeln und einzuordnen.

Das Whitepaper steht ab sofort kostenfrei zum Download bereit.