VDR-Glossar

Der VDR hat diese auf Business Travel Management spezialisierte Sammlung von Fachbegriffen zusammengestellt. Dieses VDR-Glossar finden Sie rechts auch zum Download.

Grundlage dieses Glossars sind das Wissen der Experten im VDR sowie gemeinsam mit dem Ausschuss Business Travel des Deutschen ReiseVerbands (DRV) erarbeitete Fachbegriffe.

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1,2,3 A B C D E F G H I K L M N O P R S T U V W Y Z

1,2,3

2-Letter Code
Kurzbezeichnung im Flugverkehr für Fluggesellschaften

3-Letter Code
Kurzbezeichnung im Flugverkehr für Flughäfen und/oder Städte

A

ACD
Automatic Call Distribution
Eine ACD-Anlage übernimmt bei großen Firmen oder Callcentern die automatische Verteilung eingehender Anrufe.

Adaptionsrate (Adoption Rate, Online Adoption Rate)
Anteil der Buchungsvorgänge, die über eine OBE abgewickelt werden im Verhältnis zur Gesamtbuchungszahl.

Airportcode
siehe 3-Letter Code

AMADEUS
siehe GDS

Ancillary Fee
Alle Zusatzgebühren, die von Fluggesellschaften erhoben werden, aber mit dem direkten Ticketpreis nicht unmittelbar etwas zu tun haben. Meist Entgelte, die früher im Gesamtpreis enthalten waren und heute getrennt erhoben werden.

Anzahl der Geschäftsreisen
(weitere gängige Bezeichnung: Gesamtanzahl der Geschäftsreisen)

Transaktionsanzahl aller betrieblich veranlassten und abgerechneten Reisen, die anhand von einzelnen Reisekostenabrechnungen erfasst werden. Dauer, Zweck, Entfernung, Ziel der Reise oder berufliche Stellung der Reisenden sind hierbei unerheblich.

API
Application Programing Interface (Schnittstelle zu den GDS-Systemen, z.B. zu AMADEUS

APIS
Advanced Passenger Information System. Ein automatisiertes System zur Abfrage personenbezogener Daten, die von vielen Ländern, z.B. den USA, für die Einreise- und Ausreise verlangt werden.

Ausschreibung (Request for Proposal)
Eine Ausschreibung ist ein Teil des Verfahrens zur Vergabe von Aufträgen im Wettbewerb. Durch sie werden potentielle Bieter aufgefordert ein Angebot zu unterbreiten. In elektronischer Form = eRFP (electronic Request For Proposal) / eAuction (elektronische Versteigerung eines Auftrags)

Auswärtstätigkeit
Die Unterscheidung in Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit wurde durch die Änderung der Lohnsteuerrichtlinien zum 01.01.08 aufgehoben. Es gibt nur noch die Auswärtstätigkeit. Sie liegt vor, wenn der Arbeitnehmer aus beruflichem Grund außerhalb seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte vorübergehend beruflich tätig wird.

B

Back-End-Förderung
Für die Inanspruchnahme bestimmter touristischer Leistungen kann im Rahmen einer individuell ausgehandelten Firmenförderung ein Abschlag auf die regulären Tarife gewährt werden. Der Rabatt (Incentive) wird dem Begünstigten hierbei im Nachhinein, z.B. am Ende des Jahres, gutgeschrieben.

Bahntix
Elektronisches Ticket der Bahn

Benchmarking
Der Begriff Benchmark (= Maßstab) bzw. Benchmarking (= Maßstäbe setzen) bezeichnet ein formalisiertes Konzept, um Verbesserungsmöglichkeiten durch den Vergleich von Leistungsmerkmalen mehrerer vergleichbarer Objekte, Prozesse oder Programme zu finden.

Best Available Rate (BAR)/Best Buy
Die zum Buchungszeitpunkt günstigste verfügbare Rate über vorher zwischen Kunde und Leistungsträger vereinbarte Buchungskanäle unter Berücksichtigung vorab vereinbarter Kriterien.

Best Price Guarantee (BPG)
Die Zusage des Leistungsträgers, zum Buchungszeitpunkt die günstigste verfügbare Rate über vorher vereinbarte Buchungskanäle und unter Berücksichtigung vorab vereinbarter Kriterien zu nutzen.

Bestellweg
Der Weg über den die Bestellung des Kunden eingeht bzw. durch den die Anfrage des Buchenden erfolgt. Dies kann online (Nutzung einer OBE) oder offline (Telefon, Fax, strukturierte E-Mail) erfolgen. Eine weitere Form des Bestellwegs ist die strukturierte Buchungsanfrage über eine OBE, die aber nicht zwangsläufig zu einer vollautomatisierten Buchung führt.

Billing Settlement Plan (BSP)
Der Billing Settlement Plan (BSP) ist ein standardisiertes System mit einem übergeordneten Abrechnungsprozess für Fluggesellschaften und Reisebüros, das ihnen die Verkäufe, das Berichtswesen und die Administration von Flugscheinen/ Reisedokumenten vereinfacht. Der BSP wurde von der IATA speziell für die angeschlossenen Fluggesellschaften entwickelt.

BIN
Bank Identification Number (erste 6 Stellen einer Kreditkarte)

Bonusprogramm, Bonusmeilen, Bonus-Regelung
siehe Kundenbindungsprogramm. Bonus-Regelungen können auch festgelegte vorgangsbezogene Vergütungsmodelle für das Reisebüro sein, die neben den üblichen Management- und Transaction-Fees existieren.

Booking Channel
siehe Buchungsweg

BTC (Business Travel Center)
Organisationseinheit des Reisebüros, die mehrere Kunden betreut. Sie ist in der Regel in den Räumlichkeiten des Reisebüros angesiedelt.

Buchungsklassen (= Reservierungsklassen)
F, A, P First-Class-Reservierungsklassen
C, D, J, Z, I Business-Class-Reservierungsklassen
Y, B, M, H Economy-Class-Reservierungsklassen
Alle übrigen Reservierungsklassen gelten i.d.R. für die Economy Class
Full-Fare-Tarife: F, C, Y – alle anderen Reservierungsklassen sind z.B. Sonder- oder Firmenraten, mit denen die Fluggesellschaften ihren Ertrag steuern können

Buchungsweg
Die Kontaktaufnahme des Reisebüros zum Leistungsträger zur Platzierung einer Buchung. Dies kann auf folgenden Wegen erfolgen:

  • GDS-basiert
  • telefonisch, E-Mail, Fax
  • webbasiert (Homepage des Leistungsträgers mit Maske zur Dateneingabe)
  • über eigene Schnittstellen zum Leistungsträger

Im Rahmen der VDR-Geschäftsreiseanalysen 2004–2007 wurden maßgebliche Buchungswege definiert. Hierbei ist der jeweilige Vertragspartner entscheidend, bei dem die Buchungsanfrage eintrifft und der sie verarbeitet.

  • Direkt (über Buchungsmedien wie E-Mail, Telefon, Fax, Automaten)
  • Direkt über Websites der jeweiligen Anbieter (in dieser Analyse erstmalig als eigener Buchungsweg betrachtet)
  • Reisebüro (vom Buchungsmedium und von der Art der Vertragsbeziehung unabhängig)
  • Travel Management-System (inklusive Online-Buchungssystem)
  • Internet-Portal/Online-Reisebüro

Bundled Fee

Transaction Fee

C

CDW (Collision Damage Waiver)
Haftungsausschluss für Beschädigung (kann aber auch Verlust einschließen)

Change Management
(Veränderungsmanagement)

Unter Change Management lassen sich alle Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten zusammenfassen, die eine umfassende, bereichsübergreifende und inhaltlich weit reichende Veränderung - zur Umsetzung von neuen Strategien, Strukturen, Systemen, Prozessen oder Verhaltensweisen - in einer Organisation bewirken sollen (z.B.: Einführung von einer Online Booking Engine).

Citycode
siehe 3-Letter Code

C-KAM-BT
Certified Key Account Manager Business Travel™

Clearing House
Verrechnungsstelle der Airlines untereinander

CNR (Corporate Net Rate)
siehe Nettotarif

Co-Branded Cards
Kreditkarten, die neben dem Logo der Bank und/oder der Kreditkartengesellschaft noch ein weiteres Logo führen, zum Beispiel das eines Unternehmens oder einer Vereinigung.

Code Sharing
Verfahren, bei dem sich mehrere Fluglinien einen Flug teilen. Jede Gesellschaft führt den Flugdabei zwar unter eigener Flugnummer durch, tatsächlich fliegt aber nur eine der beteiligten Linien. In Europa wird diese bereits bei der Buchung angegeben („Operated by ...“).

Bsp. 1: Der Direktflug von A über B nach C wird von A nach B durch Airline Nummer 1 durchgeführt, von B nach C von Airline Nummer 2, trägt aber von A nach C dieselbe Flugnummer (beispielsweise nur die von Airline Nummer 1),
Bsp. 2: Der Direktflug von A nach B wird von Airline Nummer 1 (Operating Carrier) mit deren Flugnummer durchgeführt, Airline Nummer 2 (Marketing Carrier) verkauft aber einen Anteil der Plätze unter einer eigenen Flugnummer; beteiligte Fluggesellschaften: Codesharelines.

Col
Collect (Abholung eines Mietwagens z.B. von dem Unternehmen durch eine Autovermietung)

Company Card
siehe Zentrale Reisestellenkarte

Company Rate
Rabattierter Preis für Firmenkunden mit ausgehandeltem Mindestaufkommen.

Compliance
Der Begriff „Compliance“ stammt von „to comply“ (engl. „entsprechen, befolgen, erfüllen, gehorchen“). Bei Compliance geht es um die Befolgung von Gesetzen und Regeln, speziell im geschäftlichen Verkehr. Im Mobilitätsmanagement versteht man Compliance vor allem als die Vermeidung von Korruption und anderen unethischen Praktiken wie Kinderarbeit oder Prostitution. Im Fokus stehen unlautere Beeinflussungsversuche durch Zuwendungen, im weiteren Sinne auch die nicht sachgerechte Ausstattung geschäftlicher Veranstaltungen, z.B. durch Auswahl touristisch attraktiver oder gar exotischer Destinationen, durch luxuriöse Veranstaltungsstätten, aufwändige Rahmenprogramme und Bewirtungen oder auch Einladung privater Begleitpersonen.

Convention
siehe Konferenz

Convention & Visitors Bureau (CVB)
Diese nationale oder regionale Anlaufstelle für Kongressplaner wird von allen Organisationen der Veranstaltungswirtschaft einer Stadt, einer Region oder eines Landes unterhalten, die an der Akquisition von Kongressen interessiert sind. Zu Ihnen gehören Tourismusbüros, Hotels, Kongresszentren und Fluglinien. In Deutschland übernimmt diese Funktion das German Convention Bureau.

Corporate (Kunde/Unternehmen)
Leistungsempfänger. Im VDR die "ordentlichen Mitglieder", also deutsche Wirtschaftsunternehmen.

Corporate Card (Walking Card)
Persönliche Kreditkarte (vorher: ausgefertigt) auf den Namen des Reisenden ausgestellt. Rechnungsempfänger ist der Mitarbeiter (Belastung des Firmenkontos oder des Privatkontos möglich).

Corporate Discount (=Corporate Net Fare)
Individuell zwischen Leistungsträger und Unternehmen vereinbarte Raten.

Corporate Net Fare/Rate
Zwischen dem Unternehmen und dem Leistungsträger (Airline) vereinbarter Preis, meist für bestimmte Destinationen oder Länder mit hohem Aufkommen. Der vereinbarte Preis liegt deutlich unter dem Normalpreis (Full Fare) und enthält in der Regel keine Provision, keine Zusatzprovision und keine Firmenförderung.

Coupon Value
Wert des Flugcoupons für die Verrechnung zwischen den Fluggesellschaften, einziger für das Flug-MIS relevanter Wert.

Cross Ticketing
Wird auch als Ticket Splitting oder Überkreuzbuchung bezeichnet. Der Reisemittler koppelt dabei Termine einer geplanten und fiktiven Reise, um Ticketpreise zu sparen. Das heißt, es werden mehrere preisgünstige Hin- und Rückflugtickets gebucht, von denen aber nicht alle genutzt werden. Meistens wird je ein Hin- und Rückflug vom Reisenden nicht angetreten (no show).

CRS (Computer Reservations System)
Elektronisches Reservierungssystem eines Leistungsträgers.

CTM
Certified Travel Manager™

CVC
Card Verification Code

3- oder 4-stelliger Zahlencode üblicherweise auf der Rückseite von Kreditkarten, um speziell bei Internet-Zahlungen, die Sicherheit der Kreditkarten-Transaktionen zu erhöhen.

CVV (Card Value Verification)
siehe CVC

D

Date of issue
Ausstellungsdatum

DCC - Distribution Cost Charge (neue LH Fee)
Zusatzgebühr für die Wahl des Buchungskanals über das Reisebüro. Kann aktuell über keinen Weg ausgewertet werden und ist ein Kostenfaktor der von vielen  Travel Managern nicht berücksichtigt wird.

Debit Card
Zahlungsverkehrskarte, bei der die Umsätze unmittelbar dem Girokonto des Karteninhabers belastet werden, vergleichbar einer EC-Karte.

DEHOGA
Abkürzung für Deutscher Hotel- und Gaststättenverband e.V.

Del
Deliver (Anlieferung eines Mietwagens z.B. zu dem Unternehmen durch eine Autovermietung

Dienstreise
siehe Auswärtstätigkeit

Direct Connect
Die großen Geschäftsreiseketten bauen eigene Buchungssysteme und sichern sich Full Content über Direktanbindungen oder GNE (Global New Entrants).

Door-to-Door
Die komplette Geschäftsreise von Tür zur Tür lässt sich im Vorfeld mit einer Software planen und buchen. Bei Verspätungen oder Ausfällen nennt die Software unterwegs via App sofortige Alternativen. 

DRV
Abkürzung für Deutscher ReiseVerband e.V.

Dynamic Pricing
Neben den festen firmeneigenen Vertragsraten, welche an verschiedene Konditionen gebunden sein können, stehen dem Kunden ebenfalls dynamische Preismodelle zur Verfügung (meist bei größeren Hotelketten), die einen verhandelbaren Diskont auf die tagesaktuellen Raten bieten.

eAuction
elektronische Versteigerung eines Auftrags
siehe Ausschreibung

E

E-Invoicing (=digitale Rechnung)
Erleichtert die internen Prozesse, da sich E-Invoices elektronisch der jeweiligen Reisekostenabrechnung zuordnen lassen. Trägt eine „qualifizierte elektronische Signatur“.

Einsatzwechseltätigkeit
siehe Auswärtstätigkeit

Electronic ticketing (elektronisches Ticket)
Ticketloses Fliegen. Der Passagier erhält keinen ausgedruckten Flugschein, die Reisedaten sind aber wie beim normalen Ticket als Passenger Name Record (PNR) gespeichert. Bordkarte und Gepäckabschnitt gibt es wie gewohnt.

EMD (Electronic Miscellaneous Document)
EMD ist ein zweites „Ticket“ neben dem normalen Ticket, auf dem alle Zusatzgebühren für den gebuchten Flug erfasst und genannt werden.

End-to-End
Wird oft mit Door-to-Door verwechselt. End-to-End ist jedoch der bruchlose firmeninterne Prozess von der Genehmigung und Buchung einer Reise bis zur Abrechnung.

Enterprise Resource Planning
Enterprise Resource Planning (ERP) steht für Ressourcenplanung in Betrieben und bezeichnet die unternehmerische Aufgabe, die vorhandenen Ressourcen wie beispielsweise Kapital, Betriebsmittel oder Personal möglichst effizient für den betrieblichen Ablauf einzuplanen sowie den Einsatz zu kontrollieren. Der Prozess wird häufig durch komplexe ERP-Software unterstützt.

ESTA (= Electronic System for Travel Authorization)
Elektronisches Reisegenehmigungssystem für Nutzer der visumfreien Einreise. Ist derzeit beschränkt auf die USA.

Etix®
Zunächst von der Deutschen Lufthansa AG als registrierte Marke eingeführt, hat sich die Bezeichnung Etix mittlerweile als Kurzform für electronic ticketing (elektronisches Ticket) etabliert. Der Flug wird wie gewohnt gebucht. Als Identifikationsnachweis können Vielfliegerkarten, Kreditkarten oder ein amtlicher Lichtbildausweis genutzt werden. Die Karten-/Ausweisnummer wird der Buchung zugeordnet. Im Gegensatz zu Papiertickets werden zum Zeitpunkt der Buchung nur die Bezahlung und Reservierung abgewickelt. Die Bordkarte wird erst vor dem Abflug am Check-In-Automaten oder am Check-In-Schalter im Flughafen ausgestellt. Ein herkömmliches Papierticket wird nicht mehr erstellt.

Event
Hat im englischen Sprachraum einfach die Bedeutung von „Veranstaltung“. Im Deutschen hat sich eingebürgert, unter Event eine besonders emotionalisierte Form von Veranstaltungen zu verstehen. In diesem Sinn wird der Begriff häufig mit Marketing-Event gleichgesetzt. In Branchenkreisen wird Event allerdings häufig im englischen Sinne als Synonym für Veranstaltung gebraucht.

Event Management
siehe Veranstaltungsmanagement

Explant
siehe Outplant

F

Fahrtätigkeit
siehe Auswärtstätigkeit

Fakturierung (=Rechnungsstellung)
siehe Invoicing

FAM-Trip
Die Kurzbezeichnung für Familiarisation-Trips steht für Informationsreisen für potenzielle Veranstalter zum Kennenlernen einer Destination inklusive ihre Tagungsstätten und ausgewählter Hotels. In der Regel werden Planer von Destinationen oder regionalers CVBs eingeladen, häufig auch dann, wenn noch kein konkretes Buchungsinteresse vorliegt. Organisiert werden FAM-Trips häufig auch von Verbänden und Interessentengruppen.

Fare
Tarif

Fee (=Vergütung)
Service-Entgelt

Feeder
Zubringerflug

Firmeneigene Vertragsrate/ Nettorate
Eigen verhandelte gleichbleibende, ganzjährig gültige Firmenrate für Übernachtungen (bei den meisten Hotelketten ab min. 100 Nächten), welche nicht kommissionsfähig sind. Hinweis: Beachten Sie hier die Ausschlusszeiten (Zeitraum in denen der Preis nicht gültig ist, z.B. Messezeiten)

Firmenförderung
Bonuskonzept analog der Vielflieger-Programme.

Firmenkarte
siehe Zentrale Reisestellenkarte

Flight coupon
(Der Einzelne) Flugschein für ein Flugsegment, wird beim Check-in gegen Bording Pass eingetauscht.

Flugschein
Im allgemeinen Sprachgebrauch unscharf: entweder Ticket oder flight coupon.

FOID
Form of Identification (PNR Element bei Etix und PAF mit dessen Hilfe der Passagier am Automaten identifiziert wird)

Food & Beverage (F&B)
Die gastronomische Versorgung in Hotels, bei Kongressen und Tagungen.

Fuhrpark-Management
(weitere gängige Bezeichnungen: Flottenmanagement, Fleet Management)
Strategische Planung und operative Steuerung der Mobilitätsanforderungen eines Fuhrparks unter Berücksichtigung der übergeordneten betrieblichen Zielsetzungen.

Fulfillment (=Ticketing)
Operative Durchführung und Abwicklung der Geschäftsreisebuchungen nach Vorgaben des Travel Managements eines Unternehmens unter Einhaltung der Reiserichtlinien. In der Regel Aufgabe des Reisebüros.

Full Content
Der neutrale Zugang zu allen Tarifen über alle GDS.

Full-Fare-Tarif
Vom Bundesverkehrsministerium genehmigter Flugtarif. Alle Full-Fare-Tarife sind interline fähig, d.h. dieser Tarif muss von jeder IATA-Fluggesellschaft anerkannt werden.

G

GALILEO
siehe GDS

GCB
Abkürzung für German Convention Bureau, Einrichtung zur Förderung Deutschlands als Kongressland.

GDS (Global Distribution System, globales Reservierungssystem)
Weltweite computergestützte Vertriebssysteme für Reiseleistungen.

Geschäftsreise
Jede betrieblich veranlasste Reise, die anhand von einzelnen Reisekostenabrechnungen erfasst wird. Dauer, Zweck, Entfernung, Ziel der Reise oder berufliche Stellung der Reisenden sind hierfür unerheblich. Somit fließen auch Fahrten zum ständigen oder wechselnden Arbeitsplatz oder Fahrten ohne Ortswechsel in die Zahlen mit ein, sobald sie als Geschäftsreisekosten abgerechnet werden.

Geschäftsreisende
Beschäftigte eines Unternehmens, die mindestens eine Geschäftsreise im Jahr unternehmen.

Geschäftsreiseintensives Unternehmen
Der Anteil an Mitarbeitern, die mindestens einmal im Jahr aus betrieblichen Gründen reisen, beträgt bei geschäftsreiseintensiven Betrieben mindestens 35%. Siehe auch Intensität von Geschäftsreisen.

Geschäftsreisekosten (Geschäftsreiseausgaben)

  • sämtliche über die Reisekostenabrechnungen eingereichten und erstatteten Kosten und Auslagen (Kosten für Transport – ohne Dienstwagen, Übernachtung, Verpflegungspauschalen, Nebenkosten)
  • sämtliche direkt der Unternehmung in Rechnung gestellten Kosten, die nicht über Reisekostenabrechnung eingereicht und erstattet werden, jedoch Reiseprodukte und -dienstleistungen betreffen (zum Beispiel Reisebüro-Serviceentgelte, Kreditkartenentgelte, Systemkosten wie die Lizenzgebühr für ein Travel Management-System, Veranstaltungskosten)

Geschäftsreise-Management
siehe Travel Management

GNE (Global New Entrants)
Eine direkte Anbindung und Internet-Distribution für Echtzeit-Verfügbarkeiten. Zum Beispiel Abfrage von verschiedenen Datenbanken für Tarife.

Go-show
Bezeichnet im allgemeinen Sprachgebrauch einen nicht angemeldeten, aber erschienenen Kunden.

GKR (Großkundenrabatt)
Abkürzung wird vornehmlich von der Deutschen Bahn für ihr Firmenkundenprogramm "bahn.corporate" genutzt. Angemeldete Unternehmen sparen ab einem Umsatz von 3.000 Euro mindestens 3 Prozent auf den Normalpreis.

Guaranteed payment/room reservation
In der Regel durch Kreditkarte abgesicherte Hotelzimmerreservierung , für die die Zahlung des Preises auch dann fällig wird, wenn der Gast nicht erscheint. Das Zimmer wird auch nach 18 Uhr freigehalten, selbst wenn es anderweitig vermietet werden könnte.

Guaranteed policy
Zusage des Hotels, das reservierte Zimmer auch bei late arrival freizuhalten.

H

Häufigkeit von Geschäftsreisen
Jährliche Anzahl Geschäftsreisen pro Geschäftsreisende/n.

Handling Fee
Das Reisebüro behält die Provisionen ein und berechnet eine verminderte Gebühr für jede Transaktion. Diese Gebühr wird vorwiegend mit kleinen und mittleren Kunden vereinbart. Das Provisionsrisiko liegt beim Reisebüro.
(i.d.R. eine Full Service Gebühr ohne OBE-Einsatz)

Handy-Tracking/Handy-Ortung
Ortung des Reisenden via Handy

Hosted Buyer
Bezeichnung für einen Fachmessebesucher, der als Einkäufer und Veranstaltungsplaner eine hohe Entscheidungskompetenz und Budgetverantwortung hat, weshalb die Messeveranstalter für ihn die Kosten für Anreise und Unterkunft übernehmen. Im Gegenzug verpflichtet sich der Einkäufer, eine bestimmte Zahl an Verkaufsgesprächen zu führen und Präsentationen zu besuchen. Hosted Buyer sollen so nicht nur die hohe Besucherqualität einer Messe garantieren, sondern auch möglichst viele Vertragsabschlüsse vor Ort generieren. Hosted-Buyer-Programme gibt es bei den meisten internationalen Fachmessen. Die Bewerbungsverfahren sind unterschiedlich.

Hub
Drehkreuz einer Fluggesellschaft

I

IATA
Abkürzung für International Air Transport Association, weltweiter Dachverband der Fluggesellschaften.

IATA-Airline
Fluggesellschaft, die Mitglied der IATA ist und damit über GDS buchbar ist sowie mit dem Billing and Settlement Plan (BSP) der IATA über einen geregelten Abrechnungsprozess verfügt.

IBE (Internet Booking Engine)
siehe Online-Buchungssystem

Implant (=On-Site)
Organisationseinheit des Reisebüros, die sich beim Kunden befindet. Sie kann dezidiert für diesen Kunden (= "geschlossen") oder für andere Kunden (="geöffnet") arbeiten. Sie verfügt in der Regel über eine eigene IATA-Nummer.

Incentive
Das englische Wort für „Ansporn, Anreiz“ bezeichnet eine Sonderform der Veranstaltungsbranche, mit der Mitarbeiter oder Verkäufer zu höheren Leistungen angeregt werden sollen. Neben Sachprämien sind Reisen die häufigste Form von Incentives, die meist in einen Leistungswettbewerb eingebettet sind. Wichtigstes Kennzeichen ist die Nicht-Käuflichkeit der einzelnen Leistungen, die die Prämien besonders attraktiv machen und für einen hohen Erinnerungswert sorgen soll.

Intensität von Geschäftsreisen
Prozentualer Anteil von Beschäftigten im Betrieb, die mindestens eine Geschäftsreise im Jahr tätigen.

Interlining/Interline Agreement
Abkommen zwischen Airlines über die gegenseitige Anerkennung der Beförderungsdokumente und deren Abrechnung.

Intermodalität
Verkehrsmittel wie Bahn, Flugzeug, Mietwagen oder Fernbus sind optimal aufeinander abgestimmt. Im Idealfall reicht ein einziges Ticket.

Internet-Booking-Engine
siehe Online-Booking-Engine

Internet-Portal/Online-Reisebüro
In der Regel lizenzfreie Online-Angebote für Reiseleistungen, die

  • Online-Buchungen auf Basis Business to Consumer (B2C) ermöglichen
  • vom Anbieter, einem Anbieterkreis oder Handelsvertreter betrieben werden
  • im Unterschied zum Online-Buchungssystem beziehungsweise Travel Management-System nicht zwingend
  • Funktionen haben, die zur elektronischen Einkaufssteuerung im Sinne des Unternehmens geeignet sind
  • dadurch Transparenz und die Möglichkeit einer aktiven Steuerung seitens des Unternehmens nicht gewährleisten
  • im Unterschied zum Travel Management-System sich auf die Phase der Planung und Buchung beschränken
  • sowie keine vollständige Abbildung und Integration der Systemelemente und Prozesse erlauben

Invoicing (=Rechungsstellung)
Dieser Prozess erzeugt unterschiedliche Rechnungsdokumenttypen:

  • Sammelrechnung: Zusammenführung mehrerer möglicher Einzelrechnungen zu einem Gesamtvorgang
  • Lieferschein: Dokumentation der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen ohne Rechnungscharakter
  • Elektronische Rechnung mit Signatur: Versand der Rechnung in elektronischer Form, die zum Vorsteuerabzug berechtigt
  • Elektronische Rechnung ohne Signatur: Versand der Rechnung in elektronischer Form. Berechtigt in Deutschland nicht zum Vorsteuerabzug
  • Belegunterdrückung: Rechnung in Kombination mit bestimmten Kreditkartenlösungen, die zum Vorsteuerabzug berechtigen
  • Rechnung in Papierform

Die Erstellung der unterschiedlichen Rechnungsdokumenttypen bedingt unterschiedliche Prozesskomplexitäten auf Seiten der è Reisebüros, welche in der Preisgestaltung Niederschlag finden.

K

Kick Back
Bei diesem veralteten Modell wurde vom Reisebüro am Jahresende ein bestimmter Prozentsatz des Umsatzes an das Unternehmen zurück erstattet. Die Abrechnungsbasis war klar (z.B. Flugumsatz), konnte allerdings auf Grund sinkender Provisionen der Airlines nicht mehr aufrechterhalten werden. Ein weiteres Problem war außerdem der Verbleib der Provision beim Reisebüro, das so mit steigendem Umsatz mehr verdiente und so nicht immer die günstigste Dienstleistung bereitstellte.

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
Unternehmen mit 10 bis 250 Mitarbeitern. Diese Definition lehnt sich an die Empfehlung der EU an. Darin setzt sich die Größenklasse der Kleinstunternehmen sowie der KMU aus Unternehmen zusammen, die weniger als 250 Personen beschäftigen. (Finanzielle Schwellenwerte für Umsatz beziehungsweise Bilanzsumme sind ausgeklammert.)

Wenn im Rahmen der VDR-Geschäftsreiseanalyse vom „Mittelstand“ gesprochen wird, sind damit Unternehmen mit 10 bis 500 Beschäftigten gemeint.

Kleinstbetrieb beziehungsweise Kleinstunternehmen
Beschäftigt weniger als 10 Personen. (Finanzielle Schwellenwerte für Umsatz beziehungsweise Bilanzsumme gemäß EU sind ausgeklammert.)

Konferenz
Ein sehr vielseitig genutzter Begriff, der in der Regel ein monothematisches, meist nur eintägiges Zusammentreffen vieler Personen mit gleichen Interessen bezeichnet – je nach Definition mit fünfzehn bis 50 beziehungsweise bis zu 250 Teilnehmern. Für „Konferenz“ wird häufig auch der Begriff „Tagung“ oder die englische Entsprechung „Convention“ benutzt.

Kongress
Eine in der Regel mehrtägige Versammlung zur Erörterung eines Themas. Ein Kongress besteht aus mehreren Veranstaltungsteilen – insbesondere Präsentationen, Diskussionen und Arbeitsgruppen – und wird häufig ergänzt durch Begleitausstellungen und touristische und/oder fachliche Exkursionen. Charakteristisch ist eine Teilnehmerzahl von 250 und mehr Personen.

Konsortienraten
siehe Negotiated Rate

Kundenbindungsprogramm (Bonusprogramm)

Kundenbindungsprogramme/Bonusprogramme sind Kundenbindungsinstrumente, die dem Teilnehmer Vorteile bei einer häufigen Nutzung des Programmgebers versprechen. Insbesondere Dienstleistungsunternehmen wie zum Beispiel Fluggesellschaften und Deutsche Bahn möchten auf diesem Wege auf Ihre Produkte aufmerksam machen und den – beruflichen oder privaten – Kunden möglichst langfristig an ihr Unternehmen binden. Ein Bonusprogramm ist z.B. das Programm von Lufthansa „Miles & More“ bei dem Bonusmeilen gesammelt werden, die dann später abgeflogen werden können.

Kreatives Ticketing
Verschiedene Tickettarife werden so kombiniert, dass unter Berücksichtigung der Reiserichtlinie die günstigste Leistung gebucht werden kann.

L

Late arrival
Ankunft des Hotelgastes nach der „normalen“ Zeit (in der Regel nach 18 Uhr).

Late check-out
Vereinbarung mit dem Hotel, das Zimmer am Abreisetag erst nach der „normalen“ Zeit (meistens mittags) zu räumen.

Leasing
Mit dem Begriff „Leasing“ wird die zeitlich begrenzte Gebrauchsüberlassung von Wirtschaftsgütern, wie z.B. Automobile, gegen Entgelt verstanden. Wichtig ist hierbei, dass der Eigentumserwerb an dem Leasingobjekt durch den Leasingnehmer prinzipiell ausgeschlossen bleibt. Das Wort „Leasing“ entstammt der englischen Sprache: „to lease“ = vermieten, verpachten. Der Ursprung des englischen „to lease“ ist wiederum im lateinischen „laxare“ = lockern, lösen zu finden.

Leistungsträger-Kundenkarte
Ausprägung von möglichen Zahlungsmodalitäten bei Geschäftsreisen. Sie stellt auf Rechnungsbasis entweder die zentralisierte oder die personenbezogene Abrechnung von gebuchten Reiseleistungen eines Unternehmens mit dem Leistungsträger sicher. Siehe auch Zentrale Reisestellenkarte.

Lodged-Card
siehe Zentrale Reisestellenkarte

Low cost carrier, low fare carrier
Bezeichnet eigentlich Airlines mit günstigen Tarifen. Wird aber im allgemeinen Sprachgebrauch auch verwendet, um zusätzlich no-frills Fluggesellschaften zu bezeichnen.

LRA/LRTA im Hotelvertrag (Verfügbarkeit)
Aufgrund verschiedener Auslegungen der Begrifflichkeit „letztes verfügbares Zimmer“, für die eine Firmenrate gültig ist, gilt es bei dem Verhandlungen mit den Hotels auf folgende zwei Unterscheidungen zu achten: Last Room Availability (LRA) – das letzte Zimmer im Haus – egal welche Kategorie noch verfügbar ist. Last Room Type Availability (LRTA) – Letztes Zimmer der vereinbarten Kategorie – Achtung: Kategorie klar im Vertrag definieren.

M

Management Fee
Pauschale Vergütung für vertraglich festgelegte, geschäftsreisespezifische Dienstleistungen eines Reisebüros für Unternehmen und Einrichtungen im öffentlichen Sektor. Alternative: Transaction Fee. Die Management Fee kann unterschiedliche Ausprägungen annehmen, z.B. volumenabhängig, als Fixbetrag oder über ein Cost-Plus-Modell (Kosten-erstattung + Aufschlag).

MCO
Miscellaneous charge order („Gutschein“ im Flugverkehr z.B. für Übergepäck, Überbuchungsgebühren etc.)

Meeting
Zielorientierte Zusammenkunft in kleinerem Kreis ohne straffe Leitung, die oft der Vorbereitung von Entscheidungen dient.

Meile
Einheit im Flugverkehr, auch nautische Meile genannt. 1 Meile=1,852 KM

MICE
Abkürzung für Meeting, Incentive, Convention, Event und englische Sammelbezeichnung für die Veranstaltungsbranche, die häufig synonym gebraucht wird mit dem deutschen Ausdruck Tagungswirtschaft. Der Begriff MICE wird sehr frei verwendet und gelegentlich auch anders aufgeschlüsselt. So können die letzten beiden Buchstaben der Abkürzung auch für Congress und Exhibition, also Kongress und Messe bzw. Ausstellung, stehen.

MIDT (Market Information Data Tapes)
Analyse der kumulierten Buchungsdaten aus Computer Reservierungs-Systemen (GDS) zur Ermittlung von Verkehrsströmen, Marktanteilen und Buchungstrends.

Minimum Connecting Time
Mindestzeit, die ein Reisender benötigt, um umzusteigen. Wird sie bei der Buchung unterschritten, entfällt die Weitertransportgarantie.

MIS (=Management Information System)
Verfahren, das aus verschiedenen Datenquellen konsolidierte Kostenanalysen für das Travel Management oder den Controller erstellt.

Missed Saving Report
Darstellung von nicht realisierten Einsparungen (Miss-Savings = mögliche, aber nicht genutzte Einsparungen).

MPM
maximum pointed milage (maximale Meilenzahl zwischen 2 Flughäfen. Ergibt sich aus der kürzesten Entfernung plus 20%)

N

New Distribution Capability (NDC)
Die IATA(International Air Transport Association) plant mit NDC einen neuen XML-basierten Datenstandard, der zeitgleich mit der Anfrage die Übermittlung der Profildaten der Buchenden an die Fluggesellschaften ermöglicht. Über eine zentrale Schnittstelle sollen die teilnehmenden Fluggesellschaften die Informationen der Fluggäste erhalten und können diesen maßgeschneiderte Angebote über unterschiedliche Verkaufskanäle erstellen. Auch weitere Marktteilnehmer wie Mittler, Technologieanbieter oder Unternehmen ohne IATA-Zugehörigkeit sollen NDC über die offene Schnittstelle implementieren und nutzen können. 


Near Field Technologie (NFC)
„Kommunikation im Nahbereich“ ist eine neue zukunftsweisende Technologie, die im Umfeld der Bezahlsysteme auf das Bezahlen mittels Chips auf (Kredit-)Karten oder auch im Handy/Smartphone eingesetzt wird. Die kabellose Bezahlung erfolgt mittels Kommunikation zwischen dem Chip und einem Empfangsgerät über wenige Zentimeter hinweg. Bekannt ist NFC von Türöffner-Karten.

Nebenkosten
Sämtliche Kosten, die nach Antritt einer Geschäftsreise von Mitarbeitern verauslagt, über die Reisekostenabrechnung eingereicht und vom Betrieb erstattet werden.

Negotiated Rate
Ausgehandelter Flugtarif mit Anwendungsbestimmungen.

Net Flown Revenue
Tatsächlich bei einer Fluggesellschaft abgeflogene Werte, ohne Steuern, Gebühren und Provision. Die Differenz zum gebuchten Umsatz bilden Stornierungen bzw. Umbuchungen von Segmenten auf andere Fluggesellschaften. Der Net Flown Revenue ist maßgeblich hinsichtlich der Erreichung von Umsatzstaffeln bei Förderprogrammen einzelner Airlines.

Nettopreismodell
siehe Nullprovision

New Distribution Capability (NDC)
Die IATA(International Air Transport Association) plant mit NDC einen neuen Datenstandard. Bislang noch kein klarer Begriffsinhalt. Voraussichtlich sollen über eine zentrale Schnittstelle sollen die Profildaten von Fluggästen erfasst werden. Bei der Flugbuchung greifen die Airlines darauf zu und erstellen mit Hilfe der gespeicherten Informationen maßgeschneiderte Flugangebote etwa nach Kundenprofil oder Verkaufskanal.

Nettotarif
siehe Corporate Net Fare/Rate

No-frills
Besonders im Flugverkehr gebräuchliche Bezeichnung, Airline mit minimalem Serviceangebot, Flug ohne Nebenleistungen.

No-show
Angemeldeter, aber nicht erschienener Kunde, der auch nicht abgesagt hat.

Non-IATA-Airline
Ist eine Fluggesellschaft, die nicht Mitglied der IATA ist und die ihre Buchungs- und Abrechnungsprozesse individuell regelt. Da der Abrechnungsprozess nicht BSP-gesteuert ist, ist er aufwändiger als bei einer IATA-Airline.

Nullprovision
Branchenbezeichnung im Zusammenhang mit der Vermittlung von Reiseleistungen, die ohne Provision für den Reisemittler erfolgt; in Deutschland erstmalig zum 1. September 2004 durch Fluggesellschaften eingeführt.

NVS
Neues Vertriebssystem der Bahn AG

O

Online-Buchungssystem (Online Booking Tool, Online Booking Engine (OBE), Self Booking Tool (SBT), Internet Booking Engine (IBE)
Softwareprodukt, das entweder selbst entwickelt oder von Drittanbietern bezogen wird und dem Kunden die eigenständige Buchung ermöglicht. In der Regel eine lizenz- oder kostenpflichtige Lösung, die über Intra-, Extra- oder Internet

  • Online-Buchungen von Reiseleistungen auf Basis Business to Business (B2B) ermöglicht.
  • im Unterschied zu Internet-Portalen/Online-Reisebüros Funktionen vorhält, die zur elektronischen Einkaufssteuerung im Sinne des Unternehmens geeignet sind.
  • dadurch Transparenz und die Möglichkeit einer aktiven Steuerung seitens des Unternehmens gewährleistet.
  • auf einer neutralen Einkaufsplattform zwischen Betrieben basiert.
  • eingesetzt wird, um den Ein- und Verkauf von Leistungen B2B zu steuern, auch wenn der tägliche Buchungsablauf zwischen einer Einzelperson (Geschäftsreisende/r, Buchende/r) und einzelnen Anbietern (Hotels, Fluggesellschaften, Mietwagenunternehmen) erfolgt.
  • nicht nur Informationen (Point of Information) bietet, sondern auch die Möglichkeit, die Reisedienstleistung direkt, im Idealfall ohne Medienbruch zu kaufen (Point of Sale).
  • eine Vielzahl von Angeboten zu einem transparenten Markt zusammenführt und somit den Wettbewerbsdruck zu Gunsten des kaufenden Unternehmens erhöht.
  • über variable Einstellmöglichkeiten verfügt, die wie ein Filter funktionieren und das Angebot gemäß den Vorgaben des kaufenden Unternehmens strukturieren. Die Filter beziehungsweise Möglichkeiten der Kaufbeeinflussung seitens des Unternehmens können so gestaltet werden, dass Angebote:
    - priorisiert und/oder gekennzeichnet werden,
    - zeitweise oder dauerhaft aus dem Angebotssortiment gestrichen werden,
    - gemäß Vertragsvorgaben behandelt werden,
    - im einzelnen Kaufvorgang mit der Reiserichtlinie und dem Genehmigungsverfahren automatisch verknüpft werden, um regelkonforme Planung und Buchung zu gewährleisten.
    - im Unterschied zum Travel Management-System keine vollständige Abbildung und Integration der Systemelemente und Prozesse erlaubt.
  • Online Buchung: Buchung, die vom Buchenden selbständig über die OBE durchgeführt wird.
  • Touched Buchung: Die eigenständig durch den Buchenden über die OBE generierte Buchung bedarf einer manuellen Intervention des Reisebüros, z.B. zur Erfassung von Zusatzdaten. Der Grad der Intervention ist kundenspezifisch.
  • No Touch Buchung: Die eigenständig durch den Buchenden über die OBE generierte Buchung bedarf keiner manuellen Intervention des Reisebüros mehr.
  • Offline Buchung: Jede Buchung, die nicht selbständig vom Kunden über das Reisebüro abgeschlossen werden kann. Dazu gehören auch Umbuchungen.

Im weiteren Sinn bedeutet „online“, dass kein wesentlicher zeitlicher Abstand zwischen Entstehung und Verarbeitung von anfallenden Daten besteht.

Open Jaw
Gabelflug, Routing z.B. von A nach B nach C nach A, aber zwischen B und C kein Flug, sondern andere Transportmöglichkeit

Opt-in
Hierbei stellen die Airlines den GDS alle Tarife gleichberechtigt zur Verfügung. Im Gegenzug streichen die GDS-Betreiber einen Teil ihrer Incentive-Zahlungen an die Reisebüros. Je nach Vertrag geben diese den Einnahmeausfall an ihre Kunden weiter.

Opt-out
Hierbei stellen die Fluggesellschaften alle Tarife den GDS zur Verfügung, günstige Buchungsklassen sind jedoch nur mit einem direkten „Zuschlag“ buchbar. Diese Kosten werden von den Reisebüros an den Kunden weiterberechnet.

Optional Payment Charge
Gebühr, die von einigen Airlines erhoben wird, wenn das Ticket per Kreditkarte bezahlt wird.

OTA (Online Travel Agency)
Online-Reisebüro

Outplant (=Explant)
Dezidierte Organisationseinheit des Reisebüros, die für den Kunden tätig ist und sich in den Räumlichkeiten des Reisebüros befindet. Sie verfügt in der Regel über eine eigene IATA-Nummer und eigene sonstige Leistungsträger-IDs.

Overbooking
Gängige Praxis bei Airlines und Hotels, mehr Reservierungen anzunehmen als Plätze/ Zimmer zur Verfügung stehen, um trotz eintreffender Stornierungen 100% ausgelastet zu sein.

Overridings (Overriding Commission, Superprovision)
Sie ist eine meist am Ende des Geschäftsjahres von manchen Leistungsträgern an Reisebüros gezahlte Provision, die i.d.R. an das Erreichen besonders hoher Umsatzziele dieses Reisebüros für Leistungen dieses Leistungsträgers gekoppelt ist.

Beispiel: Reisebüro A steigert seine Umsätze des Leistungsträgers L in einem Jahr um 50 % gegenüber dem Vorjahr. L zahlt dem Reisebüro über die normale Provision von
10 % hinaus zusätzlich eine Superprovision von 3 %. Das heißt, bei einem Umsatz von 10.000,- Euro erhält das Reisebüro insgesamt 1.300,- Euro.

P

PAF
Abkürzung für Pay-as-you-fly
PAF ist ein Produkt der Deutschen Lufthansa. Die Generierung des Tickets und die Belastung der Kreditkarte erfolgen erst im Augenblick des Check-Ins.

Payment Card Industry Data Security Standard
Der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI bzw. PCI-DSS) ist ein Regelwerk im Zahlungsverkehr, das sich auf die Abwicklung von Kreditkartentransaktionen bezieht und von allen wichtigen Kreditkartenorganisationen unterstützt wird.

PIF® (PreisIndexFlug bzw. PriceIndexFlight)
Ist ein neutraler Index zur Messung und Steuerung des Flugeinkaufs. Das PIF®-System ist eine komplexe Flugdatenbank und eignet sich als Analyse-, Controlling- und Benchmarkinstrument. Rechnerisch ist der PIF® der Quotient, der sich aus dem Verhältnis der Nominalersparnis zum 100%-Umsatz (= Nettoflugumsatz einer Periode valuiert zum Business-Class-Fullfare-Jahrestarif) ergibt. Der PIF® ist ein von Feisel Consulting entwickeltes und geschütztes Produkt.

PRISM
Prism Group ist ein amerikanischer Daten-Händler. Sie bereitet Flugdaten auf und verkauft sie an Marktbeteiligte. Airlines können die Daten beispielsweise dazu nutzen, die Auslastung anderer Airlines auf bestimmten Strecken durch einen Kunden einzusehen. In den USA ist dies eine übliche Marktbetrachtung, da viele Firmenkundenverträge auf sogenannte Market-Share-Agreements basieren, d.h. der Kunde sichert einer Airline einen festgelegten Anteil seines Gesamtflugvolumens zu. In Deutschland sind derartige Vereinbarungen jedoch unzulässig. Die Daten erhält Prism mit Zustimmung vom Kunden direkt über die Reisebüros. Ob eine Datenlagerung nach deutschen oder europäischen Datenschutzbestimmungen gewährleistet ist, ist unklar.

PMS
Property Management System (Administrationssystem in Hotels z.B. FIDELIO)

PNR (Passenger Name Record) = Buchungscode
Datensatz, der die für die Reservierung und Ticketausstellung notwendigen Informationen für den oder die betreffenden Passagier/e eines Buchungsvorgangs enthält. Kann eine oder auch mehrere Leistungen umfassen.
Der PNR-Code wird vom GDS und/oder der Fluggesellschaft erzeugt und sollte im CRS gespeichert sein. Die PNR-Nummer (Buchungscode auch auf dem Ticket) besteht aus mehreren Buchstaben und Zahlen.

Professional Congress Organiser (PCO)
Als Agenturen übernehmen PCOs den vollständigen Service für die Planung, Organisation und Durchführung von Kongressen und Tagungen, einschließlich der Teilnehmer- und Budgetverwaltung.

Preferred Partner
Leistungsträger, wie z.B. Hotel, Mietwagen, Fluggesellschaft, mit dem zusammengearbeitet werden soll, um verhandelte Kontingente zu erreichen.

Pre-Paid / Deposit Raten
Besonders günstige Tagesraten können mit Restriktionen, wie zum Beispiel Mindestaufenthaltsdauer verbunden sein oder sind zum Teil nicht mehr kostenfrei stornier bar.

Processing Fee
Diesen Begriff hat das Unternehmen HLC Consulting in den Markt eingeführt. Voraussetzung ist die Nutzung einer OBE und die durchgängige Bezahlung per Kreditkarte. Dadurch werden die Produktionskosten im Reisebüro möglichst gering gehalten. Das Reisebüro übernimmt lediglich das Fulfillment. Die Processing Fee liegt deutlich unter den anderen Stückpreisen. Die Provision wird pro beleg verrechnet. Komplizierte Reisebuchungen müssen extra honoriert werden.

Promotion Rate
Öffentliche Rate, flexibel und abhängig von Belegung. Kann preislich unter die Vertragsraten fallen.

prorate
Wert eines Flugcoupons

Prozesskosten
siehe Reisekosten

R

Rack Rate
Höchste öffentlich verfügbare Rate („Richtpreis“).

Ratenparität
Gleicher Preis in allen Vertriebskanälen.

Reason Code
Vorgegebene Gründe für die Nichteinhaltung der Reiserichtlinie, die der Reisende/das Reisebüro bei Buchung auswählen/angeben kann.

Refund (=Erstattung)
Erstattung der an den Leistungsträger gezahlten Beträge abzüglich eventueller Storno- bzw. Bearbeitungsentgelte. Er steht in Abhängigkeit der gebuchten Tarife und nicht genutzten Leistungen.

Der Refund bezieht sich nicht auf Serviceentgelte. Er ist eine eigenständige Leistung des Reisebüros, die je nach Vereinbarung separat zu vergüten ist.

Unterkategorien:

  • Voll-Refund: vollständige Erstattung einer gänzlich ungenutzten Leistung
  • Teil-Refund: Erstattung einer teilweise ungenutzten Leistung. Diese Erstattung kann bei Flug- und Bahntickets nicht pro Segment sondern nur einmalig erfolgen
  • Tax-Refund: Rückzahlung der erstattbaren Steuern und Gebühren bei nichterstattbaren aber ungenutzten Leistungen; gilt insbesondere für Flugtickets

Reisebüro Call Center
Zentrale Anlaufstelle irgendwo auf der Welt, wo die Buchungen von Unternehmen auflaufen und abgewickelt werden.

Reisebüro Fulfillment Center
Ausführendes Team für Online-Buchungen (i.d.R. vollautomatisiert, nur geringe personelle Eingriffe)

Reisekosten (direkte vs. indirekte)
Als direkte Reisekosten gelten dabei die Kosten des Reiseeinkaufs (Flug, Hotel, Mietwagen, Bahn). Die indirekten Reisekosten werden in der Regel unter dem Begriff „Prozesskosten“ subsumiert. Sie umfassen sämtliche Kosten, die innerhalb der Prozesskette „Geschäftsreise“ – etwa bei der Reiseplanung, Reisebestellung, Bezahlung oder im Controlling anfallen (z.B.: Buchungsgebühren, Kreditkartenkosten, Software, Management Fee).

Reisekostenabrechnung (RKA)
Jede einzelne Transaktion mit einem Beginn- und Enddatum: Üblicherweise erhält jede Reisekostenabrechnung eine eindeutige, nur einmalig vergebene Nummer. Diese stellt gleichzeitig die Transaktion dar. Unabhängig davon, ob die Reisekostenabrechnung als Einzel- oder Sammelabrechnung eingereicht wurde, ist somit die Anzahl der Geschäftsreisen anhand der einmaligen Transaktionsnummer pro Reise feststellbar.

Reiserichtlinien (Reiseordnung,Travel Policy)
Unternehmensspezifische Richtlinien für Geschäftsreisen, mit folgenden typischen Bestandteilen, die in Umfang und Inhalt variieren können:

  • Definitionen und Begriffsbestimmungen, insbesondere zu lohn- und einkommenssteuerlich relevanten Themen
  • Festlegungen zum Geltungsbereich
  • Ablauf von Genehmigungsverfahren, Buchungsvorgängen und Abrechnungen von Reisen beziehungsweise Reisekosten
  • Bestimmungen über die Wahl der Transportmittel, -klassen und Leistungsträger sowie der Übernachtungskategorien
  • Vorneweg geschaltetes Genehmigungsverfahren. Je nach Ausprägung der Umsetzung und damit entstehenden Aufwänden auf Seiten des Reisebüros ist die Abwicklung mit unterschiedlichen Kosten verbunden.

Reisebüro-Serviceentgelt
Auf Basis der üblichen Vergütungsmodelle für geschäftsreisespezifische Dienstleistungen (Management Fee, Transaction Fee) haben die meisten Reisebüros im Zuge der Nullprovision neue Preismodelle für den Geschäftsreisebereich vorgestellt, die beispielsweise nach Leistungsumfang und Zielgruppe variieren.

Relocation Services
Im Zusammenhang des betrieblichen Geschäftsreise-Managements: Organisation längerfristiger Ortswechsel (Umzug) von Mitarbeitern.

Revenue Management
Eine spezielle Form der kosten- und marktorientierten Preisgestaltung, mit dem Ziel höhere Erträge zur erwirtschaften, z.B. in der Flug- oder der Hotelbranche. Es handelt sich dabei um die gewinnoptimale Steuerung von Kapazitätsverfügbarkeiten und Preisen mit dem Ziel, das richtige Produkt, zum richtigen Preis, zur richtigen Zeit, dem richtigen Kunden über den richtigen Vertriebsweg zu verkaufen.

RFP (Request for Proposal)
siehe Ausschreibung

ROI
Return on Investment: Der Begriff Return on Investment (deutsch Kapitalrendite oder Gesamtkapitalrentabilität) soll die Rendite des eingesetzten Kapitals messen. Der ROI ist eine Kennzahl, die Aufschluss über das Verhältnis von Investition und Gewinn gibt: Die Kosten einer Investition werden in Beziehung zur Höhe des erwarteten Gewinns gesetzt. Der ROI gibt den prozentualen Anteil des Gewinns an einer Investition an und damit den Wert, der aus einer Investition zurückfließen wird.

S

SABRE
siehe GDS

Saving (=Einsparung)
Eine (kalkulatorische) Größe, die die Differenz vom Reisepreis zu einem abgestimmten Vergleichspreis bzw. mehreren Vergleichspreisen darstellt. Hier wird oft zwischen missed und realized Savings unterschieden.

Saving Reports
Kostenersparnis-Übersichten

Savings Quote
Savings in Prozent vom definierten Vergleichspreis.

Self Booking Tool (SBT)
siehe Online-Buchungssystem

Seminar
Kleine, meist mehrtägige Veranstaltung zur Wissensvermittlung mit bis zu 30 Teilnehmern.

Serviceklassen
Die Serviceklassen First, Business, Economy sowie deren Ausprägungen z.B. „Economy Plus“ oder „Premium Economy“ definieren die Leistungen, die der Reisende erwarten darf (Sitzabstand, Essen an Board etc.). Für die Preisgestaltung gibt es innerhalb der verschiedenen Serviceklassen die Buchungsklassen. Diese definieren die möglichen Restriktionen für Umbuchungen, Storno etc.

Share Economy (oder Sharing Economy)
Collaborative Consumption, d.h. Nutzung von Produkten und Dienstleistungen von Unternehmen, deren Geschäftskonzept gekennzeichnet ist durch die gemeinsame zeitlich begrenzte Nutzung von Ressourcen, die nicht dauerhaft benötigt werden und deren Anbieter nicht unbedingt der Besitzer der Ressourcen ist.

Site Inspection
Individuelle Besichtigung einer Destination oder Tagungsstätte durch den Veranstaltungsplaner. In der Regel liegt bei einer Site Inspection (im Gegensatz zu FAM-Trip) schon ein konkretes Planungsvorhaben vor.

SLA (Service Level Agreement = Dienstgütevereinbarung)
Vereinbarung bestimmter Leistungen und messbarer Kriterien in der Zusammenarbeit mit Dienstleistern (meist Reisebüros), sowie ggf. die Vereinbarung möglicher Konsequenzen bei Nicht-Erreichung bzw. bei Übererfüllung. Basis für Bonus-Malus Regelungen.

Slot
Zeitfenster für den geplanten Start oder die Landung eines Flugzeugs, kommt von save landing on time

START
Studiengesellschaft zur Automatisierung für Reise und Touristik (gegründet 1971). Eigner damals Lufthansa, Bahn, TUI zu je 25 %, die restlichen 25 % halten die drei Reisebüroketten (DER, ABR, Hapag-Lloyd)

Supplier (Leistungsträger)
Erbringer der Reisedienstleistungen, z.B. Transport ( Fluggesellschaft) oder Unterbringung (Hotel). Im VDR die "außenordentlichen Mitglieder".

T

Tagung
Ambivalenter Begriff, der sowohl als Überbegriff für Veranstaltungen zum Wissens- und Erfahrungsaustausch verwendet wird als auch zur Bezeichnung von größeren Konferenzen. In diesem Sinne entspricht der Begriff der im englischen Sprachraum üblichen Bezeichnung Convention.

Ticket
Flugschein(heft) mit eventuell mehreren flight coupon. Offiziell: Passage-Beförderungsdokument, ist gleichzeitig Vertragsdokument zwischen Passagier und Airline und Versicherungsdokument; enthält unter anderem die Namen der Fluggesellschaft und des Passagiers, die Flugstrecke, die Reisedaten, die Klasse und den Preis.

Ticketed Airline
Fluggesellschaft, auf die der Flugschein ausgefertigt wurde

Ticketing
Erstellung von Reisedokumenten (Fullfillment)

Total Cost of Trip
Gesamtkosten einer Reise, die über den Flugticketpreis hinausgehen. Im Idealfall samt Arbeitszeitkosten.

TPM
Ticketed pointed milage ( Effektiv geflogene Meilenanzahl zwischen 2 Flughäfen)

Transaction Fee (=Transaktionsentgelt)
Der vereinbarte Betrag, den ein Reisebüro für (jede) Transaktion erhält, die zum Erzielen einer Buchung (Stornierung oder Umbuchung) nötig ist. Ein Transaktionsentgelt dient dazu, die Betriebskosten eines Reisebüros zu decken und beinhaltet eine Gewinnspanne.
Zuweilen wird die Transaction Fee untergliedert in:

  • Bundled Fee: Mehrere vorher abgestimmte Leistungen werden zusammen in einer Reise gebucht und insgesamt mit einer kombinierten Transaction Fee abgerechnet. (Wird auch als Trip Fee bezeichnet.)
  • Unbundled Fee: Jede (Teil-)Leistung wird mit einer einzelnen Transaction Fee abgerechnet. Alternative: Management Fee.

Travel Arranger
Person „oberhalb“ des Reisenden, aber „unterhalb“ des Travel Managers, die Buchungen – online und offline – vornehmen darf. Können Sekretariate oder Assistenzen sein.

Travel Management (TM), (Geschäftsreise-Management)
Person/Abteilung, die die strategischen und operativen Maßnahmen zur Planung, Organisation und Kontrolle der Geschäftsreise-aktivitäten und ggf. sonstiger Mobilitätsprozesse des Unternehmens (beziehungsweise einer Einrichtung im öffentlichen Sektor) durchführt.

TMC (Travel Management Company = Geschäftsreisebüro)
Auf die Organisation von Geschäftsreiseabwicklungen spezialisierter Reisedienstleister.

Travel Management-System (TMS), (IBE = Internet Booking Engine)
In der Regel ein lizenz- oder kostenpflichtiges elektronisches Werkzeug, das

  • eine vollständige Abbildung und Integration der Systemelemente und Prozesse ermöglicht
  • eine Konsolidierung des Beschaffungsmarktes für Reiseleistungen anbietet
  • Online-Buchungen von Reiseleistungen auf Basis Business to Business (B2B) mit Hilfe eines Online-Buchungssystems erlaubt
  • Funktionen vorhält, die auf einem virtuellen transparenten Marktplatz eine aktive Einkaufssteuerung auf bevorzugte Partner gestatten
  • Prozesskosten senkt
  • Durchlaufzeiten der Beschaffung verkürzt
  • Medienbrüche und Redundanzen eliminiert, zum Beispiel durch
  • elektronische Kommunikation zwischen Geschäftspartnern
  • Übertragung der Buchungsdaten in das Abrechnungssystem#
  • Abläufe standardisiert
  • Informationen für Auswertungen und Kontrolle sammelt

Travel Manager (siehe auch Berufsbild)

Diejenige Person, die auf Kundenseite die strategischen und operativen Maßnahmen zur Planung , Organisation und Kontrolle der Geschäftsreiseaktivitäten des Unternehmens durchführt.

Travel Policy
siehe Reiserichtlinien

U

Unbundled Fee
siehe Transaction Fee

Up-Front-Förderung
Für die Inanspruchnahme bestimmter touristischer Leistungen kann im Rahmen einer individuell ausgehandelten Firmenförderung ein Abschlag auf die regulären Tarife gewährt werden. Der Rabatt wird hierbei im Voraus manuell bei Ticketausstellung abgesetzt.

UATP
Universal Air Travel Plan

UCCCF-File
unify credit card clearing

Datensatz den die Kreditkartengesellschaften von BSP erhalten

V

VDA
Vendor direct access (Direkter Link zu einem CRS unter Umgehung des GDS)

Vielfliegerprogramme (frequent guest, traveller programm)
Kundenbindungsinstrumente besonders von Airlines, Airports, Hotels, Autovermietern und Kreditkartenunternehmen. Je nach gekaufter Leistung erhält der Kunde Punkte (meist „Meilen“), die gesammelt und zur Anforderung neuer Leistungen genutzt werden können.

V-KON
VDR-Konsolidierungsprogramme, Vorteile für den Einkauf von Mobilitätsleistungen.

Veränderungsmanagement
siehe Change Management

Veranstaltungsmanagement (Meeting & Event Management)
Im Zusammenhang des betrieblichen Geschäftsreise-Managements insbesondere Einkauf der Reiseleistungen, zum Beispiel für Arbeitskreise, Ausstellungen, Besprechungen, Fortbildungsveranstaltungen, Gesprächskreise, Konferenzen, Kongresse, Meetings, Messen, Produkt- und Präsentations-Events, Symposien, Seminare sowie Tagungen.

Veranstaltungsplaner.de
Vereinigung deutscher Veranstaltungsorganisatoren e.V.

Veranstaltungsplanung
Im betrieblichen Umfeld insbesondere die Konzeption, Auswahl geeigneter Locations, Referenten und Rahmenprogramme, Umsetzung der Veranstaltung von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung. Dies alles im Rahmen der innerbetrieblichen Vorgaben (beispielsweise durch eine VA-Richtlinie)

W

Workflow-System
Durchgängiger Prozess ohne Medienbruch, bei dem einmal eingegebene Daten innerhalb des Prozesses durch vor- oder nachgelagerte Systeme ergänzt werden.

Walking Card
siehe Corporate Card

Y

Yield Management
Ist ein Konzept der Gewinnsteuerung, bei dem mit Unterstützung von Informationstechnologie eine dynamische Preis-Mengen-Steuerung mit dem Ziel der gewinnmaximalen Nutzung von Kapazitäten durchgeführt wird.

YQ TAX
Zuschläge für Sicherheitsgebühren und Kerosinsteuer, die auf dem Flugschein getrennt ausgewiesen werden.

Z

Zentrale Reisestellenkarte (Company Card, Lodged-Card)
Ausprägung von möglichen Zahlungsmodalitäten für Geschäftsreisen; stellt die zentralisierte Abrechnung von gebuchten Reiseleistungen eines Unternehmens in Form einer Kreditkarte sicher, die im Reisebüro hinterlegt wird.

 

 

 

Dieses Glossar erhebt weder den Anspruch auf Vollständigkeit noch auf Verbindlichkeit. Alle Angaben ohne Gewähr.

Stand Juni 2016

 

Quellenverzeichnis
  • VDR-Geschäftsreiseanalysen 2004 bis 2016
  • Alles roger? Mini-Enzyklopädie der Geschäftsreisen - Gerd Otto-Rieke, Alabasta Verlag 2000
  • Travel Management Aktuell, Band 1 bis 6, Alabasta Verlag 2000
  • FVW, das Magazin für Touristik und Business Travel
  • Geschäftsreise-Tourismus, Geschäftsreisemarkt und Business Travel Management, Freyer/Naumann/Schröder, FIT-Forschungsinstitut für Tourismus Dresden 2006
  • MICE Guide 2007, managerSeminare
  • Business Travel Definitionen DRV, Stand Juli 2014