Geschäftsreisen werden in vielen Unternehmen heute professionell gesteuert. Es gibt definierte Prozesse, Richtlinien, Zuständigkeiten, verhandelte Konditionen und zunehmend belastbare Daten. Bei Meetings und Events sieht das häufig noch anders aus.
Veranstaltungen gehören zwar selbstverständlich zum Unternehmensalltag, werden aber vielerorts weiterhin dezentral organisiert und eingekauft. Teilweise geschieht das ohne systematische Einbindung von Einkauf oder Travel Management. Damit bleibt ein relevanter Teil der geschäftlichen Mobilität außerhalb einer übergreifenden Steuerung.
MICE gehört in die strategische Mobilitätssteuerung
Genau hier lohnt sich ein Perspektivwechsel. Denn die Frage ist nicht allein, wie Veranstaltungen effizient gebucht oder einzelne Prozesse digitalisiert werden können. Entscheidend ist, wie Unternehmen Meetings und Events in ihre bestehenden Strukturen integrieren.
Professionelles Travel Management bringt dafür wichtige Kompetenzen mit. In den vergangenen Jahren wurden klare Verantwortlichkeiten geschaffen, Volumina gebündelt, Prozesse standardisiert und Daten für Einkauf und Reporting nutzbar gemacht. Genau diese Fähigkeiten werden auch im Veranstaltungsmanagement benötigt.
Dabei geht es nicht darum, MICE vollständig im Travel Management anzusiedeln. Vielmehr müssen die relevanten Funktionen zusammenspielen. Travel Management, Einkauf, Finance, Compliance und die jeweiligen Fachbereiche haben unterschiedliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Erst wenn diese sinnvoll miteinander verzahnt werden, entsteht ein steuerbarer Gesamtprozess.
Geschäftsreisen, Veranstaltungen und weitere Formen der Mitarbeitendenmobilität dauerhaft getrennt zu betrachten, greift deshalb zunehmend zu kurz. Eine integrierte Betrachtung schafft mehr Transparenz über Volumina, Kosten und Prozesse und damit die Grundlage für eine ganzheitlichere Steuerung geschäftlicher Mobilität.
Der erste Schritt ist Transparenz
Strategisches MICE Management muss dabei kein Großprojekt sein. Am Anfang stehen zunächst einfache Fragen: Welche Veranstaltungen gibt es im Unternehmen? Wer plant und beauftragt sie? Welche Prozesse und Vorgaben bestehen bereits? Wo liegen Verantwortlichkeiten und welche Bereiche müssen eingebunden werden?
Eine strukturierte IST-Analyse schafft dafür die Grundlage. Anschließend können Prozesse, Zuständigkeiten und Regelungen schrittweise weiterentwickelt werden.
Der neue VDR-Leitfaden zur Erstellung einer Veranstaltungsrichtlinie des Fachausschusses Hotel & MICE unterstützt Unternehmen auf diesem Weg. Die fünf Teile reichen von Vorbereitung und IST-Analyse über die Erstellung einer Veranstaltungsrichtlinie und Compliance bis zu den Auswahlkriterien für eine Veranstaltungseinkaufslösung.
Nicht jedes Unternehmen benötigt dabei dieselben Strukturen oder alle Bausteine in gleicher Tiefe. Entscheidend ist, Meetings und Events bewusst als Teil geschäftlicher Mobilität zu erfassen und in die bestehenden Unternehmensprozesse einzubinden.
Auch die VDR-Akademie greift diese Entwicklung auf: Ab 2027 ergänzen die neuen Seminare „Strategisches Travel- und Mobilitätsmanagement“ und „Strategisches MICE-Management“ das Weiterbildungsangebot. Die ersten Termine sind für Mai und Juni 2027 vorgesehen.
Denn professionelles Travel Management beginnt nicht bei der Buchung und endet auch nicht bei der Geschäftsreise.
